邮件服务器是一台用作电子邮件电子邮局的计算机。通过网络交换的邮件在服务器之间传递，这些服务器运行专门设计的软件，该软件是围绕处理邮件消息、邮件可能包含的图形和附件文件的商定、标准化协议构建的。互联网服务提供商（ISP）都有邮件服务器来处理客户的邮件，有时也称为私人邮件服务器。一些网站还利用自己的服务器提供公共电子邮件服务。。

电子邮件客户端或电子邮件程序允许用户通过与邮件服务器通信来发送和接收电子邮件。有许多类型的电子邮件客户端具有不同的功能，但它们都以相同的基本方式处理电子邮件和服务器。

发送电子邮件时，电子邮件程序会与作者的ISP邮件服务器联系以传递消息。服务器通常命名为mail。[isp]。com，尽管它可能以发送邮件传输协议smtp命名。[isp]。通用域名格式。它扫描消息的嵌入头以查找地址信息。这些标题通常在电子邮件客户端中不可见，除非用户将程序配置为显示标题，但此处包含关键信息。

电子邮件会被发送到该地址，这可能需要通过多个路由器。消息实际上被分为不同的数据包，并在接收端重新组装。路由器是接收网络数据并通过最短路径重新路由的计算机。假设没有问题，电子邮件将在发送后几秒钟或几分钟内到达目的地。

接收邮件服务器收到邮件后，会将其存储在虚拟邮箱中。邮件将留在这里，直到收件人使用其电子邮件客户端检查新邮件。这样做时，电子邮件程序会联系接收服务器，有时称为POP3邮件服务器（对于邮局协议3），如POP3中所述。[isp]。com，或简单的邮件。[isp]。通用域名格式。当电子邮件程序要求发送邮件时，它会检查发送给该用户的任何邮件。如果找到，服务器将根据请求将消息传输到客户端。位于公共网站上的邮件服务器与ISP邮件服务器的工作方式相同。。

由于大量被称为垃圾邮件的未经请求的电子邮件，一些邮件服务器被配置为阻止接收垃圾邮件的特定IP地址集。IP（互联网协议）地址是一个唯一的数字地址，不同于“回复地址”，后者通常在垃圾邮件中伪造。垃圾邮件过滤器（俗称垃圾邮件过滤器）可以在服务器级别运行，也可以在提供此类功能的电子邮件程序中运行。电子邮件程序还可以在收到邮件时将其过滤到文件夹中，并且通常会向服务器发送命令以删除收集的邮件。。

邮件服务器通常也有过滤器，可以阻止用户向多个地址发送大量重复邮件，这是遏制垃圾邮件的另一项措施。邮件列表是例外，它使用不同的软件来识别合法的流量。为了避开垃圾邮件拦截器，一些人试图在自己的计算机上安装邮件服务器。许多ISP认为这是违反服务合同的条款。商业邮件服务器还使用病毒和特洛伊木马过滤器。。