亲爱的tl80,我一直拿着旧文件(工资单、信用卡账单、保险文件等),我的文件柜终于满了。我知道通过扫描和排序进入21世纪可能是最好的选择,但我不想花时间或精力来扫描、组织、备份所有这些文档。我什么时候才能摆脱他们?
签了字,被纸激怒了
亲爱的Peeved,完全无纸化有它的优点(对许多人来说,甚至不会像你想象的那样花费太多的时间和精力),但是当你有可以追溯到很多年(甚至几十年)的纸质文档时,它可能会让人望而生畏,很明显,不值得你花时间将它们全部数字化。不过,在你的文件堆里,有些文件你可能应该保存多年,并**一份数字副本以备额外备份。然而,你满溢的文件中的大部分文件可以放心地回收或切碎。下面是各种重要文件的使用寿命的详细信息,所以你可以把它们整理出来,做一些文件清理。
注意:关于保留记录的确切日期众说纷纭,但以下是来自各种专业人士的一些基本指导原则,可以帮助您修剪鼓鼓的文件柜。
你永远不应该扔掉的文件都是相当明显的:它们是**机构的官方文件,通常涉及律师,如果你去世了,与一些重要的东西有关,和/或是很难取而代之,对你所爱的人来说将是非常重要的。正如我们在《保留什么和撕碎什么》指南中所指出的,这些包括:
此外,CPA标记O。迪特里希的记录保存指南和纽约州消费者保护部也建议您永久保存:
将这些文件的物理副本放在安全的地方,例如保险箱或防火保险箱,一个单独的位置,以便在需要撤离时容易抓取,还可以**数字副本以备异地备份。要跟踪您的宝贵信息并与您的亲人共享,请参阅我们的“应急工具包”。
阅兵式没完没了。好消息是,每一份新的投资声明、新的保险单或许多其他定期重复出现的文件,你都可以保留最新版本。具体来说,您可以在获得新文档时切碎这些文档:
最后,某些记录可以在特定的触发器或时间后抛出:
最后,如果您拥有自己的企业或是自由职业者,您的记录保留需求将更加复杂(这是正经事!)例如,CK&Co注册会计师和商业顾问的商业记录保留建议(PDF)说,你应该将年终财务报表永久保存,过期的保险单保存四年,银行对账单保存七年。
处理你的许多记录和重要文件是一个有点麻烦,但一个必不可少的。通过一点文件整理和上面的清单,你会有一个更有条理的系统,在你的文件柜里有更多的空间。
爱你,生活黑客
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