我们每天都会遇到PDF文档——它是银行对账单、说明书、在线报告等的常用格式。

但它总是最好的格式吗？您如何知道应该使用PDF文档还是Microsoft Office文件类型？

如果你对使用哪种格式达到哪种目的感到困惑，请继续阅读。在本文中，我将解释与DOC、XLS和PPT文件相比使用PDF的优缺点。

PDF：好处

让我们从评估PDF文档的优势开始。在什么情况下您应该始终使用它们？

自给自足的

如果您正在**要分发给其他人的内容，例如销售演示、课堂讲稿或时事通讯，则应使用PDF格式发送文件。

原因是什么？PDF是独立的。文件本身包含所有格式、字体和布局设计。它们每次都将以相同的方式呈现，而不依赖于操作系统、硬件或软件。

任何在Google Drive上打开Microsoft Word文档的人都知道这有多重要。如果你将一个文档文件发送给另一个没有使用相同应用程序或没有安装相同字体的用户，它通常看起来会很混乱。

高质量印刷

因为PDF文档是独立的，所以印刷店会乐意接受它们。他们通常不接受Word文档或其他Microsoft Office格式。

PDF是“你所看到的就是你所得到的”——不管页面在你的屏幕上看起来是什么样子，你可以放心，它在物理拷贝上看起来都是一样的。高分辨率图像将保留其专业外观，页面布局不会受到影响。

因此，如果您想打印一批海报、传单，甚至PowerPoint幻灯片，请确保在进城之前将文件保存为PDF格式。

多种格式

是的，您可以将文本段落导入PowerPoint文件或将PowerPoint幻灯片粘贴到Excel中，但如果您希望使完成的文档看起来体面，则此过程需要大量修改。各种各样的办公格式并不是为无数的格式和大量的嵌入而设计的。

即使您的文档在屏幕上看起来不错，但如果文件很大，打开和/或保存可能需要很长时间。PDF文档可以轻松支持文本、几乎所有图像类型、矢量图形、幻灯片、HTML代码等。

互动的

Microsoft Office文件可以是交互式的，但对于申请表、反馈表和其他需要输入数据的情况，PDF是更好的选择。原因如下：

• 固定字段——最终用户不可能意外删除字段、错误解释所需数据或遗漏问题。
• 分步指南——创作者可以添加页边空白注释，指导用户浏览复杂的表单。
• 公式——您可以**一个PDF文件，立即添加销售税或计算**上的汇率。显然，Excel还允许您使用公式和方程式，但在从XLS转换为PDF时无法保留公式。
• 签名——有些服务，如Adobe Sign和DocuSign，可以让您以简单安全的方式将签名添加到合同和其他个人文档中。

兼容性

使用浏览器和专业PDF阅读器都有优点。

但是，最终，只要接收者的系统上安装了浏览器，他们就能够打开您的文件。如果您在DOC、XLS或PPT中发送文件，则情况并非如此。并非所有办公套件都能处理所有格式。

PDF：缺点和替代方案

尽管有这些明显的好处，但仍有一些时候PDF格式并不合适。我将研究其中的一些情况，并建议您应该使用什么来代替。

撰写文本

PDF文档缺少Microsoft Word和其他处理器强大的格式化工具。您无法编辑页面布局、字体和其他重要的风格问题。

此外，他们没有拼写检查、语法检查和其他写作辅助工具。您应该使用传统的文字处理器来撰写文本。只有在确定已完成时，才将文件另存为PDF。

编辑内容

当其他人需要编辑或向您的文档添加更多详细信息时，PDF也不是一个好的选择。例如，如果您负责向文档中添加文本，而在该过程的稍后阶段，其他人负责添加图像，则以PDF格式发送文件是不明智的。

该格式本质上不可编辑。PDF只是现有文档的图像，而不是其本身的原始文档。大多数PDF阅读器最多只能让您一次编辑几个单词。

图像

如果您以后可能需要重用文档中的图像，请坚持使用Office应用程序。您会发现从PDF文档中提取嵌入的图像会更困难（如果不是不可能的话）。

如果绝对有必要从PDF中提取图像，您可以抓取一个打印屏幕并在Paint中编辑图像——但这不是一个有效的工作流程，您可能会失去一些图片质量。

协作

PDF创建应用程序没有用于协作的工具。一些付费工具引入了最好的免费读者不包括的功能，但过程繁琐。

大多数生产力套件，如Microsoft Office 365和Google Drive的应用程序，现在都允许在文档上进行实时协作。同样，您可以使用传统的套件完成所有工作，然后仅在文档完成后保存为PDF。

分享你的观点

我希望我已经向您全面介绍了PDF文档与典型的Office suite文件格式的比较，并解释了何时使用PDF以及何时避免使用PDF。

如果您喜欢这两种格式，您可能想了解如何在Word中**PDF。

图片来源：纽约工作室通过Shutterstock.com

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