您可能认为Outlook将显示您的所有邮件(毕竟,为什么不显示呢),但默认情况下,Outlook客户端只在您的计算机上保留最后一年的电子邮件。您的所有邮件仍存在于Microsoft Exchange服务器上,但在Outlook上不可见。下面是Microsoft设置此默认值的原因,以及如果需要,如何更改它。
注意:以下信息涵盖2013-2019年的所有Outlook版本,包括Outlook 365。它也仅适用于连接到Microsoft Exchange服务器的情况,包括连接到Hotmail或Microsoft Exchange服务器的情况Outlook.com. 如果您连接到其他服务,如Gmail或个人邮件服务器,您可以配置这些选项,但Outlook将忽略它们。
安装Microsoft Office时,它会检查磁盘大小,以确保您有足够的空间安装所有应用程序。它还使用该检查在Outlook中设置一个参数,该参数根据以下磁盘大小确定将有多少邮件下载到本地计算机:
微软这样做是因为邮件占用了你硬盘上的空间,如果你只有一个小硬盘,你可能不希望有人两年前给你发邮件的几个大文件占用太多的空间。Outlook仍会下载您的所有日历约会、联系人、任务和其他所有内容。此限制仅影响您的邮件(和RSS源)。
如果您的邮件帐户使用Microsoft Exchange服务器(如Hotmail、Microsoft Live、O365或许多公司邮件系统),则此参数将确定有多少邮件下载到您的计算机。如果您使用的是其他邮件提供商,如Google或Yahoo,Outlook会忽略此参数并下载您的所有邮件。
好消息是你的邮件还没有到任何地方,它仍然在你的电子邮件服务器上。(如果您不确定电子邮件服务器是什么,那么简单的回答是,它是一台功能强大的计算机,有一个大硬盘,您的电子邮件提供商可以在上面存储您的所有邮件。我们已经写了一个较长的答案,值得一读。)您可以随时通过Outlook或web界面(取决于您的Outlook版本)访问您的邮件(只要您可以访问internet)。
要在Outlook中查看邮件,请向下滚动到文件夹底部。如果电子邮件服务器上有更多的电子邮件,你会看到一条消息让你知道。
点击“单击此处查看Microsoft Exchange上的详细信息”,Outlook将把其余电子邮件下载到您的计算机上。确保你有足够的磁盘空间来下载它们!
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如果您有Office 365,还可以通过Outlook web app访问电子邮件。因为web应用程序本质上只是一个进入Exchange服务器的窗口,它将显示您所有的电子邮件。如果您在工作中使用Outlook,您的IT支持人员应该能够帮助您访问Outlook web app。如果你在家,那就去Office.com在那里签名。登录后,您可以访问Outlook和您有权访问的任何其他web应用。
是的,你可以。在Outlook中,转到“文件”>“帐户设置”,然后从下拉菜单中选择“帐户设置”。
在“帐户设置”窗口中,选择要更改其默认值的帐户(您可能只有一个帐户),然后单击“更改”按钮。
在打开的“更改帐户”窗口中,您将看到“使用缓存的Exchange模式”已启用。您必须保持启用状态,否则,不会将邮件下载到您的计算机。将“邮件保持脱机”滑块移动到所需的时间段。
选项包括:
注意:三天、一周和两周选项在Office2013中不可用,但在更高版本中可用。
如果希望Outlook将所有邮件下载到您的计算机,请选择“全部”,或者选择任何适合您的值。(如果无法更改滑块,则管理员可能故意设置了此值并阻止您更改它。)
选择完毕后,单击“下一步”,Outlook会警告您需要重新启动。
单击“确定”,关闭“帐户设置”窗口,然后重新启动Outlook。根据需要下载的邮件量,Outlook可能需要一段时间来更新每个文件夹。当Outlook将邮件下载到每个文件夹时,您将在其底部看到一条消息。
就这样,你完了。从现在开始,Outlook将下载您的所有邮件(或无论您选择了多少)。
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