Excelダッシュボードは、大きくて見づらいスプレッドシートの中で、最も関連性の高いデータを表示する優れた方法です。自分が参考にするため、あるいは他の人に情報を伝えるため、麦と麦を分けるには最適な方法です。

このガイドでは、私が毎年再放送している「シンプソンズ」のハロウィン特別エピソードのお供となるダッシュボードを紹介します。しかし、トレーニングプランから営業報告書まで、同じアプローチを適用することができます。

エクセルでダッシュボードを作成する方法

これらの3つのテクニックは、標準的なExcelダッシュボードを、便利で美しいリソースに変え、長期的には時間と労力を節約することができます。Excelのダッシュボードの基本的な設定方法は、ほとんど同じです。ダッシュボード自体がすっきりするように、バックグラウンドで1つ以上のテーブルを使って仕事をこなすのが標準的です。

1カメラツールを使ってダッシュボードにグラフィックを追加する

カメラツールは、私たちにとってとても便利なものです。表計算ソフトの別の部分の一部を、正確に希望する位置に表示することが簡単にできるようになります。これを利用して、ダッシュボードにチャートを配置することにします。

まず、チャートを作る必要があります。

ご覧のように、今のところ比較的シンプルな構成にしています。各エピソードのIMDBユーザースコアのみを追跡しています。次に、まだ作成していない場合は、「Dashboard」というワークシートをもう一つ作成します。

次に、表計算ソフトでグラフを含む領域を選択し、カメラボタンをクリックします - クイックアクセスツールバーに追加する必要がある場合もあります。Dashboard ページで、チャートを配置したい場所をクリックします。

同様の結果が得られるはずです。今、精密な調整をする必要はなく、**ダッシュボードに表示するだけでいいのです。すべてのコンポーネントの準備ができたら、次はレイアウトをどうするか。

2 項目を切り替えるドロップダウンメニューの実装

次にダッシュボードに追加したかったのは、ユーザーが個々のエピソードを選択して、関連する詳細を表示できるドロップダウンメニューです。ダッシュボードは一目でわかるように情報を提供するために使われるものなので、このように負荷がかからないようにすることが大切です。

データの準備

この設定を行うには、データを保存したテーブルに戻り、テーブルの見出しをコピーして、ページの一番下に貼り付ける必要があります。

また、これから追加するインデックス機能で重要な役割を果たすプレースホルダーとして、黄色でハイライトした「1」を追加していることがわかります。

このコードを、先ほど貼り付けたテーブルの見出しの下の一番左のセルにコピーしてください。

=index(a2:g11, $a$29, 0)

スプレッドシートを反映させるための変更が必要です。最初のセルは、見出しを除いたすべてのデータをカバーする必要があります。2番目は先ほど追加したプレースホルダーの番号で、3番目はゼロのままでよい--この例では、列を指定しない。

数式をドラッグして、行全体を埋める。

上記では、プレースホルダーの数値を2に変更し、2行目のセルの情報を再入力していることがわかります。これがドロップダウン・メニューの基本です。

ダッシュボードにデータを追加する

古い友人であるカメラツールを使うときが来ました。ダッシュボードに情報を入れたいセルを選択してアイコンをクリックし、ダッシュボードのワークシートに移動して希望の位置に配置します。

繰り返しになりますが、まだきれいに仕上げる必要はありません。現在、ダッシュボードの骨格に注目しています。データの入ったワークシートに戻り、手動で数値を変更し、ダッシュボードの値が変わったかどうか確認します。

私のスプレッドシートはうまくいっているので、これからもドロップダウンメニューを追加していくつもりです。

開発者」タブで、コンボボックスを選択します。

好きな場所に配置し、右クリックで「コントロールの書式設定」を選択します。

入力範囲」には、描画するセルの範囲を入力し、「セルリンク」には、数値を追加するセルを入力する。どちらの場合も、そのワークシートへの参照を追加することを忘れないでください。

これでドロップダウンメニューが正しく動作するはずです。

ダッシュボードのタスクにスケジュールを追加する

最後に、タスクのスケジューリングについて、簡単な方法を追加します。ハロウィンの前に「恐怖のツリーハウス」の再現を完成させるには、厳しいスケジュールをこなす必要があります。ダッシュボードに、その日に見るべきエピソードを自動で教えてほしいのです。

そのために、データの入ったワークシートに行き、ドキュメントの左端に新しい列を追加します。

各エピソードの視聴予定日を追記しました。別の文脈では、特定のタスクの期日を追加することができます。列の一番下には、=TODAY()を使って、常に現在の日付を表示するセルを生成しています。

次に、右のセルに直接**以下の数式を入れてみます。

=vlookup(a12, a2:b11, 2, false)

その様子は以下からご覧いただけます。

最初のセルが今日の日付を指し、次にセルの範囲がVLOOKUPが一致するものを探す場所を指定する。

数字の2は、結果を2列目以降からプロットすることを示し、FALSEは、完全一致のみを探すことを確認する。

これは非常にうまくいくので、行の残りの部分を数式で埋めてから、再びカメラツールを使ってこの情報をダッシュボードに追加します。

ダッシュボードに多くの情報が表示されるようになったので、次はデザインの微調整を始めます。

インパネデザイン

ダッシュボード制作のこの段階は、自分なりの美学を貫くことが大切です。ただし、完成品は一目でわかるようにデザインされているので、大きなフォントとコントラストカラーは常に有効な手段であることを忘れないようにしましょう。

最初の選択肢は、「ページレイアウト」タブを開き、グリッド線の下にある「印刷」と書かれたボックスのチェックをはずすことでした。私たちの情報はすべて別のシートから得ているので、グリッドは特に役に立ちません。また、「セルの書式設定」メニューで、背景色を黄色の濃淡に似た適切な色に変更しました。

まだ特にきれいには見えませんが、まだまだ序の口です次に、ダッシュボードに用意されているセルを調整できるように、データシートを見ます。そこで色とフォントを変更し、ダッシュボードのページに戻ってレイアウトを処理します。

まず、すべてのテキストを、番組でよく使われているFuturaの縮約形に変更することから始めました。

次に、ハロウィンをテーマにした黒とオレンジの配色で、背景の黄色とのコントラストがきれいなものを紹介します。

この時点で、データテーブルに戻り、いくつかのセルを調整することにしました。数字や年号を含むものは、今回のデータには少し幅が広すぎるように感じました。

これが完成したダッシュボードです。右上のセクションは現在の日付で更新され、下のセクションはドロップダウン選択に基づいて変更されます。傲慢な態度ではなく、明確かつ簡潔で、多くの情報を提供しています。

自分なりに工夫してみる

今回組み立てたダッシュボードは、ある特定の目的のために設計されたものです。しかし、同じ技術でもさまざまな応用が可能です。

例えば、TODAY関数と他の計算式を組み合わせて使う方法を理解することで、さまざまなタスクのスケジューリングに活用できます。同様に、カメラツールも非常に柔軟性があります。

重要なのは、ダッシュボードが何をする必要があるのかを特定し、Excelでどのようにそれを促進できるかを判断することです。これは非常に強力なソフトウェアです。重要なのは、どの機能が何をするのかを知ることです。

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