次级分类账是总分类账的一个子单位。子单元包含比总账更详细的信息。例如,公司的总分类账包含每个不同业务活动的行项目。然而,代表应付账款和应收账款的行项目有带有附加信息的次级账款。这些额外的分类账分别为欠公司钱或对公司资产有索赔权的每个个人或企业提供账目。
使用明细账可以创建一个更干净的总账。使用额外的分类账可以帮助创建更好的报告流程,而不是将所有的财务信息都塞进分类账。公司通常有能力根据自己的意愿创建和使用尽可能多的次级账款。唯一需要注意的是,每个子分类账汇总到总账中的单行项目。所有数字必须与总账行项目平衡。
总分类账中代表次级分类账的行项目称为控制账户。控制账户规定了总账行项目中报告的所有信息。这在计算机会计系统中很常见。当公司设立一个新的子分类账时,他们必须指定哪个控制账户覆盖分类账。
当公司为其财务信息创建单独的子分类账时,账户对账也更容易。会计人员可以区分哪些分类账容易出错。然后将这些单独的分类账设置为每月对账。这一过程包括提取总分类账总额,并将其与次级分类账中的总额进行平衡。两者之间的差异需要研究来发现并纠正任何问题。
公司不需要在总分类账系统中添加子分类账。使用个人分类账只是一个财务数据管理系统。披露某些信息通常有助于利益相关者评估公司的财务状况。它还为查看公司账目的贷款人和投资者提供了透明度。
总分类账的子单元可能太多。当这种情况发生时,一家公司会花费大量时间将每个分类账与主总账进行平衡。如果个别分类账包含的信息不是永久性的,那么分类账就没有必要了。这将导致审查分类账,以确保没有信息发布在那里,并且每个会计期间的余额为零。发生这种情况时,会计师会花更多时间管理空账。。
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