与大使馆的通信是与政府办公室的正式通信，应始终是正式的。正式的信件格式包括发送者和接收者的地址，通过标题向读者致意的称呼，以及正式的结束语。正式结束语包括一段结束语，重申信函的意图，感谢读者抽出时间，必要时提供联系信息，在“真诚”一词后加上发件人姓名。

第一步

仔细阅读你信中的内容。评估你的信是否主要是信息性的，或者你是否在提出请求。

步骤2

在最后一段开始，明确说明你要求大使馆对你的请求采取何种直接行动（如有）。例如，如果您写信支持一位家庭成员的签证申请，请写“请批准------先生在美国探望我和我的家人的两个月的访问签证。”

步骤3

在与该请求直接相关的段落中添加其他信息，如“我们将确保先生在到期日当天或之前返回[国家名称]。不要重复前面段落中所述的信息。提供联系方式，如电子邮件地址和电话号码。

步骤4

在最后一段结尾加上“感谢您的考虑”。如果信函纯粹是信息性的，没有向大使馆提出要求，这句话也可能构成结尾段。

步骤5

在信的正文和结尾之间按两次回车键。

步骤6

在逗号后加上“真诚”。确保“真诚”是大写的。再按两次返回键。如果这样做会将信件移至第二页，请删除结尾段和“真诚”之间的空格

步骤7

键入您的姓名和您可能拥有的任何正式头衔。仅包括与信函本身相关的官方标题。例如，如果您是代表一家公司写作，那么请将您的正式头衔包括在该公司中。如果您是以非官方身份的个人身份写作，则不应包含标题。通常情况下，将标题键入发件人键入的姓名下方的行中，但这不是必需的。有些头衔，如“绅士”，通常跟在发送者的名字后面。

步骤8

在您键入的姓名和“真诚”之间的空白处用蓝色或黑色墨水手写您的姓名

笔记

在提出请求时，请使用“请”以及与大使馆在整封信中所代表的国家相关的其他形式的礼仪。

笔记

正式信函需要在打字机或计算机上打字。