尽管Microsoft Word现在支持文档上的多人协作(通过web应用程序或Office 365订阅),但有时仍需要将多个Word文档合并在一起。
当然,您可以简单地将一个文档的内容复制并粘贴到另一个文档中,但这并不是实现所需结果的最实际的方法。幸运的是,Word提供了几种将多个文档合并在一起的方法。
在本文中,我将解释四种方法:
如果您有两个版本略有不同的同一文档,那么找到小的差异可能会很繁琐,如果不是不可能的话。
Word提供了一种方法来比较两者之间的差异,然后将它们合并到一个文件中。
在进行合并之前,谨慎地研究两个文件之间的差异。你可能会决定你根本不想合并它们。我将用BBC关于火星探测器的两个版本的新闻报道来指导你完成这个过程。
原稿如下:
这是我稍微修改过的版本:
首先,打开原始文档并开始查看>;比较>;比较。如果“比较文档”选项不可用,则您的文档可能受到保护。要取消保护,请转到“文件”>;“信息”>;“保护文档”并删除任何限制。
在新窗口中,用一个文件填充原始文档框,用另一个文件填充修订文档框。您还可以将自定义标签添加到更改中。
Word将自动打开新文档。修订显示在左侧(1)的列中,比较的文档显示在中心面板(2)中,两个原件显示在右侧列(3)中。可以通过以下比较隐藏源文档>;显示源文档>;隐藏源文档。
现在,所有的差异都整齐地显示在一个文件中,但仍然是一团糟。如何确定要保留哪些更改以及要放弃哪些更改?
你有两个选择。您可以手动浏览文档并编辑您喜欢的每个更改(记住,添加的文本加下划线,删除的文本显示为Streethrough)。这样编辑文档对于较短的文档来说是很好的,但是如果你正在编写一个长文档,比如一本书,你仍然很容易错过一些事情。
更有效的方法是使用左侧列中的修订列表。您可以在每个更改上单击鼠标右键并选择“接受”或“拒绝”,也可以将光标放在每个列出的修订下面的文本上并相应地进行修改。Word将在您工作时自动更新主文档中的文本。
在下面的图片中,你可以看到我已经完成了所有的更改。修订的数量现在显示为零,并且我有一个文档,在其中我接受或拒绝了我的所有更改。以正常方式保存最终文档。
比较一个文档的两个版本和合并两个版本很容易。但是,如果你有同一个文件的多个版本,可能是因为你把它发送给了几个人,让他们输入了什么呢?
再次打开原始文档并开始查看>;比较。这一次,您需要选择Combine。
将要合并的第一个文档放入“修订文档”字段中,并为更改添加标签。单击“确定”。
获得合并文档后,请再次转到“审阅”>;“比较”>;“合并”。将新合并的文件放在“原始版本”字段中,并将下一个文档添加到修订版本中。对文件的每个副本重复此过程,确保为每个修订的文档提供一个唯一的标签。
完成后,您将得到一个组合文档,该文档以不同的颜色显示每个人的更改。与以前一样,右键单击每个更改,然后选择“接受”或“拒绝”创建最终副本。
合并文档可以扩展到文本的简单修改之外。您可能希望合并并保留注释、格式、页眉、页脚等更多内容。
文字使过程无痛。比较和/或组合文档的方法是相同的,但当您导航到“审阅”>;“比较”>;“比较”时,请单击“更多”>;“按钮。
您将看到一个广泛的选项列表。选择首选项后,单击“确定”。您可以像以前一样继续接受或拒绝更改。
本教程的最后一部分将介绍如何合并来自完全不同文档的文本。
正如开头提到的,您可以复制和粘贴文本,但这并不总是实用的,尤其是在长文档上。更好的方法是使用Word的内置工具。
我要把BBC关于火星探测器的文章和太空网的版本。
打开第一个文档。这是您将添加所有未来文件的文件。转到“**”>;“对象”>;“文件中的文本”,然后找到要合并的文档。
文本将**光标所在的任何位置,因此在继续之前,请确保它位于所需的位置。Word将保留原始文档的所有格式。在下面的示例中,我已经太空网故事的颜色和字体不同,说明了这一点。
对要添加的每个文档重复此过程,并在完成后保存。
我给你一个逐步的指南,涵盖了合并文档的四种最常见的方法,我希望它能让你的Microsoft Office生活更轻松。
不过,我很欣赏可能会出现的复杂情况。你遇到什么困难了吗?我们很乐意帮忙。
请在下面的评论中留下您的问题和疑问,我们将尽力帮助您。
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