MicrosoftWord无疑是目前最大、最流行的文字处理程序,但它的功能远不止编辑文本和TPS报告。如果你一直在告诉自己,你最终将学习Word的细节,那么现在是时候真正学习如何编辑样式、添加目录等等了。
这篇文章是微软办公周的第一部分,这是tl80的一个系列文章,我们提供了开始使用或掌握微软办公的技巧。想要更多吗?一定要在整个一周内关注Office Week标签页。
从用户界面的角度来看,在所有的Microsoft Office程序中,Microsoft Word可能是最简单的。如果你在生活中使用过文字处理程序,你会发现左上角有打开和创建文件的菜单。Microsoft称之为“ribbon”的文档顶部的较大菜单包含您所需的所有格式工具,以及一些上下文命令,这些命令根据您所处的选项卡而变化。
对于本系列,我们假设您了解基础知识,但如果您需要复习,Microsoft的Word快速入门指南将帮助您了解基础知识。
当然,每个人的需求都有一点不同,但是考虑到大多数人在办公环境中使用Office,我们愿意打赌您将需要执行编辑样式、比较两个文档、准备目录等操作。让我们继续介绍一些常见的任务。
Word中的样式是文档的预设格式。这就是文档的外观,因此它包括字体、字号、段落样式等。创建或更改样式可以一次更改文档的外观,这样您就不需要浏览和突出显示各个部分并进行特定的更改。您可以设置通用标题样式,或者更改默认项目符号列表的外观。
例如,如果你正在写一本书,你可能会从出版商那里得到一个样式指南列表。或者,如果你在写每周的办公室备忘录,那么样式是一种创建格式指南的简单方法,这样你每次**的备忘录看起来都一样。此外,你还可以随时灵活地更改样式,因此如果某个部门喜欢他们的备忘录,但你的老板喜欢不同的样式,那么你不必每次打开新文档时都更改一大堆格式。
要应用样式,请确保位于“开始”选项卡上,选择要更改的文档中的文本块,然后单击功能区中的“样式”菜单。例如,如果要在文本块的中间创建标题,可以选择要作为标题的文本,然后单击“样式”>“标题1”。就这么简单。
**你自己的风格也很容易。当您要始终如一地编写某些内容(如时事通讯或书籍)并且需要一组可以轻松应用于整个文档的特定规则时,这非常有用。例如,您可能希望更改默认标题选项的字体大小,或者更改创建列表的工作方式。以下是操作方法:
如果你对每个术语的含义感到困惑,别担心,这很简单。段落样式决定了段落级别上文本的外观。当你应用这种风格,它会改变整个段落。字符样式决定了字符级别的外观,因此可以使一个单词脱颖而出。表格样式改变表格的外观,如标题行或网格线的工作方式。最后,列表样式会改变列表的外观,例如项目符号列表或数字方案。
如果您正在处理一个大文档,目录会添加快速导航。谢天谢地,在Word中创建一个目录很容易,当您向文档中添加更多内容时,它会自动更新自己。
Word的自动目录生成器接受您添加到文档中的每个标题,然后基于该标题创建目录。如果您计划创建目录,请确保您的每个部分标题都有一个标题。
就这样。Word会在您添加或更改标题时自动更新该目录。
如果一个文档有两个版本,无论是因为有人在自己的副本中进行了编辑,云备份失败,还是您只是想找出同一事物的两个版本之间到底发生了什么变化,您都需要使用compare和combine函数。
如果您只想查看两个文档之间存在哪些更改,可以对它们进行比较。下面是如何比较两个文档:
合并一个文档的方式是相同的,但最终结果是一个文档将两个文档的内容合并在一起,从而覆盖所有相同的内容:
合并文档时,会突出显示两者之间的差异。从这里开始,你可以选择你想要保留在最终版本中的内容。
如果你是那种通过多次按空格键或tab键来格式化文档的人,那么现在是时候学习如何正确地使用缩进和制表位了。上面的视频展示了制表符和缩进是如何工作的,因此很容易理解,但让我们总结一下这两个术语的实际含义。
学习如何使用这些缩进和制表位可以使创建像简历或学术论文这样的文档变得容易得多。
学术论文是一个猛兽写,但Word使创建书目和引用超级容易。一旦你创建了一个新的文档并且正在写那篇论文,你只需点击几下就可以添加一个引文。
输入一次引文后,可以从同一文本中添加其他引文,方法是选择一个句子,然后单击“引文”框并选择要**的引用。完成后,单击“书目”按钮并选择“书目”或“引用的作品”以自动生成论文的参考页。
Word 2016是一个字处理器,这意味着它不必比以前的版本做出巨大的革命性的飞跃。然而,Word 2016确实有一些值得注意的改进:
除了这些小的改进之外,如果您使用了旧版本的Word,您将在几分钟内就可以在Word 2016中使用。
微软在Word for Windows和Word for Mac中列出了所有值得收藏的键盘快捷键的完整列表,但让我们来看看你每天可能使用的一些大的快捷键,以及一些特定于Word的真正有用的快捷键:
除此之外,Word还支持通用的文本编辑键盘快捷键,比如Shift+CTRL+上/下箭头来选择整个段落。这些可以使导航和突出显示文本更容易,我们这里有一个所有这些的列表。如果你大量使用这个词,了解这些捷径,它们会让你的生活变得更好。
Word是个大程序,我们不能包罗万象。这里有一些更多的指南,帮助你推动什么词的能力的边界。
Word乍一看可能只是一个乏味的旧文本编辑器,但正如你所看到的,它比大多数人认为的要复杂得多。掌握它可能需要很长时间,但一旦你掌握了基本知识并理解了Word中的可能,你就可以成为一名微软Word忍者了。
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