如今，为了管理一家企业，有一个组织结构图来保持一切都处于可管理状态是非常重要的。在这里，我们将向您展示如何在Visio2010中构建一个。

这篇客座文章是我们在Office2010俱乐部的朋友写的。

需要组织结构图

如今，创建组织结构图的需求变得越来越不可或缺，因为公司开始关注广泛的招聘，以获得更广泛的可用性，提高生产率，并瞄准不同的市场。考虑到这种严格的变化，创建组织结构图可以帮助利益相关者轻松理解不断增长的组织结构和层次结构。它显示了组织的基本结构，并定义了在不同部门工作的员工之间的关系。

巧的是，MicrosoftVisio2010提供了一种创建组织结构图的简单方法。像以前一样，列出组织层次结构的传统方法已经被用来定义部门的结构以及可能的沟通，包括横向和纵向沟通。为了将这些定义组织结构的列表转换为详细的图表，Visio2010提供了一个用于导入Excel电子表格的加载项，该加载项可以方便地从电子表格中提取数据以创建组织结构图。

重要的是，您不需要沉迷于定义组织层次结构和粉笔结构的迷宫中，因为您只需要指定列标题和行标题，以及需要导入的数据，它将自动创建具有每个员工指定凭据的组织层次结构，分为相应的部门。

在Visio 2010中创建组织结构图

首先，我们创建了一个Excel电子表格，其中包含字段、姓名、主管、职务、部门和电话。Name字段包含在不同部门工作的所有员工的姓名，而Supervisor字段包含主管或团队领导的姓名。此字段对于创建组织结构图至关重要，因为它定义了图表中的基本结构和层次结构。

现在启动Visio2010，转到“视图”选项卡，在“加载项”菜单下，从“业务选项”中单击“组织结构图向导”。

这将启动组织结构图向导，在第一步中，启用已存储在文件或数据库中的信息选项，然后单击下一步。

在导入Excel工作表时，选择导入Excel电子表格的第二个选项。

指定Excel文件路径，然后单击“下一步”继续。

在这一步中，您需要指定实际定义组织结构的字段。在我们的例子中，这些是Name&Supervisor字段。指定字段后，单击“下一步”继续。

因为组织结构图主要是为了显示在组织中工作的部门/员工的层次结构，以及他们是如何联系在一起的，以及谁监督谁。考虑到这一点，在这一步中我们将省去Supervisor字段，因为它不必包含，因为Visio会自动用粉笔划出Excel工作表中定义的基本结构。在“显示的字段”类别下添加其余字段，然后单击“下一步”。

现在选择要包含在组织结构图形状中的字段，然后单击“下一步”。

此步骤是将图表分成多个页面，如果您要处理100多名员工，则可能需要指定要显示组织结构图的页数。但在我们的例子中，我们处理的数据量要少得多，因此我们将启用“我希望向导自动在页面间断开组织结构图”选项。指定需要显示在页面顶部的名称。如果层次结构少于20个，请输入组织中排名最高的员工的姓名，然后单击“完成”结束向导。

它将立即使用指定的Excel电子表格创建组织结构图。组织结构图上方显示出最高级别的员工，监督不同部门的各类员工。如下图所示，其直属下属进一步管理其他员工等。

对于高级定制，请转到“组织结构图”选项卡，在这里您将找到用于设置组织结构图层次结构和管理其他员工职位的不同组。在“排列”组下，可以更改形状的排列方式，并提供轻松的图表导航。您还可以更改职位类型并隐藏所选员工的下属。

在图片组中，可以**同步组的员工、部门等图片，可以选择创建同步复制，扩展所选员工的下级。在组织数据组下，可以从显示选项中更改组织图的整体布局，包括：形状显示、显示分隔符、启用/禁用导入字段、更改块位置、填充颜色等。

如果在任何时候，您需要**新职位或宣布空缺，组织结构图模具始终位于左侧栏上。将所需的组织结构图形状拖到主图表页中，以保持结构完整性，即，要**特定员工的下属，请将职位形状拖到现有员工形状框上。

例如，我们在组织中增加了一名顾问，他直接担任CEO，为了维持这一点，我们拖了顾问箱，然后把它扔到CEO的盒子上，以使其直接处于从属地位。

向新位置添加详细信息很容易，只需右键单击“新建位置”框并单击“属性”。

这将打开“形状数据”对话框，开始填充所有相关信息，然后单击“确定”。

在这里您可以看到新创建的位置很容易填充所有指定的信息。现在扩展组织结构图不再需要维护长列表。在“设计”选项卡下，您还可以在组织图上尝试不同的设计和布局，使其看起来更加华丽和专业。

结论

组织结构图是显示详细的组织层次结构的一种很好的方式；它定义了员工的凭证、部门结构、新空缺、新雇用的员工、最近增加的部门，重要的是显示了不同部门和员工之间最方便的交互方式等。