无纸化办公室是一种工作环境，其大部分或所有文档都以数字形式运行，以电子方式存储并易于访问。它基于这样一种理念，即传统办公室的许多以前以纸张为基础的功能已经数字化。随着计算机在西方工作环境中变得无处不在，意见领袖们开始设想一个工作场所，在这里，以数字化方式开展业务不仅可以简化业务流程，而且还可以在很大程度上消除对纸张的需求。。

无纸化办公室的基本理念是，在大多数情况下，在大多数行业，文档不需要打印。例如，合同可以在一个办公室内创建，通过电子邮件发送给双方并以电子方式签署，每一方都可以提供一份已签署文件的核证副本。蓝图可以在线存储和访问，并以数字方式跟踪施工进度。餐馆可以通过数字化他们的食物订购系统来简化他们的操作并将错误最小化。大多数企业至少会以电子方式进行部分金融交易。。

除了简单地减少工作场所的纸张量外，数字化文档的一个显著优势是，每个人都可以立即获得最新版本。在医疗保健领域，获取准确、最新的信息尤其重要，传统上，患者记录保存在不同位置的纸质文件中。依赖此类文件时，错误的可能性很大。然而，有些患者将其相关的医疗数据放在数字存储设备上，每当他们访问医疗专业人员时，该设备都会更新。这些设备由中央数据库中维护的记录进行镜像，对于减少医疗专业人员对纸张的依赖以及对相关问题的脆弱性做出了重大贡献。。

与数字化记录相比，纸质记录有许多缺点。纸面文档需要大量的员工时间来处理—创建文档，然后存储和检索它们。邮寄增加了纸张处理的时间和金钱。纸质文档也必须存储，无论是按字母顺序还是按创建日期，检索纸质文档的唯一方法是了解其存储方式。此外，经理们敏锐地意识到，错误归档的文档往往是丢失的文档。。

无纸化办公的最大障碍之一是人为因素——也就是说，大多数企业传统上都以纸张为导向，很难改变旧习惯。例如，许多电子文件经常被打印和归档，只是作为日常事务。此外，打印机和复印机越来越先进，性能越来越强，使得以前只有商业打印机才能打印出高质量的文件，但打印成本仅为商用打印机的一小部分。这导致了世界范围内的印刷狂潮；从无纸化办公室首次推出到2000年，据估计，全球各类纸质文件的产量翻了一番。然而，从那时起，产量趋于稳定，随后开始下降。。

实施无纸化办公室可能会产生理想的环境效益。纸张的生产不仅造成了森林砍伐和污染，还产生了据说会加剧全球变暖的温室气体。此外，文件生产过程中使用的油墨本身可能含有有害成分，这些有害成分在数量上也会对环境产生不利影响。

许多档案可以数字化，实施无纸化计划的企业将扫描现有纸质记录作为这些计划的一部分。许多公司发现，他们一直在储存许多他们不需要的纸质记录，例如发送给客户的月度报表副本。除了减少纸质文档的存储量外，经过数字化项目的组织还能够将空间重新用于文档存储以外的用途。