商务写作中有效的坏消息
在商务写作中，坏消息是一封信、备忘录或电子邮件，它传达的负面或不愉快信息可能会让读者失望、沮丧甚至愤怒。它也被称为间接信息或负面信息。
坏消息包括拒绝（对工作申请、晋升请求等的响应）、负面评价以及对读者不利的政策变更的公告。
坏消息通常以中性或积极的缓冲语句开始，然后再引入负面或不愉快的信息。这种方法称为间接计划。
实例和意见
- “通过书面形式收到坏消息比有人简单地告诉你要糟糕得多，我相信你明白为什么。当有人简单地告诉你坏消息时，你只会听到一次，就这样结束了。但是当坏消息被写下来时，无论是在信上、报纸上还是在你的胳膊上，每次你读的时候，你都会看到它让你觉得自己好像一次又一次地收到了坏消息。”（Lemony Snicket，《辣根》：你无法避免的痛苦事实。哈珀柯林斯，2007）
示例：拒绝拨款申请
代表研究与奖学金委员会成员，感谢您提交今年研究与奖学金授予竞赛的申请。
我很抱歉地报告，您的拨款方案是春季未获得批准的拨款方案之一。由于预算削减和创纪录的申请数量导致赠款资金减少，我担心许多有价值的提案无法得到支持。
虽然您今年没有收到补助金，但我相信您将继续寻求内部和外部融资机会。
引言段
- “坏消息中的介绍性段落应实现以下目标：（1）提供缓冲，以缓冲随后的坏消息，（2）让接收者知道消息的内容，而不说明明显的内容，以及（3）在不透露坏消息或不引导接收者期待好消息的情况下，过渡到讨论原因。如果这些目标可以在一句话中实现，那么这句话可以作为第一段。”（Carol M.Lehman和Debbie D Dufrene，商业传播，第15版，Thomson，2008）
正文段落
- “在邮件正文中传达坏消息。清楚、简洁地陈述，并简要、不带感情地解释原因。避免道歉；这会削弱你的解释或立场。尝试将坏消息嵌入段落中的支持句，而不是主题句。此外，尝试将其嵌入句子的从句中。下面的目的不是隐瞒坏消息，而是缓和其影响。”（斯图尔特·卡尔·史密斯和菲利普·皮尔，《学校领导：学生学习卓越手册》，科尔温出版社，2006年）
结束
- “对包含负面消息的消息进行收尾时应礼貌且有帮助。收尾的目的是维护或重建善意……收尾时应采用真诚的语气。避免过度使用收尾，例如如果您有任何问题，请随时致电……为接收者提供另一种选择……提出另一种选择将重点从负面新闻转移到积极的解决方案。”（Thomas L.Means，商业传播，第二版，西南教育，2009年）
- 发表于 2021-10-16 11:55
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