方法1方法1/4：写出正确的单词

1. 1考虑到你的听众。根据你的听众选择合适的词是很重要的。例如，在给老板发电子邮件或起草求职信时，你应该使用正式语言。把你的非正式语言保存起来，比如在电子邮件开头写上“嘿”，留给亲密的朋友和家人。

2. 2必要时解释不熟悉的概念、术语和数据。选择正确的词语还意味着向可能不熟悉特定词语或短语的听众解释。例如，如果你正在写一项新技术，你可能需要解释论文或电子邮件中出现的技术术语，因为你的读者可能在过去没有遇到过它们。不过，在其他情况下，你的听众可能熟悉技术术语，因此你不需要解释它们。

3. 现在知道你正在使用的单词的定义。书面交流中最常见的错误之一是误用某个词。通常你可能认为一个词的意思是一件事，但实际上它的意思完全不同。例如，你可能会写道，美洲原住民不是一种单调的文化，而实际上你的意思是，美洲原住民不是一种同质的文化。问问自己，“我确定我知道这个词的定义吗？”使用字典查找那些你不太确定其含义的单词的定义。

4. 4.小心不受欢迎的含义。有时候，你会写一个句子，却没有意识到你所选择的词传达了一个不想要的意思。例如，你可能会写道，“我看了男孩的私人场所，”而实际上你的意思是，“我看了男孩的藏身之处。”

5. 5远离陈词滥调。陈词滥调是一个被过度使用到失去原有效果或意义的短语。如果你想提高书面沟通技巧，就应该避免这些陈词滥调的表达方式。不要写“在今天和这个时代”，试着写“今天”或“现在”不要写“死得像门钉一样”，只要写“死”

6. 6为每种特定的写作形式选择正确的单词和结构。理解不同类型的书面交流有不同的要求是很重要的。例如，电子邮件的要求与公司报告不同。同样，给保险公司的一封信的写法也将不同于给员工的一套指导原则。在写商务信函和正式电子邮件时使用专业语调。在给朋友写信或发电子邮件时，你可以使用非正式的语言。

方法2方法2/4：构建结构化段落

1. 1.在每一段开头加一个主题句。主题句陈述了段落的主要思想。这有助于读者识别段落的主题，以及他们希望在段落中阅读的内容。虽然高级作者可能要到段落的中间或结尾才介绍段落的主题，但对于那些提高写作技能的人来说，在段落开头加入主题句是个好主意。例如，如果你正在写一段关于不同品种狗的文章，你可以用一个主题句开头，比如“有200种不同品种的狗”

2. 2.使用主体句发展段落主题。用主题句介绍段落内容后，用接下来的2到3个句子描述、分析和比较与段落主题相关的数据、事件或引语。在主体句中，你将包括并分析你在段落中陈述的任何证据，或提供有关事件、人或情况的详细信息。

3. 3.以结束语结束。在主题句中介绍了段落的范围或论点，并在主体句中分析或展示了数据和证据后，用结论句结束。这是你总结你的想法和要点，然后再继续下一节的论文或文章。

方法3方法3/4：避免常见语法错误

1. 用撇号表示占有。最常见的语法错误之一是撇号的不当使用。记住，撇号表示所有权或占有权。例如，如果你谈论的是你丈夫拥有的电视，你不应该写“我丈夫的电视”你应该写“我丈夫的电视”如果一个名词不以s结尾，在名词的末尾加上。例如，如果你说的是狗的爪子，写下“狗的爪子”如果这个名词是复数，并且已经以s结尾，只需加一个撇号。例如，如果你说的是两只狗的爪子，写下“狗的爪子”

2. 2遵循资本化规则。专有名词和由其构成的词应始终大写。您应该始终大写名称、国家、城市、州、民族、语言、教育机构、教育学位、政府部门、政党以及行业或品牌名称。你还应该把句子的第一个单词和引语的第一个单词大写。

3. 3.注意句子片段。一个常见的语法错误是使用不完整的句子，也称为句子片段。每一个被标点的句子都应该是一个完整的思想，并且能够作为一个句子独立存在。

4. 4.一致使用同一动词时态。避免在单个句子或段落中切换时态。一般来说，在一篇文章中，你应该始终如一地使用相同的时态。例如，不要说：“下雨了，云很黑。”相反，试试“下雨了，云很黑”或者“下雨了，云很黑”例外情况确实会发生！例如，如果你正在用现在时态写一篇论文，那么换成过去时态写一篇倒叙或轶事就可以了。

方法4方法4/4：简洁地写作

1. 避免冗长。简洁的写作意味着你必须用尽可能少的语言表达你的信息。消除任何多余或不必要的字眼，让你的信息变得复杂。例如，不要写“我正在就你上一份报告的事情发电子邮件。”相反，试着写下“我正在通过电子邮件发送你的上一份报告。”试着用一个简单的“尽管”替换“不管事实是什么”如果你觉得写作的冲动是“因为”，那么试着写“因为”。

2. 不要使用多余的词对。应避免将意义相似的词组合在一起。这样做只会让句子变得混乱，对传达信息几乎没有帮助。重复配对的例子包括突发危机、每个人、未来计划和过去的历史。不要写“案件的真相很清楚”试着写下“案件的事实很清楚”

3. 3.消除无意义的词语。你不应该使用与句子无关的词语。在有效的书面交流中，诸如“显然”、“基本上”、“非常”、“真的”和“显然”这样的词语应该被删除。例如，你不应该写，“实际上，阿曼达在大象小便时看着它。”取而代之的是：“阿曼达在大象小便时看着它。”像“实际上”这样的词可以用来表示矛盾。

4. 4.用一个词代替一个短语。通常，你可以简单地用一个单词来替换整个短语。例如，“在事件中”和“在情况下”等短语可以替换为“如果”根据写作目的、受众和风格的不同，这可能是不必要的。