方法1方法1/3：准备开场白

1. 1起草商务会议的开幕词。在开始计划任何开场发言之前，先确定会议形式。商务会议和董事会会议应有更正式的开场白，以感谢与会成员。在非正式会议上，尤其是当与会者有时间自我介绍时，开场白要简短。你可以在网上找到如何开始临时会议的模板。圆桌会议可能不需要那么多准备工作，因为每个成员在会议中负责不同的部分。例如，在会议开始时说：“欢迎！我想感谢大家参加我们的季度预算会议。在我们开始之前，我想让你们和我一起看看议程。”你还可以鼓励与会者分享他们自上次会议以来取得的成功和胜利。我们都有一种倾向，就是把注意力集中在不顺利的事情上，通过重新规划我们的思维过程来思考积极的方面，这鼓励我们提高认识，承认我们的成功。

2. 2.明确说明会议的目的。确保所有与会者都理解你将要讨论的内容。如果你没有明确的目标或目的，人们就更难集中注意力。在你问候他们之后，让他们知道你会期待什么。在商业环境中，你可以这样说：“这次会议的目的是想办法削减本季度的预算。”对于更随意的设置，你可以留下来，“让我们分享我们对这个问题的想法和经验。”

3. 3遵循议程，避免任何混乱。在开始任何新的对话之前，先回顾一下会议的内容。不同的话题会导致不同的讨论，如果你没有按照计划的议程进行，讨论会很快脱离话题。制定议程有助于保持会议的正轨和主题，并让与会者能够监控会议持续的时间。明确说明议程的某一部分是否只适用于一个人。为了避免会议中出现任何混乱，确定谁负责哪项任务。例如，说：“约翰将处理所有的预算文件。如果你有任何问题，请与他交谈。”

方法2方法2/3：高效地组织会议

1. 1按时开始会议，以遵守日程安排。确保会议在预定时间开始。你想向所有与会者表明，他们的时间是宝贵的。通过准时开始会议，你创造了一种相互尊重的气氛。守时还可以让你更容易腾出时间在以后提问。一定要准时结束会议。

2. 2查看任何基本规则以维持秩序。在开始之前提醒与会者会议政策。根据会议的不同，你可能比其他人有更多的基本规则。例如，支持会议可能会为成员提供保密提醒。商务会议可能有一条规则，要求与会者在发言时要彻底、具体。在会议开始时制定这些规则。如果你在随机时间提出任何规则，那么执行这些规则就会困难得多。例如，在一次商务会议上，你可以说：“如果你对本季度的预算有任何问题，请等到会议结束后再与我私下谈谈。”

3. 3.给与会者留出时间自我介绍。给与会者一个打招呼和了解彼此姓名的机会。会员介绍对支持小组来说更为必要和有价值，因为每位与会者都将在整个会议期间发言。介绍在正式场合也很有价值，但要确保它们不会影响会议议程上的项目。例如，你可以在正式会议上这样说：“在我们开始之前，我想在房间里走走，这样每个人都可以说出他们在公司的名字和职位。”在一个非正式的会议上，你可以说：“让我们绕圈子介绍一下我们自己。你也可以分享本周发生在你身上的一件积极的事情和一件消极的事情。”

4. 4为提问和评论设定时间。确保与会者有机会表达自己的意见。试着在会议议程中加入一个专门用于回答问题和听取反馈的特定项目。如果与会者在离开时感到困惑，他们可能会认为整个会议都是在浪费时间。停止与会者的任何有毒行为。虽然开放式沟通很重要，但被动攻击性对话往往会让会议变得紧张和不舒服。如果你觉得被动攻击性评论对与会者来说可能是一个严重问题，那么在会议开始时就有毒行为发表评论。

方法3方法3/3：表达你的观点

1. 1用简洁的语言表达清楚的观点。避免在正式的商务会议环境中使用不必要的填充语言。在一个更随意的环境中，试着使用友好和邀请性的语言，以消除对你可能要向谁讲话的任何困惑。通过简化你自己的语言，你也在简化整个会议的效率。例如，在一次正式会议上，不要说：“由于机械问题，我们分发文件有困难，”而是说，“因为打印机坏了，我们无法复印。”在一次非正式会议上，说“让我们大家分享本周发生的一些好事情”，以表明你正在向整个小组发表讲话。

2. 2整合暂停以强调某一点。在演讲中选择策略性的地方，包括一两秒的停顿，因为这有助于听者更加关注你接下来要说的话。停顿还可以让你屏住呼吸，在心里回顾下一步想说的话。慢慢地说清楚，这样每个人都能听到和理解你。

3. 3.使用清晰、主动的动词切中要害。以清晰、可操作的方式说话，让人们能够立即理解你想说的话。尽量避免使用被动语态，因为被动语态会直接影响你的演讲。包括主动语态比被动语态更直接、更流畅地表达你的观点。例如，说“我们达到了目标”，而不是说“目标已经达到”

4. 4避免使用多余的语言，这样你就可以清楚地表达自己的观点。在表达观点时不要使用不必要的词语。当你能用几句话表达你的观点时，没有必要再多说几句。在任何类型的会议中，当你发言时，诸如“近距离”和“特殊兴趣”之类的术语都可以缩短为“近距离”和“兴趣”。例如，说“这个项目必须在中午前完成”，而不是说“这个项目必须在中午12点前完成”