セクレタリーと受付の違い

秘書と受付嬢は、どのような組織においても重要なポジションであり、両者にはいくつかの違いがあることが浮き彫りになっています。この2つの役職は、同じ仕事であるという一般的な誤解に反して、異なる役割、機能、責任を担っています。秘書はどちらかというと個人的なアシスタントや事務的なアシスタントであるのに対し、受付は組織に入ったときに最初に出会う人です。秘書と受付の機能の違いについて見ていきましょう。

秘書は誰ですか？

オックスフォード英語辞典によると、秘書とは、タイプや記録などを行うために雇用された組織の管理職のことである。秘書の機能は、組織の規模によって異なります。小さな会社では受付と秘書の二役をこなさなければならないかもしれませんが、大きな会社では、上司のスケジュールの整理、すべての郵便物の受け取りと返信、備品の発注、上司とのアポイントメントの調整、重要な手紙のタイプなどを担当します。

秘書は、高卒または同等の学歴を有し、高速タイピングスキルを有することが必要です。多くの企業は、さらに秘書レベルのスキル証明書を持つ人を好む**。では、違いを明確に把握するために、受付の役割に話を移しましょう。

受付担当は誰ですか？

レセプショニストは通常、フロントでお客様をお迎えし、ご要望に応じて各部門にご案内することが求められます。また、かかってきた電話に応対し、問い合わせに応じ、クレームに耳を傾けなければならないのも彼女である。組織の重要な人物に面会を希望する者は、その人物に面会して面会の日時を確保しなければならない。

どの会社にも電話をかけると、たいてい聞こえてくるのは受付の人の声です。受付は、すべての来訪者のお世話をしなければならないので、好感の持てる人柄、親切な態度、甘い声で印象づけなければなりません。あらゆるビジネス上の問い合わせに最大限の効率で対応し、突発的な問い合わせを真の顧客に変えることができるよう、電話応対のエチケットを身に付けていなければなりません。

秘書と受付嬢の役割、責任、機能には大きな違いがあることは明らかである。

セクレタリーと受付の違い

秘書、受付の定義。

秘書: タイプ、記録などを行うために雇用された組織の事務担当者。

レセプショニスト：オフィスで来客を出迎え、受付をする人。

秘書・受付の特徴

責任

秘書：ボスのスケジュール管理、郵便物の受け取りと返信、備品の発注、ボスとのアポイントメントの調整、重要な手紙の印刷など。

レセプショニスト：お客様をお迎えし、必要に応じて各部門へご案内します。また、電話応対、問い合わせ対応、クレーム対応なども必要です。

必要条件

秘書：秘書技能検定の資格は必須です。

受付：特別なスキルは必要ないが、好感の持てる性格、親切な態度、甘い声が必要。

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