方法1方法1/2：格式基础

1. 1为打印文档选择衬线字体。衬线字体在字母的末端有额外的笔划，这使文本看起来更有装饰性和优雅。一些排版专家也认为衬线字体在印刷品中更容易阅读。如果您打算打印文档，请选择经典的衬线字体，如泰晤士报新罗马版、古董书或乔治亚州。要选择字体，请转到文档顶部的“主页”选项卡。从菜单功能区右侧的下拉式字体菜单中选择您最喜欢的字体。有数百种字体可供选择，但尽量使用简单、经典的字体，以保持文档看起来专业且易于阅读。避免任何过于复杂或艺术化的东西。

2. 2Go，无衬线字体，用于数字文档。无衬线字体缺少衬线字体所具有的小装饰脚。许多排版专家认为，数字屏幕上的字体比衬线字体更容易阅读。如果您不打算打印文档，请使用经典的无衬线字体，如Verdana、Lucida或Calibri。虽然Comic Sans是一种流行且易于阅读的无衬线字体，但它因显得幼稚和不专业而受到了一些不好的评价。如果你想让你的医生看起来优雅成熟，就不要使用漫画版。

3. 3.用标题分隔文本。标题是可以在整个文档中插入的小节标题，以清楚地标记每个部分。它们不仅让你的文本看起来很漂亮，而且让人们更容易使用屏幕阅读器浏览你的文档。要在文档中插入标题：键入要用作标题的文本。例如，你可以写“第一部分”或“简介”之类的东西选择标题文本。打开“主页”选项卡，然后转到位于文档右上角的功能区菜单的“样式”部分。从样式列表中选择所需的标题样式。例如，如果要创建顶级标题，请选择标题1。副标题选择第2品目或第3品目。

4. 4标题和正文使用对比字体。标题通常比正文大，这有助于它们脱颖而出。然而，如果你在标题中使用不同于文本其他部分的字体，它们也会更加突出，看起来更加有趣。默认情况下，Word的标题通常使用不同的字体（例如Calibri Light和常规Calibri），但请随意尝试选择自己的标题字体。将标题中的衬线字体与文档正文中的无衬线字体结合使用效果很好。例如，你可以使用Didot作为标题，Gill Sans作为正文。如果不想手动更改每个标题的字体，请转到“主页”选项卡并打开“样式”窗格。选择所需标题样式的下拉菜单，选择修改样式…并选择所需字体。

5. 5.将段落向左对齐。通常，左对齐是Word文档的默认设置。如果设置已更改，则可以通过打开主窗格来重置对齐方式，并从文档顶部的带菜单中间的格式化部分中选择左对齐。对齐按钮位于列表格式按钮的正下方。选择最左边的那一条，它看起来像一系列的线条，左边是均匀的，右边是不均匀的。您还可以通过转到屏幕顶部的“格式”菜单并从下拉列表中选择段落来更改文本对齐方式。在“常规设置”菜单中将对齐设置为左侧。虽然在大多数情况下，左对齐效果最好，但也有例外。例如，你通常会将标题和作者行放在论文顶部的中心位置。你也可以选择将标题居中。在大多数情况下，最好避免使用“justify”对齐，这会使文本在左右两侧都均匀。这种格式最适用于小册子、杂志文章和时事通讯等窄栏文档。

6. 6将边距设置为至少1英寸（2.5厘米）。页边距设置决定文本和页面边缘之间的空间大小。默认情况下，Word文档中的边距每边设置为1英寸（2.5厘米）。然而，有时更大的利润看起来更好。例如，1.5英寸（3.8厘米）宽的页边距是求职信的好选择。要更改页边距大小，请从文档顶部选择布局选项卡，然后选择最右侧的页边距。选择其中一个预设或选择自定义边距，然后输入您喜欢的数字。Word默认的12点字体大小和1英寸（2.5厘米）的边距大小组合是许多专业引用和格式样式（如APA和MLA）所必需的。如果你正在完成课堂或出版物的写作作业，请查看有关页边空白和字体大小的指导原则。虽然可以缩小页边距，但如果文本挤满了页面边缘，文档的可读性和外观就会降低。

7. 7如果你的风格需要，将每段的第一行缩进。如果你的文档是一个完整的文本块，读者很快就会厌倦看它。处理这个问题的一种传统方法是使用段落缩进。最简单的方法就是直接点击⏎ 准备开始新段落时返回，然后点击标签↹ 键在新行开始处创建缩进。Word中的默认缩进为.5英寸（1.3厘米），这是许多标准格式样式（如APA和MLA）所需的缩进大小。还可以使用Word中的布局选项卡自动缩进每个段落。将带菜单中的缩进设置设置为所需大小。例如，将左缩进设置为0.5英寸（1.3厘米）。每次你打⏎ 返回以开始新段落，它将自动缩进。你也可以通过打开格式下拉菜单中的段落…来进行这些调整。在“设置”窗口的“缩进”区域中设置所需的精确缩进大小。如果你想用Tab↹ 要缩进每个段落，还可以调整制表位设置以更改缩进的大小。转到“主页”选项卡，然后单击功能区菜单中央段落部分的“增加缩进”或“减少缩进”按钮。

