高中或大学职业课程的老师可能会要求你用微软Word写一封商业信函。为此，您需要使用适当的样式和格式。Word 2019是当前版本，但如果使用早期版本，如Word 2007，则主要区别在于Microsoft Word功能区的布局。无论版本如何，请遵循标准商业信函格式。

发件人和收件人地址

如果您是发件人，请在日期上方一行键入您的地址。包括您的街道地址、城市和邮政编码。不要包括你的名字。收件人的地址是您将信件发送给的人的位置。包括姓名和头衔，如先生、小姐或夫人。如果女性更喜欢小姐或女士，请使用她更喜欢的名称。如果您不知道她的偏好，请使用“女士”和“博士”等专业头衔作为在美国的地址，使用标准的美国邮政格式。对于国际地址，请像通常一样填写街道地址和城市，但请用大写字母键入国家名称。收件人地址在您的地址下方一行。将收件人地址的格式左对齐。

日期和问候语

除非你在打字几天后才寄出这封信，否则就在你打字的那一天寄出。使用月、日、年的标准日期格式，例如2015年6月1日。在距页面顶部2英寸处键入月份、日期和年份。

包括你要写信给的人的姓名以及个人或职业头衔。如果你在给你认识的人写信——你通常用他的名字称呼他——用他的名字。商务信函中的称呼语总是使用冒号，而不是逗号。如果你没有名字，请键入他的头衔和姓氏。问候之后，在正文段落前留下一行空白。

正文段落

对于标准块格式和修改后的块格式，请使用单个空格和左对齐每个段落。在每段之间留一空行。让你的开场白礼貌而专业。说明你为什么要写这封信——比如你正在回复一份招聘启事。展示你的资历如何符合工作要求。提供你最好工作的例子。提供认可或奖励的证据。提及教师或以前雇主的建议。例如，如果你正在申请兽医办公室的职位，请提供任何建议以及你作为宠物保姆的经验，以支持你的兴趣和资格。

关闭和关闭外壳

在与日期相同的垂直点设置收尾格式，并在最后一段正文后向下一行。结束语的第一个单词必须大写，最后一个单词后面必须加逗号。在“真诚的你的”的例子中，“你的”一词后面有一个逗号。在结束语和发件人姓名之间留四行。

附件表明您已将其他文件包括在信封中。在结尾下方一行键入“附件”一词。如果愿意，您可以列出每个文档的名称，但这不是强制性的。

如果你为别人打了这封信，请用你的姓名首字母注明。申请者姓名首字母的格式为大写，打字员姓名首字母的格式为小写。例如，如果Jane Smith要求Mike Jones为她键入一封信，Mike Jones会将打字员姓名首字母的格式设置为：JS:mj。

样式和字体

商务信函最常见的格式是标准的正楷格式。对于此格式，请将所有内容向左对齐。对于修改后的块格式，将返回地址、日期、结束日期和签名放在页面中心的右侧。或者，您可以将其格式化为与右边距齐平。在修改后的块样式中，所有正文段落都左对齐。对于半块格式，缩进每个段落的第一行。虽然您可能会使用Ariel，但大多数公司更喜欢Times New Roman 12。