メールの整理は面倒で時間のかかる作業ですが、見たい重要なメールを見逃さないためには、しばしば必要な作業です。ニュースレターやスパムメールなどを選別する代わりに、メールの受信トレイを効率化する方法が2つあります。

一方は、ほとんど重量を必要とせず、もう一方は、努力は必要かもしれませんが、素晴らしい結果につながるでしょう。

アルト1本

アメリカ・オンラインの新サービス「アルト」は、メールを見逃さないための最も簡単で、すぐに使える方法だろう。Altoは、iOSとAndroidのアプリ、およびブラウザからアクセス可能なWebインターフェースとして提供されており、メールをスタックと呼ばれるグループに自動的に整理することができます。

Altoは、Gmailのタブ表示をステロイド化したようなものです。Gmailはメールをメイン、ソーシャル、プロモーション、アップデートという4つの便利なセクションに分けますが、Altoはさらにその上を行きます。 Altoのスタックには、ドキュメント、写真、ショッピング、旅行、ファイナンスなどによるメッセージのグループ分けが含まれています。

また、他のメールプロバイダーのフィルターと同じように、追加のスタックを作成することもできます。スタック作成の条件として、送信者、受信者、キーワードがあります。また、写真、ファイル、メッセージのみを含むメッセージのいずれかを選択することもできます。

Altoのもう一つの利点は、すべてのメールアカウントを一箇所にまとめられることです。つまり、一つのメールプラットフォームで気に入った整理整頓機能を、すべてのアカウントで使用することができます。

2 フィルタ、ラベル、ホワイトリスト

アルトのメールアカウントへのアクセスを許可したくない場合、あるいはアルトの自動化システムが自分の基準に合わないと感じた場合は、フィルターを設定し、すべてのメールをフォルダーに、Gmailの場合はタブに分類するという、より時間がかかり面倒な方法を取ることができます。

多数のニュースレターやメーリングリストの受信に登録すると、非常に時間のかかる作業となります。フィルターは、ほとんどすべてのメールプロバイダー（Gmail、Outlook、Yahooを含む）の標準機能です。

送信者、受信者、件名、本文に含まれるキーワードや添付ファイルに基づいたフィルタを作成することができます。フィルタを作成すると、特定のメッセージを指定したフォルダに自動的に移動させることができます。特定の送信者、キーワード、添付ファイルを見逃したくない場合は、これらのメッセージに自動的にマークを付けて、最も重要なメールがどこにあるか分かるようにすることもできます。

フィルターを作成するだけでなく、特定の送信者やリストをホワイトリストに登録して、そのメールが迷惑メールの受信トレイに表示されないようにすることもできます。Gmail、Yahoo、Outlook.com、AOL、私書箱についてのガイドをご覧ください。

大切な情報を見逃さないために、どのような工夫をされていますか？

写真提供：Who is Danny