さまざまなファイル共有アプリが登場し、選択の幅が広がっているのではないでしょうか。googledriveでのシンプルな共有からDropboxまで、それぞれに魅力的な機能を備えています。

しかし、Docs.comはどうでしょうか。 Microsoftが提供するこの便利なオンラインサービスには、まったく新しいレベルの共有を可能にする追加機能があります。共有ファイル・ドキュメンテーション・サイトの利用を検討すべき理由をご紹介しましょう。

ログインして移動する

ドキュメントサイトを利用するには、まずログインが必要です。メールアドレスや電話番号を使って、アカウントを作成することができます。また、Facebook、Microsoft、または該当する会社や学校のアカウントを使ってサインインすることもできます。

ログインすると、トップページにダイアリー、ドキュメント、コレクションのセクションが表示されます。

日記は、自分の考えやアイデア、物語を書き込む場所です。ブログの概念と似ていますね。コレクションは、アップロードされた文書だけでなく、Web上で見つけたコンテンツを集めるための領域です。オフィスのファイルを素早く簡単に共有するために、まずドキュメントセクションがあります。

ドキュメントの基本

Documentsは、ドキュメントをアップロードするためのエリアです。同僚やチームメンバーとの資料共有に最適です。ドキュメント]タブを選択し、[公開]ボックスをクリックします。または、「新規文書の追加」ボタンをクリックし、ドロップダウンボックスから文書を選択します。

ドキュメントをページにドラッグしたり、URLを入力したり、パソコンやOneDrive、OneNote、Office Mix、Swayからファイルを取り込んだりすることが可能です。ファイルをアップロードした後、詳細、可視性、ユーザーの活動オプションなど、さまざまなプロパティを設定することができます。

ドキュメント詳細

ドキュメントを共有するためには、タイトル、著者、説明のセクションを記入し、ユーザーがドキュメントを識別できるようにする必要があります。

視認性

多くのユーザーには、Web上で検索可能な「公開」と、直接リンクを持つユーザーのみが閲覧可能な「限定」の2つの可視化オプションが用意されています。職場や学校のアカウントに適用される場合、「組織」オプションも表示されます。

以下は、可視化オプションを使用したファイル共有の例です。

• 公共政策や規格書、アンケート、製品のデモや説明書など。
• 有限会社 - 私文書、会社文書、グループプロジェクト、個人文書。
• 組織 - 仕事や学校の会計に関する書類。

公開に設定し、後日変更する場合、1つだけ重要なことがあります。検索エンジンのリストからの削除に数日かかる場合があります。したがって、ドキュメントを共有する意図に応じて、慎重に選択するようにしてください。

観客動員数

プロパティのこのセクションでは、他の人があなたのドキュメントで行うことを許可するものを決定することができます。コメントを許可する（チェックを外す）、ダウンロードを許可する、ダウンロードにログインを要求する、などのチェックを入れることができます。

ドキュメントの保存

最後のエリアには、Creative Comm***のプロパティ、マーカー、言語オプションが含まれますが、これらはすべてオプションです。終了したら、必ず「保存」ボタンをクリックしてください。

ドキュメントを共有する

さて、ファイルの設定が完了したら、いよいよ共有です。

1. ドキュメントを保存した直後、リフレッシュページの上部に共有リンクが表示されます。
2. ホームページで、ドキュメントにカーソルを合わせ、「共有」を選択します。ポップアップボックスが表示され、直接リンクとFacebook、Twitter、LinkedIn、Google Plus、Eメールで共有するオプションが提供されます。
3. また、文書の編集が必要な場合は、このページでリンクを取得することができます。トップページで、ドキュメントにカーソルを合わせ、「編集」を選択します。上部にリンクがあり、ここからコンテンツを探します。

そして、そのリンクを同僚やクラスメートなどに共有し、ファイルを閲覧してもらうことができます。お客様のプロパティの設定（上記のとおり）により、ユーザーはファイルへのアクセス、ファイルのダウンロード、コメントの追加にログインする必要がある場合とない場合があります。

アプリケーションリリースより

Office 2016で追加された新機能により、ドキュメントサイトへの文書の公開が迅速に行えるようになりました。Word、Excel、PowerPointで文書を開いた後、「ファイル >発行」を選択します。その後、ドキュメントサイトが表示されますので、タイトルと可視性の場所を選択してください。

シリーズ基礎編

前述の通り、アップロードされた文書に加え、Collecti***セクションでは、Webコンテンツを収集し、共有することができます。このエリアは、関連するアイテムをまとめて共有したい場合に最適です。

コレクション]タブを選択し、[コレクションの作成]ボックスをクリックします。または、addnew ボタンをクリックし、ドロップダウンボックスから Collection を選択します。作成したコレクションにアイテムを追加するには、コレクション内の赤いボタンを使用するだけです。

ここでは、このコレクションがどのような場面で役に立つのか、その一例をご紹介します。

ビジネス向け

企業は、このコレクションを研究開発、マーケティング、販売に利用することができます。ウェブ上で見つけたリンクやコンテンツを含めることは、この機能の重要な部分であるため、それらをまとめておくことは非常に有効です。例えば、製品の仕様書や要求仕様書をアップロードし、市場調査や関連データサイトへのリンクを追加することができます。

クリエイター向け

ライター、アーティスト、作家などのクリエイターにとって、コレクションは作品を発表するための優れた手段です。記事のサンプルや経歴、掲載されたWebサイトなどを簡単に掲載することができます。

アーティストは、Swayでデモや個人的なストーリーを共有したり、自分の作品を紹介しているギャラリーへのリンクを貼るなどして活用することができます。著者は、小説の抜粋と経歴ファイルをアップロードし、本を購入するためのショッピングサイトへのリンクを貼ることができます。

学生向け

研究参加のためのグループプロジェクトは、コレクションを使用する場合の良い例です。講師のファイル、概要資料、プロジェクトノートなどをアップロードし、リソースへのリンクを貼ることができます。これにより、プロジェクトに関連するすべての情報を一カ所に集め、チームが簡単にアクセスできるようになります。

コレクションを共有する

コレクションへの共有リンクを取得するには、Collecti***タブであることを確認してください。コレクションにカーソルを合わせて「共有」を選択すると、ポップアップボックスが表示され、ダイレクトリンクやその他の共有オプションが表示されます。

docs.comを試すときが来たのでしょうか？

ファイル、投稿、リンクを共有するためにDocumentsサイトをチェックしたことがないのであれば、試してみる価値は確かにあります。機能を調べたり、コレクションを楽しんだり、ファイルを簡単にアップロードすることができます。

アプリの共有や、ドキュメントサイトの試用はお済みですか？