什么是负责任的计划(an accountable plan)？

责任计划是一项遵循美国国税局（IRS）规定的计划，用于向员工报销不计入收入的业务费用。这意味着报销不需要预扣税或W-2报告。然而，这些费用必须与业务相关，才能纳入一个负责任的计划。

关键要点

• 负责任的计划是补偿员工工作相关成本的过程。
• 负责任的计划不需要纳税，因为它们不被视为一种工作补偿形式。
• 只有当成本与业务相关、报告准确，并且超额报销被退回时，才能将其视为责任计划的一部分。 
•  如果报销的费用被认为是不负责任的，那么它将由国税局征税。超额资金一般必须在120天内归还。

责任计划的工作原理

责任计划不同于非责任计划。如果企业的报销计划不符合美国国税局对责任计划的要求，则该计划是非责任计划，费用报销被视为员工薪酬的一部分，因此需要扣缴，并且必须在员工的W表上报告。

根据美国国税局的规定，在一个负责任的计划下，如果费用是与业务相关的，并且得到了充分的核算，则可以报销。此外，超过实际成本的支付金额必须在规定的时间内返还给公司。员工发生的与业务相关的费用包括差旅、餐饮、住宿、娱乐或交通等。员工必须有记录地充分说明费用，并在合理期限内退还任何超额报销。

雇主不需要向国税局提交他们计划的细节，但他们必须能够证明他们符合责任计划的要求。

雇主通常能够使用比国税局公布的更严格的责任计划要求。

责任计划的要求

问责计划的要求是，这些计划与业务有关，雇员费用应以合理和及时的方式充分计入雇主，任何超额报销必须在合理的时间内退还雇主。

对于被视为与业务相关的费用，它们必须（宽松地）满足以下要求：费用必须在受雇期间发生，并且个人费用和业务费用之间的任何费用都应适当地进行核算，雇主和雇员分担费用。一个常见的例子是用于商务旅行的私人汽车：在这种情况下，员工可能需要说明在个人交通和工作相关交通过程中产生的里程，并适当分摊成本。

充分的会计核算通常需要第三方确认，以证明员工的资金与业务有关。收据是第三方证明的一种常见形式，员工将使用收据来证明其资金申请的合法性。不过，这一规定也有例外，包括金额低于75美元的非住宿费用、符合国税局每日津贴标准的餐费报销以及难以获得官方付款证明的交通费用，如出租车、地铁和公共汽车。一般来说，对超额偿还资金的返还预期是，这些资金在支付后120天内返还给雇主。