Outlook最有用、最不易理解的选项之一是Follow-Up,它是该程序的电子邮件提醒工具。如果你在邮件不再出现在你收件箱的首页后,很难记得回复邮件,那么这个工具就是为你准备的。
“跟进”会提醒您选择某个日期的电子邮件,并将其添加到Outlook任务列表中。当您处理完提醒并将其标记为已完成时,它们将从您的任务列表中消失。它简单、快速、高效、易于使用。
要开始,请在Outlook中选择一封电子邮件,然后单击“主页”>“跟进”(在“标签”组中)。
在下拉菜单中,选择您希望跟进电子邮件的日期。Microsoft提供了几种快速操作,包括“今天”、“明天”或“下周”。不过,您也可以单击“自定义”来选择日期。
然后,电子邮件将以黄色突出显示,这样您就可以一目了然地知道哪些邮件被标记为后续邮件。它还会将电子邮件添加到Outlook任务列表中。
这被称为“添加标志”的电子邮件。一旦你这样做了,你可以移动电子邮件到任何其他文件夹,如您的档案,它将保持可见,在您的任务列表只需双击它打开它。
默认情况下,Outlook会提醒您选择当天的电子邮件。但是,如果您想选择提醒的确切日期和时间,请前往主页>再次跟进,然后选择“添加提醒”
这将打开“自定义”面板,您可以在其中更改标志的名称、开始日期和截止日期以及提醒日期和时间。
也可以单击“主页”>“跟进”,然后选择“自定义”以访问面板。
第一个选项“Flag to”是您发送给电子邮件的标志的名称。这将作为信息提示出现在消息的顶部。在本例中,它显示“Follow Up”,这是默认名称、开始日期和截止日期。
您可以从下拉菜单中选择不同的标志名称或键入自己的标志名称。
我们将标志名称更改为“Review”,信息提示也相应更改。
如果您想更改电子邮件的后续日期,可以更改“开始日期”和“截止日期”值。
默认情况下,Outlook任务基于“截止日期”工作,因此当您设置一个截止日期时,它将决定电子邮件何时显示在您的任务列表中。
您还可以设置要弹出提醒的日期和时间。默认情况下,Outlook使用默认的提醒噪音,但如果需要,也可以更改。
完成后,单击“确定”关闭自定义面板。
如果您经常使用Follow-Up,您可能还喜欢快速单击选项。这允许您单击一次电子邮件并添加默认标志。如果尚未更改Outlook中的默认选项,请将鼠标悬停在电子邮件上,直到看到右侧的“快速操作”按钮,其中一个按钮将是后续标志。
如果您没有看到此选项,请查看我们的快速操作指南以添加它。当您单击“快速操作”按钮时,默认情况下,它会将电子邮件标记为“今天”。
您可以前往主页>跟进,然后选择“设置快速单击”更改此设置。
在下拉菜单中,选择要快速操作按钮使用的默认日期,然后单击“确定”
现在,当您将鼠标悬停在电子邮件上并单击“快速操作”中的“跟进”标志时,它将自动使用您选择的日期。如果你在一天结束时浏览电子邮件,提醒自己以后再处理它们,这真的很有用。
处理完电子邮件后,单击“主页”>“跟进”,然后选择“标记完成”或“清除标志”
“Mark Complete”将任务标记为已完成,并将其从可见任务列表中删除,而“Clear Flag”将删除该任务。任何一个都可以,但我们喜欢“标记完成”,因为这就像在待办事项清单上打勾一样。
现在您可以使用后续标志了!
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