第1部分第1部分（共3部分）：选择计费系统

1. 1使用离线计费系统。很可能你已经在使用某种计费系统了。您可以通过书面列表、一堆发票副本或Excel等电子表格程序跟踪付款。如果你有足够的组织能力，这种类型的系统可以适用于小型企业，尤其是当你处理的交易量相对较低时。如果你没有任何类型的现有计费系统，在投资计费软件之前，考虑使用这种简单的离线系统。

2. 2决定使用计费软件。如果用离线系统跟踪账单开始花费太多时间，你应该考虑改用账单软件。这些系统可以执行以下任务：将所有发票组织在一个地方，按客户和到期日将它们分开，以及生成发票。其中一些还可以生成月度和年度报告，为您提供应收账款概览。实施这种类型的系统可以帮助你赶上逾期付款，否则你可能会忽视。

3. 3.公司计费软件包。目前有很多计费软件系统，每一个都为不同规模和复杂程度的企业提供略微不同的功能。其中一些是免费的，而另一些可能会收取初始费用或订阅费。每一个都提供了不同的功能，这些功能可能对您有用，也可能对您不有用。出于这些原因，调查您的软件选项并选择最适合您的需求和预算是很重要的。一些更受欢迎的选择是：新鲜书。佐霍。SliQ发票。Intuit Quickbooks。发票2GO。快递发票。kBilling。薪水很简单。试着找到一个计费软件或服务，它可以让你追踪你的发票，提供解决争议的方法，处理常规计费实践的例外情况，并让你做记号。在下载和/或支付产品之前，确保您能够满足潜在计费软件的必要技术要求。例如，名为Billing Organizer Pro的软件只适用于某些版本的Windows操作系统。

4. 4安装您选择的计费系统。如果您选择使用计费软件，请付费并安装新系统。在许多情况下，最好让专业人士在您的计算机或计算机系统上安装软件。这将确保所有软件都已正确安装并正常运行。

第2部分第2部分，共3部分：设置计费系统

1. 1确定付款条件。无论你如何跟踪付款，建立账单系统的一个重要部分就是明确你的标准付款条件。如果你没有付款条件，客户将不知道他们的付款何时到期，并且会依赖你在他们付款之前提醒他们（通常是多次）。设定客户在销售完成后有多少天支付销售费用的条款。例如，许多企业选择在销售后15或30天内付款。您还可以为不同的客户设定不同的付款期限。只需确保在与他们的合同中包含这些条款。考虑客户和您的供应合作伙伴可能希望如何向您支付账单。考虑与他们讨论新的或修改后的计费系统，以确保他们在使用该系统时的合作。无论你选择什么付款方式，只要确保你在使用它们时是一致的。

2. 2将客户信息输入系统。包括信用卡信息、账单和邮寄地址以及现有付款到期日等项目。把你在办公室里、脑子里或办公桌上的文件里散布的所有信息都放到你的新系统中。以这种方式组织您的信息可能很耗时，但将所有信息集中在一个地方将大大简化您的计费过程。

3. 3添加您收取的任何标准账单项目和金额。您只需在系统中输入一次典型的账单成本，就可以节省处理账单的时间。例如，如果你按小时收费，你可以输入这些信息，这样软件就可以计算总账单。或者，您可以输入材料费或其他经常收取的标准费用，以节省创建发票时的时间。

4. 4准备账单发票。这些发票可以打印、邮寄或通过电子邮件发送给客户。一些软件包还包括自动创建发票和发送电子邮件。或者，您可以安排一名员工负责准备和邮寄发票。在将发票发送给客户之前，请检查发票是否存在错误，以防止以后出现问题或争论。发票应包括以下内容：提供的产品或服务。提供的数量（小时或产品数量）。涉及的费用（在某些情况下包括收据副本）。应付金额。付款到期时。出于您自己的目的，您可能还希望包括发票号和/或客户号。

第3部分第3部分，共3部分：跟踪付款

1. 1记录付款收据。跟踪客户何时向您付款以及付款金额。一定要及时将这些信息输入你的账单系统，这样你就不会忘记这样做。未能输入此信息可能会导致您错误地指责客户未支付发票。

2. 2销售客户账单付款提醒。在账单即将到期之前，向客户发送友好的提醒。这样做比追查尚未支付逾期账单的客户更可取，这样可以确保您按时、定期收到付款。发送提醒也让你有机会通过请求反馈、分享业务新闻或对客户表示感谢来与客户建立联系。

3. 3.制定逾期付款政策。为了成功处理逾期付款，您需要制定标准政策。您的政策应规定处理逾期付款的初始步骤，例如，如果尚未付款，则在到期日后几天发送温和的提醒。从这里开始，你应该详细说明如果付款在30天、60天和90天内继续未付，将采取的更激烈的行动。例如，您可以暂停向账单延迟超过30天的客户发货或服务。您的政策还应规定采取法律行动前允许的最晚天数。

4. 4进行年龄分析。逾期未付发票天数分析。执行这种类型的分析可以让您根据未付账单的延迟天数来识别和处理未付账单。账龄分析最好通过会计或账单软件进行，但也可以通过每月检查未付发票来评估其延迟情况，从而手动完成。