第1部分第1部分（共3部分）：会议准备

1. 1与与会者讨论即将召开的会议。当你得知自己将主持即将召开的会议时，你应该做的第一件事就是花点时间与将出席会议的人（尤其是高层或重要人士）交谈。询问他们是否有什么特别想在会议上讨论的内容。记下他们的答案，并用它们来指导你写议程。向与会者询问他们想讨论什么是明智之举，不仅因为这样可以更容易地编写议程，还因为这样可以让他们在会议开始之前就参与到会议过程中。如果人们知道对他们来说重要的问题将得到解决，那么他们更有可能出席会议并在会议期间予以关注。

2. 2编写并分发议程。会议议程不仅对会议主席来说是一个有价值的工具，而且对出席会议的客人来说也是一个有价值的工具。议程包含有关会议的宝贵信息，如会议何时举行、在哪里举行以及谁将出席。最重要的是，它们还概述了所有预期的讨论主题，让每个人都做好准备。在会议之前发送会议-会议越重要，发送时间越早。你的议程中应该明确包含的一件事是每个讨论主题的大致时间限制。事先制定一个大致的日程安排可以使会议更容易按计划进行。虽然您议程上的某些项目可能会很长（而其他项目可能会很短），但日程安排可以更容易地跟踪这些项目并进行相应的调整。

3. 3研究讨论主题和之前的任何会议。参加您会议的人可能没有掌握您计划讨论的所有主题的最新信息-一些人可能没有参加过过去的会议，而另一些人可能只是忘记了。作为会议主席，了解迄今为止的讨论历史是一个好主意。试着与之前参加过重要会议的人交谈，了解你应该在会议上解决的任何重要未完成的事务。您可能还需要向官方记录保管人索取过去会议的记录，以帮助指导您的计划。以前会议的会议记录对于您作为主席来说是一个重要的资源。这些总结了过去会议中发生的讨论和决策，使其相对快速且易于跟上进度。您甚至可能希望将重要的会议记录与议程一起分发给与会者。

4. 4提前准备好会议空间。在会议当天，您需要确保您打算开会的房间或地点干净、美观，并准备好容纳与会者。您需要确保会议的任何技术组件（如演示文稿、投影仪、显示器等）都正常工作，并且完全准备就绪-技术混乱可能会浪费宝贵的时间，使会议偏离正轨。如果您使用的是电子演示文稿（如PowerPoint等），请花点时间熟悉将用于循环浏览幻灯片的遥控器或点击器。当你可以讨论重要问题时，你不想浪费时间去摸索控制。

第2部分第2部分，共3部分：在会议期间担任主席

1. 1按顺序召集会议。当会议到达预定的开始时间并且所有与会者（或至少所有重要的与会者）都在场时，请引起会议室所有人的注意。自我介绍为主席，并说明会议目的。通过通知每个人你争取的结束时间来确定会议的预期时间框架——你可能会跑得很长或很短，但提前说明你的预期时间限制有助于保持会议的正常进行。如果一些与会者彼此不熟悉，请花点时间进行简短的点名，并介绍重要的与会者。请注意，一些企业和组织对会议的开幕和召开有严格、有条理的程序。例如，美国州、县和市政雇员联合会（AFSCME）使用了一种称为罗伯特秩序规则的系统，该系统包括敲打木槌命令会议，以及介绍和通过动议的非常具体的规则。

2. 2总结以往会议的相关要点。在作为长期持续项目一部分的会议开始时，您希望通过快速总结以前会议中的任何相关事件或决定，简要了解所有与会者到目前为止的项目状态。并不是所有与会人员都像你一样了解讨论的主题，因此迅速让每个人都了解最新情况可以大大提高会议的效率和效率。与其自己总结以前的会议，不如让一位正式的抄写员或记录保管员阅读以前会议的记录，让总结有一种正式的感觉。您还可以考虑阅读自上次会议以来发生的任何重要信函或通信。请注意，如果您向与会者提供会议记录/信函的副本，通常不需要大声朗读。

3. 3允许重要与会者报告事态发展。接下来，让有相关知识的人向大会通报自上次会议以来出现的新的或最新的事态发展。这些几乎可以是任何东西——例如，您的企业或组织面临的新问题、人员变动、项目开发和战略变化都可以在这里解决。会议与会者还希望了解由于上次会议上做出的决定而采取的任何具体行动的结果。

