即使是在今天的非正式电子邮件世界中，知道如何格式化一封专业信函也是必要的。你可能需要写一封正式的信来申请——或者辞职——一份工作，说服某人从你的角度看待事情，甚至只是表达一个观点，比如在给编辑的信中。格式化一封能得到正确关注的信将有助于传达你想要传达的信息。

专业信函格式

你用哪种格式写你的信并不重要，重要的是一旦确定了格式，就要遵循它。一封典型的商业信函应该采用块格式，这意味着所有文本都是左对齐的，从而形成“块”的外观。块格式确保外观整洁，是您希望邮件看起来专业的最佳选择。或者，缩进格式读起来更像散文，因为段落缩进，结尾在页面底部居中。

发信人地址

无论您使用的是块格式还是缩进格式，专业信函的第一个元素是发件人的地址，它位于信函的顶部，省略发件人的姓名，这将在结尾处显示。使发件人的地址以正楷格式向左对齐，以缩进字母格式向右对齐。对于这两种格式，请跳过发件人地址后的一行，并直接在其下方键入日期。跳过另一行，键入收件人的姓名和地址。

向收件人致辞

缩进和块样式都要求收件人的姓名和地址左对齐。在收件人姓名前加上礼貌性的头衔，如先生、女士、女士或博士，如果收件人有头衔，则加上她的头衔，例如：

Oprah Winfrey女士Oprah.com纽约州纽约市西57街300号，邮编10019

在跳过另一个空格之前，跳过另一行并键入问候语，同时使用礼节性标题——“亲爱的温弗瑞女士”——后跟冒号。普渡大学在线写作实验室称，如果你不能确定性别，比如收件人的名字是克里斯还是帕特，那么在称呼中使用全名。

正文

开始键入正文，如果使用缩进格式，则将每个段落的第一行缩进五个空格；省略块样式字母的缩进。在每个后续段落之间跳过一个空格。正文第一段应简要说明你的写作目的。后面的每一段都为你的主题提供支持。如果你在写商务信函，请保持内容简洁，这样读者就会对你要说的话感兴趣。在最后一段总结你信中的要点，并包括对收件人的行动要求或请求。

结束信

在信的结尾加上适当的结尾，如“真诚地”，后跟逗号。缩进字母需要居中闭合，而正楷格式的闭合应保持左对齐。手写签名跳过四行，然后键入姓名和头衔（如果有的话）。

如果您要随信附上其他项目，请注意在签名后跳过两个空格，然后键入“附件”或“Encl”。如果信函中未提及所含项目，请在附件标签后附上文档名称。说明您是否将信件发送给多人。如果是这种情况，请键入“cc:”——复印件，然后在信的底部键入其他收件人的姓名。