管理每天收件箱中源源不断的电子邮件感觉像是一项不可能完成的任务。不久前,我在我的电子邮件软件中保留了一个加长的文件夹列表,以便按主题、发件人、项目、紧急情况和当时似乎相关的任何其他上下文跟踪邮件。我会花很多时间小心地将收件箱中的每一封邮件拖放到那个天似乎属于它的文件夹中。过了一段时间,我的文件夹太多了,系统完全没用了。有些文件夹——即使在创建和填充它们之后——我几乎再也没有打开过。
从那以后,我已经把我的邮箱缩减到只有三个:我称之为可信的三人组。只需使用几个简单的基于操作的文件夹,就可以轻松地控制我的电子邮件和始终空荡荡的收件箱。
注:该系统是对2005年4月由收件箱之王Zero Merlin Mann在Macworld上发布的优秀收件箱改造方法的修改。自从这篇文章发表以来,我一直在使用梅林的系统,在这段时间里,我将自己的版本从他建议的5到3个文件夹中缩减。
现在,受信任的三人小组已经就位,是时候清空你的收件箱了。无论你是从一个装满了几个月邮件的收件箱开始,还是从上次处理会话以来收到的20多封邮件开始,方法都是一样的。从最早的邮件开始,打开它,然后:
对收件箱中的每封邮件进行清洗、冲洗和重复,直到邮件完全清空。
一旦你将收件箱中的邮件数降至零,保持这种状态只需每天重复几次以上的过程。将处理电子邮件的时间安排在你的日程表中——比如早上第一件事一次,午餐后一次,下午晚些时候一次。训练自己遵守黄金法则:
切勿在收件箱中留下已阅读的电子邮件。
承诺当场决定你在收件箱中读到的每封邮件的命运。无论您是立即回复,还是在后续、归档或保留中归档,都不要在收件箱中留下消息,为将来收到的邮件腾出空间,因为总会有更多的邮件。
现在,仅仅因为你把所有的信息在后续、归档和保留中整齐地归档,并不意味着你是自由和清晰的。该系统的难点在于持续不断地进行后续检查,保持并完成存放在那里的“开环”。为了不让自己陷入一种完全的完备**中,请将Hold and Followup中的所有消息标记为未读,这样您就可以关注未完成项目的数量。
当然,这个精确的系统不会在任何情况下都适用于所有人。例如,在我的LH Gmail中,除了这三个标签外,我还使用了其他一些特定于Lifehacker的标签。但是,每当我添加一个新的bucket时,我都会反复思考——新添加的内容通常是临时的或保存的搜索文件夹,最终会被删除,而可信的三人组则是一个永久的固定装置。
你如何组织你的电子邮件,以确保没有任何东西从裂缝中溜走?请在lifehacker.com的评论或提示中告知我们。
注意:本文于2008年1月更新,以反映跟进文件夹名称更改的行动,详细原因如下。
更新:这里有一些关于如何使用Gmail实现这个系统的提示。
《生活黑客》的编辑吉娜·特拉帕尼认为,电子邮件争吵是一项必要的技能,许多人渴望但很少有人能做到。她的半周专题片《极客生活》每周三和周五在Lifehacker上播出。订阅Geek to Live订阅源,在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。
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