方法1方法1/2：新闻资料袋设计

1. 1介绍你的组织。你的新闻资料袋的第一部分应该设计成让记者能够很好地了解你所在的组织。可以把介绍部分想象成你的新闻资料袋其余部分的Cliff’s Notes版本。它应该包含：对你的组织做什么的解释，为什么你的组织做它做什么，以及它为谁做。关于贵组织历史的基本事实，包括其成立日期及其随时间的增长。重要的统计数据说明了贵公司的情况。如果新闻资料袋是为一家公司准备的，这可能包括增长数据，如果新闻资料袋是为一个乐队准备的，则统计数据可能是YouTube的浏览量、下载量或访问的州（或国家）数。新闻资料袋其余部分的目录。媒体联系人及其联系信息。

2. 2向他们介绍你的产品或服务。以某种方式、形式或形式，任何创建新闻工具包的组织都将提供产品或服务。由于产品或服务是产生收入的因素，你需要突出其优点，尽量减少缺点。如果你正在提供一个新产品，那么解释一下为什么它很重要。例如，Exmaster 5000——多年研发的巅峰之作——将彻底改变该行业。完全背离了标准，Exmaster 5000可以。。。“无论你是在兜售旧产品还是推出新产品，本节都要求提供图片、视频和音频来展示你的产品。尽管乐队、戏剧公司和非营利组织可能不认为自己提供了产品或服务，但他们的创意输出或使命构成了他们的产品。

3. 3包括新闻稿和过去新闻报道的链接。因为你的新闻资料袋是根据你自己的条件设计的，所以你应该包括你想要的媒体报道类型的例子。这是新闻资料袋的标准组成部分，记者们知道这暗示了你想要的报道类型。让你的新闻资料袋的其余部分用来证明为什么记者应该同意。如果你的新闻资料袋是完全数字化的，展示之前媒体报道的一个好方法是在你的页面上引用lede，并链接到整篇文章的PDF。如果你的新闻资料袋是实体的，请谨慎编辑。50页的旧文章和新闻稿太过分了。

4. 4写一个常见问题。一般来说，回答常见问题（FAQ）部分可以让你不必一次又一次地浪费时间回答同样的问题。但在新闻资料袋的背景下，FAQ应该建议你希望记者提问的问题类型。例如，如果你的组织销售的产品有多种用途，但出于任何原因被限制在市场的一个非常利基的角落，你可能会提出这样的问题：“这就是这个小部件所能做的吗？”并就如何充分利用你的产品给出一些建议。

5. 5撰写重要员工的简短传记。归根结底，所有的故事都是“人类兴趣”的故事。购买和使用产品的人和需要服务的人。在一个故事中，总有一种方法可以找到个人的角度，即使是关于一个产品发布的故事。当你写一点关于你的员工的文章时，你会让记者更容易了解个人角度是什么。当你在写传记的时候，要涵盖更多关于某某在哪里上学以及他们拥有多少学位的标准信息。相反，要强调受试者历史的一个独特方面，比如他们当初加入企业的原因。很多人都有学位，但很少有人有完全相同的激情和动机。例如，你可能会说，“我们的首席执行官鲍勃·史密斯（Bob Smith）一开始并不认为他会成为Widgetech这样的行业领导者的首席执行官。他一开始是一个有远见的人——制造一个独一无二的小部件。”

方法2方法2/2：品牌和定制

1. 1包括适当的证明。通常的做法是在新闻资料袋中包含客户的推荐信。由于在这个时代，新闻资料袋通常意味着网站的一个部分，因此推荐信通常是通用的，代表了多种类型的客户。尽管在这种情况下是有道理的，但如果你正在为某个特定的活动准备一个新闻资料袋，那么使用与该活动相似的人的推荐信会更好地为你服务。如果你正在为建筑师会议准备一个新闻资料袋，请附上建筑师的推荐信。例如，“Widgetech的小部件彻底改变了我制定房屋计划的方式。我的工作效率是Widgetech推出最初的小部件之前的十倍。现在他们又在努力，使我的成功成为可能。没有Widgetech，我就不会有今天的成就。”

2. 2创建特定于活动的多媒体。包括DVD、CD、幻灯片和（当然）照片在内的新闻资料袋越来越常见。添加这些组件很有效。媒体成员更可能阅读包含音频和视频元素的新闻资料袋。为你正在推动的活动定制多媒体，可以最大限度地提高策略的有效性。把你的新闻资料袋想象成一封给记者的长信，解释为什么以及如何报道你和你的产品。非定制的新闻资料袋就像一封格式信。就像你可能不太重视写信一样，记者也不太重视不适合你活动的新闻资料袋。因此，如果贵公司开发的新绘图软件将彻底改变建筑行业，那么您在新闻资料袋中包含的视频应该专门讨论这一点。记住，在你的新闻资料袋中包括你的徽标文件（使用闪存驱动器存储物理数据包）。

3. 3发布新闻稿。大约在活动前一周，向你希望报道活动（或希望报道）的出版物发送新闻稿。这样一来，你就可以避免在活动的第一天就在竞争激烈的新闻稿中迷失方向，并且你有足够的准备时间从活动前的宣传中获益。传统观点认为，你应该避免在周一、周五和周末发布新闻稿。大量的新闻稿在周一或周五上午发送，所以在周四下午发送你的新闻稿会让它脱颖而出。不要试图与重大新闻故事竞争。即将到来的飓风总是比你的产品发布更重要。

4. 4整理好你的实体媒体资料袋。在活动之前，整理好你的媒体资料。因为你的网站上有你的新闻资料袋，所以物理数据包有点多余。但大多数人更喜欢纸质阅读，而不是屏幕阅读，你想让报道你活动的人尽可能轻松地阅读。你不需要把你的信息包寄给平面设计师，但你应该尽最大努力让你的新闻资料袋看起来时尚而引人注目。它可能会与其他几个人争夺注意力，你应该利用你能获得的任何优势。