随着填妥申请表格和法律文件进入越来越数字化的环境,需要用签名对文书工作进行认证和授权变得越来越重要。
缓慢而明确的“非绿色”选项是打印文件,签名,然后扫描原件。但是,当您可以在任何合适的文档上创建数字签名时,为什么要这样做呢?
电子签名或数字签名是用于同意合同或文件或确认记录的细节的标记或符号。它的作用与用墨水涂写的签名相同,但有几个优点。
数字签名是:
有几种方法可用于创建数字签名。让我们看看如何创建一个与CocoSign。
CocoSign是一个支持创建数字签名并将其添加到文档中的平台。让我们更详细地看一下在CocoSign中签署文档。
若要免费**自己的电子签名,请前往CocoSign,然后单击“创建免费帐户”。
在account dashboard中,单击Get Started或Sign Yourself,然后将要签名的文档拖放到Add Documents窗口中。也可以单击“上载文档”打开计算机的文件浏览器。
CocoSign支持PDF、DOC、XLS和JPG文件。你也可以上传文件从谷歌驱动器,一个驱动器,盒子或Dropbox。
上载文档后,滚动到需要签名的位置。您可能需要在左窗格中选择正确的页面。
准备好后,单击并将“工具”部分中的“签名”字段拖到所需位置。现在您有三种选择来创建数字签名:
如有必要,在文档中添加首字母缩写、日期/时间、任何有用的附加文本(例如签名说明),甚至电子邮件或附件。完成后,单击“下一步”对文档进行数字签名。
恭喜你刚做了你自己的电子签名!
如果数字签名是按照《统一电子交易法》(UETA)和《2000年全球和国家商业法》(ESign)中的电子签名的规范创建的,则它与使用钢笔创建的签名具有同等的合法性。
电子签名的合法性因地区而异。如果您有疑问,请查看当地法规以确认数字签名的状态。
但是,请注意,某些类型的文档不能进行数字签名。房地产协议、收养文件、法庭文件和遗嘱都必须用老式的方式用笔签署。授权书文件也需要签名。
通过在计算机上创建和存储数字签名,对电子文档进行签名的速度会立即加快。但这并不是工作流的唯一优势。
您将节省纸张和墨水,而需要存储签名的文书将减少,因为您将有一个数字副本。跟踪文件变得更容易,因为你可以依靠计算机搜索功能,而不是一盒盒纸。
因此,纸张储存甚至回收废纸的成本将会降低。
电子签名意味着更快的转变。收件人只需阅读、签名并返回,没有任何打印阶段可以减慢进程。也许最重要的是,安全性得到了改善。数字签名降低了更改的风险,保护文档不受篡改。
由于数字签名很容易创建,因此使用CocoSign创建自己的数字签名是很有意义的。
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