会计系统使用一系列的分类账和日记账,以记录和分类企业从事的各种交易。 分类账分录代表这些账簿中的交易,会计人员通常将其标记为日记账分录。 各种类型的分类账分录包括分册和日记账。 这两类中的每一类都有不同的账簿,保存特定的交易,以便以后更容易参考。 复式记账法要求每条记录都有借方和贷方。
经典会计有两个要求,会计师在将商业交易记录到会计账簿时必须始终遵循。 首先,每个分录必须有借方和贷方,以便平衡会计等式。 其次,分类账分录必须始终导致资产等于对这些资产的索赔,无论索赔是由外部利益相关者还是所有者提出。 每个分类账和日记账必须遵循这些规则;否则,会计账簿将失去平衡。 此外,由于进入各分类账的分录不平衡,账簿中可能出现错误。
总账通常被称为原始分录账。 这意味着来自其他子账和日记账的总数字会滚入总账。 因此,所有影响子账和日记账的分录也会影响总账。 例如,常见的子账包括应付账款、应收账款、工资等。 这些子账都有自己的分录组,其名称代表它们所记录的子账。
日记本是会计系统中按时间顺序排列的账簿。 这些日记本的用途有些有限;它们只保留与销售、采购和现金收入有关的交易,以及现金支付和一般分录。 简而言之,所有分类账分录都属于这些日记本中的一种。 例如,购买库存导致采购日记本中的借方和现金支付日记本中的贷方。 其他分录以类似方式进入日记本,维持公司账簿的平衡。
会计师可以将整个月的分类账分录记录到各自的日记账中,这样可以确保账目始终是最新的,没有任何交易没有被记录到日记账中。 不同类型的日记账分录并不重要--销售、采购、现金收入或支出--只要它们是准确的,对会计账目有效。
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