8. 8.在段落后添加额外的空格，以替代缩进。对于某些类型的文件，如求职信，段落缩进已经过时。如果你想让你的文档看起来更现代，可以跳过缩进，改用段落间距。要执行此操作，请转到文档顶部的“主页”选项卡，然后选择“行间距和段落间距”按钮。将打开一个窗口，您可以在其中调整段落间距设置。输入你想在每个段落后添加的空间点，通常为6到8点。你也可以简单地点击⏎ 在每个段落后返回两次，以创建额外的行空间。要将首选段落间距自动应用于整个文档，请更改“布局”选项卡中的段落间距设置。或者，转到文档顶部的“设计”选项卡，然后选择“段落间距”下拉菜单。选择要自动将样式应用于整个文档的预设间距。

9. 9遵循行距要求。如果你在课堂上写论文，你的老师可能需要两倍的间距。一些标准格式样式（如MLA）还规定，文本的间距必须加倍。另一方面，最好将某些其他类型的文档（如求职信）隔开。无论您正在编写的文档需要何种间距，都可以在Word文档顶部的“主页”选项卡中设置间距。转到功能区菜单段落部分的行距选项菜单，然后从下拉列表中选择所需的间距。如果您已经开始编写文档，则需要先选择要格式化的文本。否则，只需在开始写作前设置行距即可。如果您的文档没有任何特定的间距要求，您仍然可以调整间距以使其更易于查看。打开“常用”选项卡中的“行距”菜单，输入每行之间的自定义间距（例如1.08空格）。

方法2方法2/2：先进技术

1. 1打开格式化标记，轻松发现并解决问题。你可能没有意识到，但你键入的每个Word文档都有隐藏的格式标记。要查看它们，只需打开“首页”选项卡，然后在文档顶部的“色带”菜单的中间部分点击段落符号按钮。这将揭示段落标记、字符之间的空格、制表符、分节符和分页符等你可能没有意识到的东西。如果你发现一个问题，比如一个段落标记，你可以简单地删除它来解决任何麻烦的格式问题。例如，空白段落有时会导致文档中出现不需要的额外页面，而没有内容。如果愿意，您甚至可以微调哪些格式标记是可见的。在Word for Windows中，转到“文件”菜单，然后打开“选项”并选择“显示”。转到“在屏幕上始终显示这些格式标记”部分，选择要查看的标记。如果您使用的是Mac电脑，请进入Word菜单，然后打开Preferences并选择View。在“显示非打印字符”下选择要查看的标记。

2. 2使用字距调整功能改善文本外观。“字距调整”是调整文档中字母间距的一种方法。大多数时候，这是你不必担心的事情。然而，在某些字体中，某些字母或字符与默认间距（例如“a”和“Y”）并排出现时可能会有点尴尬。要调整Word中的字距：打开“格式”菜单并选择“字体”。选择“高级”选项卡并选中字体紧排旁边的框。在“点和上方”框中，调整要应用紧排的点大小。它会自动为你使用的字体填充当前的点大小。

3. 3启用智能报价。Word有多种自动格式化选项，可以让你的生活更轻松，让你的文档看起来更专业。可以启用的最有用的自动格式设置选项之一是智能引号，它会自动设置引号的格式，以便它们在每个引号的开头和结尾都指向正确的方向。要启用智能报价，请打开文件菜单并选择选项，然后选择校对和自动更正选项。或者，如果您使用的是Mac，请打开“工具”菜单并选择“自动更正选项”。从那里：单击“键入时自动格式化”选项卡。转到“键入时替换”部分。选中带智能引号的直接引号旁边的框。同时，还可以调整其他自动格式化选项，例如将双破折号（-）替换为单个长em破折号（–）。

4. 4尝试预设的样式设置。无论您是使用Word的默认样式还是众多可用模板中的一个，都可以使用默认样式设置创建自己独特的品牌。要调整样式设置并自动设置文档的格式，请转到“主页”选项卡并打开“样式”窗格。选择所需的样式，然后打开该样式的下拉菜单，并在“修改样式”窗口中选择“修改…”对样式进行任何调整。例如，您可以更改字体大小和颜色，或调整段落或行距。也可以在功能区菜单中右键单击所需的样式（如果在Mac上，则使用Ctrl-click），然后选择“修改样式”。如果要使用一组不同的预设样式，请转到文档顶部的“设计”选项卡，然后从功能区菜单中选择一个主题。这将改变文档的整体外观。

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