超额和短期通常被称为“现金超额-是一个会计术语,标志着一个公司的报告数字(从其销售记录或收据)和其审计数字之间的差异。该术语也是公司总分类账中的账户名称,即短期现金账户。
这一术语主要适用于零售业和银行业的现金密集型企业,以及那些需要处理零用现金的企业。例如,如果出纳或银行出纳员因提供太多或太少的零钱而出错,那么企业在一天结束时将有一个“现金短缺”或“现金过剩”头寸。
假设我在一家体育用品店当收银员。我给一条95美元的瑜伽裤打了95美元的电话,但我把买这条裤子的钱算错了。顾客无意中给了我96美元,但我们都没有发现这个错误。会计系统将显示95美元的已过帐销售额,但96美元的已收现金。一美元的差额转到短期现金账户。本次销售的日记账分录将借记现金96美元,贷记销售95美元,贷记超额现金1美元。
对于产生现金短缺的交易,情况恰恰相反。假设同样的情况,除了我收到94美元而不是96美元的销售。现在借记94美元的现金,贷记95美元的销售账户,贷记1美元的现金余额。
内部篡改可能会导致一个企业的会计核算出现超支和短缺。然而,通常情况下,原因是由简单的人为错误造成的。一个员工打错电话销售或犯另一个错误,如错误计算现金,可以产生一个差异之间的销售价格的商品,金额收取,并在会计系统中记录的金额。
一家公司应该在一个易于访问的账户中记录现金差异的实例。这种短期现金账户应归类为损益表账户,而不是费用账户,因为记录的错误可能会增加或减少公司损益表上的利润。
一家公司可以使用现金周转账户中的数据来确定现金水平不一致的原因,并通过使用更好的程序、控制和员工培训来减少现金周转次数。因此,该账户主要作为一种检测性控制——一种旨在发现公司流程中的问题(包括任何欺诈案例)的内部控制的会计术语。
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