控制账户是财务总账中的汇总账户,它在明细账中累积账户的详细信息——总账跟踪公司内的所有财务交易。明细分类账中管理的信息是支持总帐信息的详细信息。明细分类账用于跟踪总账上累积的各种项目,包括应收账款、应付账款、存货和收入。除了交易金额,明细账通常还包括名称、地点、描述和日期。每个明细分类账项目通常在总账上都有一个控制账户。。
会计部门在积累月度、季度和年度财务数据时,使用总帐生成的试算表。通常,会计部门很少要求明细账中跟踪的详细信息类型。例如,应收账款部门需要能够访问客户信息,例如电话号码,以便就未付余额联系客户。然而,在大多数情况下,会计部门更希望看到未清应收账款总额,而不是与特定交易相关的客户信息。每当应收账款部门更新客户记录中的到期金额时,总分类账中的控制账户都会随之更新,这样就可以随时访问应收账款总额。。
当明细分类账系统地将信息转移到总账时,控制账户就会更新。控制账户更新的时间取决于各种因素,包括所涉及系统的复杂性、公司的规模,甚至月末结账活动的日程安排。在大公司中,总账系统通常是自己的独立软件系统,与跟踪应收账款或存货等项目交易的明细账分开。在这种情况下,由于明细分类账和总账之间的信息传输计划不是实时的,因此控制账户可能在整个月都不是最新的。小型企业可能不会遇到同样的问题,因为一般分类账和辅助分类账可以包含在一个软件包中。。
控制账户的好处之一是有可能增加职责分离,这有助于限制错误和欺诈。通常,需要跟踪子分类账中数据的个人与积累财务数据的个人是分开的。因此,在编制财务报表时,将在控制账户和子分类账之间进行对账,以确保为特定行项目报告正确的余额。最终,控制账户允许会计部门更容易、更快地积累财务数据。。
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