4. 4解决任何未完成的事务。如果上一次会议中有任何问题尚未解决或没有做出决定，请在继续讨论新问题之前努力解决这些问题。老问题拖得越久，与会者就越不愿意为其承担责任，因此，在会议期间，尽量确定并解决任何悬而未决的未完成事务。通常，在之前会议的记录中，未完成的工作被特别注明为“未决定”或“提交未来讨论”。根据您工作的文化和规则，您的企业或组织可能有达成决策的特定程序，例如，与会者可能只需要达成多数共识，或者可能需要由一组高级人员来完成所有决策。请注意，有些事情太大，无法在会议之间完成。你不必老是想着那些尚未完成的长期项目的进展。然而，您应该在需要当前行动的地方提出决策或项目。

5. 5处理任何新业务。接下来，提出新的问题、担忧和需要讨论的问题。这些应该是从以往任何会议到现在的事态发展中自然产生的。试着从与会者那里获得具体、明确的决定——你留下的未决定的项目越多，下次会议上要提出的未完成的事情就越多。

6. 6总结会议结论。当你处理完所有过去和现在的事务后，花点时间总结一下会议的结论，供所有与会人员参考。分解所有决策的结果，如有必要，描述与会者在下次会议之前将要采取的具体行动。这一步至关重要——这是你最后一次确保每个人在离开会议时都清楚地知道你的项目所处的位置以及对他们的期望。

7. 7最后，为下次会议奠定基础。最后，告诉每个人下次会议的预期，如果你已经开始计划，告诉他们下次会议的预期时间和地点。这有助于让与会者感受到从一个重要项目或决策到下一个重要项目或决策的连续性，并给他们一个进度或完成分配任务的时间框架。请注意，如果您在当前会议上处理所有过去和现在的事务，则不必计划另一次会议。然而，如果有足够多的未完成的工作需要进一步讨论，或者您正在等待某些项目的发展，那么这可能是一个好主意。

第3部分第3部分，共3部分：有效领导会议

1. 1引导讨论，但不要主导讨论。作为会议主席，您的职责之一是让讨论继续进行并完成任务。你的职责不是对每一个问题都发表意见，也不是让讨论按准确的时间表进行。有一定的灵活性。让其他与会者畅所欲言，允许出现新的讨论主题，即使他们不在议程上。你可能会发现，你需要巧妙地结束或改变某些谈话主题，以保持讨论的正常进行，但你不应该觉得自己必须控制会议的各个方面。毕竟，这是一个协作过程。随着会议的进行，密切关注您的议程。如果你落后了，为了节省时间，你可能需要跳过某些讨论主题，或将它们放在后面讨论。如果讨论的主题非常重要，不要害怕这样做。

2. 2鼓励所有与会者参与。作为会议主席，你的工作是确保进行公开、富有成效的讨论。如果您注意到某些可能具有手头问题相关知识的与会者没有向小组开放，请鼓励他们进行讨论。你不必直接向他们提出质疑或打电话——简单地说一些“我认为史密斯夫人的专业知识在这里会很有用”的话，这是让会议中不太活跃的成员参与进来的好方法。

3. 3确保每个人都理解正在讨论的内容。很难记住，并不是每个参加会议的人在讨论主题方面都有相同的经验或知识。为了确保参加会议的每个人都明智地利用了他们的时间，您可能希望在出现复杂的问题或主题时，利用这个机会简单地简化这些问题或主题。知识较少的与会者无疑会对此表示赞赏。

4. 4不要忽视困难或尴尬的问题。如果没有一位称职的主席来控制会议，会议可能会毫无成效。尽量确保你来讨论的每一个重要问题都得到解决。不要让与会者指责轮班或为尚未解决的问题提供模糊的借口。试着确定并获得没有人想解决的问题的答案。虽然这并不一定是每位与会者都想要的，但这些棘手的问题正是会议要尽可能有效地进行时最需要回答的问题。确保重要的决定被记录下来（如果你有正式的记录员或记录员，请分配给他们这个任务）。如果你想不厌其烦地问一些棘手的问题，你需要确保你得到的答案都有充分的文件证明。

5. 5记录您的时间。会议名声不好是有原因的——对许多人来说，会议被认为是严重浪费时间。为了避免会议时间过长，请使用您作为主席的权力来推动讨论。如果你的会议时间似乎比你预期的要长，不要害怕在晚些时候提出一些不重要的问题或对话。随时准备并愿意调整你的日程安排，以确保不会浪费与会者的宝贵时间。