方法1方法1/3：处理每天涌入的纸张

1. 1创建一个中央收件箱来存放文件，直到您可以对其进行排序。一个中央收件箱是你把每天从桌子上或邮箱里收到的所有文件放进去的地方。这可能会帮助你保持条理，直到你有时间整理和处理每一件物品。你可以用一个小纸板箱作为你的中央收纳箱，或者为此准备一个特殊的箱子、篮子或托盘。把盒子放在桌子角上、前门附近的桌子上，或者其他看得见的地方，这样你就不会忘记它。

2. 每天2次检查收件箱，并留出重要物品。每天看一次收件箱中的每一件物品，寻找需要立即关注的物品。这些可能包括即将到期的账单、派对邀请或对时间敏感的表格。把这些东西放在一边，这样你就可以立即处理它们。你可能想要第二个盒子，颜色不同于第一个盒子，用来放紧急物品。例如，您可能会得到一个红色框，表示这些是紧急项目。

3. 3将要归档的项目放入文件箱。在中央收件箱和紧急信箱旁边放第三个信箱。将其用作要归档的项目的收集点。这将有助于你在准备归档之前将它们组织起来。确保这个盒子的颜色与其他盒子不同。否则，你可能会把盒子弄混。

4. 4将不需要的物品放入废纸回收箱。任何垃圾邮件或其他非必要的物品，如果最终进入你的收件箱，都可以直接进入回收站。在筛选文档时识别这些项目，并立即将其移动到垃圾箱中，以帮助保持收件箱中的整洁。把回收箱放在地板上，这样你就不会把它和其他箱子混淆了。如果任何不需要的物品包含个人信息，在处理之前将其切碎。

方法2方法2/3：选择归档系统

1. 1如果有很多任务需要管理，请设计月度和每日文件。这就是所谓的Tickler归档系统，它是一种记录你每天需要做什么的好方法。为每个月指定一个文件夹，为每个月的每一天指定一个文件夹。然后，将项目插入文件中。根据需要处理的日期将项目归档。例如，如果您需要在9月23日支付账单，请将账单插入该日期的文件夹中。

2. 2按字母顺序归档文件夹，以方便保存重要文件。按字母顺序归档对于查找个人、企业或主题的文件很有用。如果你有很多客户，并且你想为每个客户保存一个文件，或者如果你想用一种简单的方法来管理你的家庭文件，这可能是理想的选择。确保将个人的姓氏放在文件标签上，例如“Jones，Susan”或“Watson，David”按企业名称提交文件时，忽略“The”、“A”和“An”等词。例如，如果您有一位客户的业务被称为“蛋糕女神”，那么请根据“蛋糕”中的“C”进行归档，并在归档时忽略“The”中的“T”。

3. 3.选择数字归档系统以满足短期归档需求。如果你有一个短期项目，你想保持记录，那么数字归档系统可能会工作得最好。这是指为每个文档分配一个编号，并根据编号进行归档。但是，请记住，您还必须跟踪哪个文档对应哪个数字，例如使用电子表格。例如，您可以将3月14日这一周收到的所有项目分配到标记为1的文件夹中，然后将3月21日这一周的所有项目分配到标记为2的文件中，依此类推。另一个选项是按日期标记文件，并按时间顺序组织它们。例如，2018年5月2日收到的物品可以保存在标记为2018年5月2日的文件中。

4. 4对文件进行彩色编码，使查找项目变得快速而简单。为文件的每个类别指定一种颜色。这将帮助您一眼就能找到一类文件。例如，红色表示医疗账单，蓝色表示税收，绿色表示保险。要对数字或字母文件进行颜色编码，请将颜色指定给数字或字母范围，例如使文件为1-25或a-G绿色、25-50或H-M紫色，以及50-75或N-R黄色。

5. 5在文件夹中包含其他相关信息。添加额外的信息来描述文件的内容或所需的任何操作也将有助于提高归档系统的效率。为此，您可能需要添加以下一项或多项：文件编号或名称文件标题文件打开和关闭日期部门名称或团队计算机记录编号通知日期和处置方法

方法3方法3/3：将论文整理成文件

1. 1将最新文档放在文件顶部。使用文档上列出的日期来帮助您完成此操作。在你准备好要归档的文件并设置好归档系统后，你可以开始将项目放入文件中。始终确保将每个文件的最新文档放在最上面，以便轻松访问。例如，如果你有一份房主保险的文件，那么你会想把你的付费房主保险的最新记录放在文件的顶部。

2. 2保留与其相关的文件的附件。如果您有任何相关收据或其他文件需要与其他文件一起保存，请确保将它们保存在同一个文件中。您甚至可能希望在文档背面装订或使用回形针附件。例如，如果你有一张支付电费的收据，就把它钉在账单后面，以防你需要参考它。

3. 3.将大文件放入单独的信封中。你可以把这些信封放在与它们相关的文件后面。确保在信封正面包含内容说明。这将有助于消除文件中的混乱，提高归档系统的效率。例如，如果你有一个项目的蓝图，你可以把它们放在一个大信封里。

4. 4将原始文件归档，并处理所有副本。不提交副本将有助于防止在文件中查找项目时出现混淆。如果遇到任何副本，请处理这些副本，并仅将原始文档归档。如果您不确定哪一份文件是原件，那么您可能需要将这两项都归档，以确保您拥有原件。但是，尽量不要经常这样做，否则你的文件会很快堆积起来！

• 如果你不确定是否要归档或回收物品，请将其保存30天，然后重新评估。
• 扫描不必要的文档是另一种清除纸张杂乱的好方法，同时仍能在文档中保留信息，以备需要。