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ほとんどの場合、microsoftexcelのスプレッドシートを検索するのはかなり簡単です。行と列をスキャンするだけではダメな場合は、Ctrl+Fで検索してください。非常に大きなスプレッドシートを扱う場合、これら4つの検索関数のいずれかを使用すると、時間を大幅に短縮できます。
Excelで検索するためのFindの使い方を知っていれば、スプレッドシートがどんなに大きくても、Excelで必ず何かを見つけることができます
この関数では、列と値を指定すると、別の列の対応する行から値が返されます(意味がわからない場合は、一瞬でわかります)。例えば、従業員の苗字を番号で検索したり、苗字を指定して電話番号を検索したりすることができます。
以下は、この関数のシンタックスである。
=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])では、その使い方をみてみましょう。このスプレッドシートには、ID番号、氏名、都市、州、SATのスコアが含まれています。例えば、「Winters」という名字の人のSATのスコアを調べたいとすると、VLOOKUPを使えば簡単です。以下は、使用する計算式です。
=VLOOKUP("Winters", C2:F101, 4, 0)SATのスコアは姓の列の後の4番目の列なので、4は列インデックスパラメータである。なお、テキストを検索する場合は、[range\u lookup]を0に設定するとよいでしょう。
その結果は以下の通りです。
これは、92行目(上の図)にいるKennedy WintersのSATスコアである651が返されます。スクロールして名前を探すのは、文法を素早く入力するよりもずっと時間がかかるのです
VLOOKUPを使用する際には、覚えておくとよいことがいくつかあります。範囲の最初の列がルックアップ値を含んでいることを確認します。最初の列にない場合、この関数は不正確な結果を返します。コラムがきちんと整理されていれば、問題ないでしょう。
また、VLOOKUPは1つの値しか返さないことを覚えておいてください。ルックアップ値として「Georgia」を使用した場合、Georgiaからの最初の学生のスコアが返され、実際にはGeorgiaからの学生が2人いることは表示されません。
ここで、VLOOKUPは別の列で対応する値を見つけ、HLOOKUPは別の行で対応する値を見つけます。通常、正しい列を見つけるまで列の見出しをスキャンし、フィルターを使って必要なものを見つけるのが最も簡単なので、非常に大きなスプレッドシートがある場合や、時間ごとに整理された値を扱う場合は、HLOOKUPを使用するのが最適です。
以下は、この関数のシンタックスである。
=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])このスプレッドシートには、各州の1行と、2000年から2014年のSATのスコアが含まれています。HLOOKUPを使って、2013年のミネソタ州の平均点を算出することができます。その方法をご紹介します。
=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)分数は、以下のように返されます。
2013年、ミネソタ州の平均スコアは1014点でした。なお、2013は文字列ではなく数字なので、逆カンマではありません。また、24位はミネソタ州出身で、24位にランクインしています。
ここでは、エクセルで加重平均を計算する方法を紹介します。
VLOOKUPと同様に、ルックアップ値はテーブル配列の最初の行にある必要があります。HLOOKUPでは、通常、列の見出しがルックアップ値として使用されるため、このような問題はほとんどありません。
インデックス作成とマッチングは異なる機能ですが、一緒に使うことで大きなスプレッドシートの検索をより高速にすることができます。どちらの機能もデメリットがありますが、組み合わせることで、両方の長所を生かすことができます。
しかし、まず、この2つの関数の構文が
=INDEX([array], [row_number], [column_number])この2つの関数をどのように併用するかは、明確ではないかもしれませんので、ここに列挙します。MATCHは検索語を受け取り、セル参照を返します。下の図では、F列の値646を検索すると、MATCHは4を返していることがわかる。
一方、インデックスはその逆で、セル参照を受け入れ、その中の値を返す。ここで、City列の6番目のセルを返すように指示されると、INDEXは「Anchorage」、つまり6行目の値を返すことがわかります。
MATCHはセルへの参照を返し、INDEXはその参照を使ってセルの値を見つけるというように、この2つを組み合わせたいのです。ウォーターズという苗字の生徒を覚えていて、その生徒のマークが何なのかを見たいとします。以下、使用する計算式です。
=INDEX(F:F, MATCH("Waters", C:C, 0))ここでは、マッチタイプが0に設定されていることに気づきます。これは、文字列を探すときに使いたいものです。以下は、この関数を実行したときの結果です。
図からわかるように、Owen Watersは1720点を獲得しており、これが関数を実行したときに表示される数字です。数列を調べるだけならあまり意味がないように思えますが、数百列を含む大規模なデータベースのスプレッドシートでこの操作を50回行ったら、どれだけの時間が節約できるかを想像してみてください。
microsoftexcelには非常に強力なデータ処理機能がたくさんありますが、上に挙げた4つはほんの一例に過ぎません。使い方を覚えれば、生活が楽になる。
Microsoft Excelを本当に使いこなしたいなら、Excelの基本的なメモ帳を手元に置いておくと本当に便利ですよ
写真提供:Cico/Shutterstock