记录员负责准确组织、归档和检索有关公司记录和账户的信息。他或她确保记录是最新的,任何必要的变化或补充都是及时的。许多现代办公室只保留电子记录,这就要求记录员熟练掌握文字处理软件、电子表格应用程序和数据输入方法。大多数记录员的工作是在医疗办公室和医院、政府机构和各种类型的企业中发现的。
准确管理一个组织的记录对该组织的成功至关重要。记录员将数据、实物文件和收据整合到一个一致的归档系统中。他或她可能被要求将文件转录成电子形式,并创建适当的存储文件,以便在必要时可以快速访问和修改信息。通常情况下,记录员会承担其他几种类型的行政职责,如接听电话、协助病人或客户,以及分发邮件。
记录文员在许多不同的工作环境中工作,包括医院、州和县办公室以及大型企业。医疗记录员对于跟踪病人数据至关重要,包括医疗图表和计费信息。随着经验的积累,他们会成为医疗计费和编码专家,与医生紧密合作,为诊断编码并从保险公司收取费用。
政府办公室的专业人员负责跟踪公共记录和法庭文件。州和县的记录员可能负责归档和检索出生证明、死亡证明、结婚证和离婚通知,以及其他重要的法律文件。那些为私营企业工作的人经常维护客户账户,跟踪账单和收据,并更新员工档案。
要成为任何工作环境中的记录员,一个人通常必须至少获得高中文凭或普通教育证书。许多雇主,特别是政府办公室的雇主,更愿意雇用在商业管理或会计方面有一些大学经验的文员。新的文员通常接受非正式的在职培训,由了解该工作要求的老文员或其他办公室工作人员提供。人们通常选择担任记录文员,以获得办公经验,并为在一个组织内担任更高级的职位做准备。
一些办公室以纸质文件和收据的形式保存实物记录,尽管许多组织正在意识到在计算机上保存记录的好处。人们需要熟练的记录员来仔细地将信息转移到新的电子系统中。新工人必须表现出强大的计算机知识和密切关注细节的能力。
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