要保存零用现金日志,首先必须决定是要保存书面日志还是在计算机上记录交易。然后,您必须创建或获取一个日志,其中包含适当的条目列,例如日期、交易金额、收入或支出描述以及余额。创建此日志后,您只需记录每次使用零用现金付款或收到此表单中的款项即可进行跟踪。此外,您还可以保留收据以备份日志条目 .
当你需要保留零用现金记录时,重要的是要明白,在创建零用现金记录时,你确实有选择。你可以使用书面日志、专门为记录零用现金交易而设计的计算机软件程序,甚至只使用计算机电子表格来创建日志。但是,如果您决定使用计算机选项记录零用现金,那么定期备份文件通常至关重要。如果你不记得这样做,你可能很难弄清楚你是如何花零用钱的,如果你的计算机系统崩溃,你可能很难证明你的支出。 .
通常,零用现金日志会有一个指定区域,用于记录各种数据。例如,您创建的日志应具有一个列,用于输入您使用现金支付或收到现金的日期,以及一个列,用于指定您是否收到用于记录交易的收据。您的日志还应包括一个区域,用于列出您向其支付现金的一方或您从其收到资金的人以及交易金额。你还需要一个区域来描述交易。例如,您可能会在该区域注意到,您支付了供应品或收到了捐款。。
当你记录零用现金时,你也需要记录账户余额。这意味着你需要一个列来记录每笔交易后零用现金的余额。跟踪余额不仅是良好的记录,而且可能会更容易注意到何时需要补充零用现金。
如果你经营的企业有员工,你必须决定谁可以使用你的零用现金,并负责保存日志。如果不止一个人可以访问,您需要一个系统来记录谁负责哪个交易。您可以通过在日志中添加员工姓名栏来记录这一点。
除了保留零用现金记录,还必须保留收到的任何与零用现金有关的收据。这甚至包括你认为不重要的少量的收据。你以后可能需要这些收据来证明你的一些开支。
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