就職活動で最も難しいことのひとつは、素早く輪を飛び越えることです。

競争の激しい就職戦線では、早起きした者が有利になることもある。早く応募すれば、その仕事はあなたのものになるかもしれません。Googleフォームで求人応募を自動化することで、あなたの強みになるかもしれません。

効率的な求職活動

仕事を見つけるためにやるべきことはたくさんある。できるだけ早く履歴書を更新しなければならないし、ポートフォリオサイトも整えなければならない。

ネット上には何十もの求人サイトがあり、毎日、新しい求人情報の長いリストを見つけることができます。

以下のガイドでは、最初の問い合わせレターを自動化することで、求人への応募が専任にならないようにする方法を説明します。

これは、一度セットアップされた新システムが処理してくれる自動化されたプロセスです。

• Googleのフォームに求人広告に掲載されている関連情報を入力し、送信します。
• フォームをトリガーに、フォームの情報を使ってメールを記入する自動アクションを実行する
• 自動化されたシステムが、あなたの履歴書を添付して、採用担当者または人事担当者にフォームを送信します

時間短縮になりそうですね、さっそく始めましょう。

就職活動用Googleフォーム

googleformsにアクセスし、「+」アイコンをクリックして空白のフォームを作成し、新しいフォームを開始します。

自分用なのできれいである必要はなく、白紙で結構です。

フォームに「My Job Application」という名前をつけ、すべてのフィールドを次のように設定します。

1. メール受信者のショートアンサーと説明
2. 宛先の名前を記載した短文回答
3. 短い答えとフルネームの説明
4. 私のアドレスを説明する段落
5. 私の電話番号の簡単な説明と回答
6. 私のメールアドレスの簡単な答えと説明
7. 短答式と職務記述書
8. 私がよく馴染む理由の説明
9. 関連する経験を記述する段落
10. 応募日を記入する

このフォームを「My Job Application」という名前で保存してください。

フォームウィンドウの右上にある目のアイコンをクリックすると、フォームがプレビューされます。

エディタウィンドウに戻り、「Resp***es」をクリックし、「GoogleSheets」のアイコンをクリックすると、回答を含む新しいGoogleSheetが作成されます。

ファイル名をどうするか聞かれるので、好きな名前をつけてください。

最後に、表を開いて、各データポイントに指定された列をメモしておきます。

例えば、上のA列は「タイムスタンプ」、B列は「メール受信者」、といった具合に。

また、この記事の後半で必要になります。

履歴書の作成と共有

求人に応募する際には、必ず履歴書を添付する必要があります。

履歴書のテンプレートがない場合は、googledocsのstartanewdocumentにある履歴書テンプレートの一つを使うのが手っ取り早いでしょう。

また、Microsoft WordやWebサービスには、印象的な履歴書を作成するためのテンプレートが豊富に用意されているので、それを利用するのもよいでしょう。

文書をアップロード、またはgoogledocsで文書を作成した後、ファイルを右クリックし、「共有」をクリックします。

ウィンドウの右下にある「詳細設定」リンクをクリックします。

次のウィンドウで、「プライベート設定」の隣にある「変更」をクリックします。

プライバシー設定を「開く - リンクのある人」にしてください。

自動送信されたメールを受け取った人事担当者は、あなたの履歴書を閲覧またはダウンロードする権利を持つことになります。

前の画面で、ファイルの共有リンクをコピーして、後でこの作業に使用するために保存しておくことを忘れないでください。

エントリーフォームができ、履歴書がアップロードされ、採用担当者に送る準備ができたので、求職活動を自動化することができます!

ifttt form to email

次に、Googleフォームをトリガーとして、求人応募メールを送信する方法です。

まだ持っていない場合は、IFTTTのアカウントを作成します。アカウントを開いたら、ユーザー名のドロップダウンリストをクリックし、New appletを選択します。

このIFTTTのリンクをクリックし、ワークシートを検索してGoogleシートを選択します。ここで使用するGoogle Driveのアカウントにサインインします。

次の画面で、「スプレッドシートに新しい行を追加する」を選択します。

これにより、フォームに入力し、アプリケーションのスプレッドシートに新しい行を追加するたびに、IFTTTオートメーションが起動します。

次に、上記のgoogleformsスプレッドシートを作成する際に保存したURLの共有リンクを使ってフォームに入力します。

次に、このIFTTTのリンクをクリックし、Gmailを検索し、アクションとしてSend Emailを選択します。

IFTTTと統合されている他のメールサービス（例：office365メール）でも動作します。IFTTTサービスのアカウントを確認するだけです。

次のステップでは、採用担当者や人事担当者に送信するメールを丁寧にカスタマイズしていきます。

カスタマイズされた応募メール

まず、「受信者アドレス」フィールドの下にある「コンポーネントの追加」をクリックし、スプレッドシートから受信者の電子メールに関連する列を選択します。

Ccアドレス」「Ccアドレス」の欄は空欄でもかまいません。

次に、件名欄をクリアして、「成分の追加」をクリックします。

このフィールドは、フォームからの静的テキストと、「My Job Application」のようなものを入力する動的入力の組み合わせになります。

次に、Add ingredientsをクリックし、スプレッドシートからジョブの列を選択します。

メールの本文を自然に聞こえるようにデザインする時です。

本文 "欄をクリアし、応募書類を入力する。本文中に、スプレッドシートの構成要素を必要なだけ入力する**。

以下は、表の構成要素がすべて**になった後の手紙の例です。

Dear {{ColumnC}},<p>My name is {{ColumnD}}, and I'm very excited to be applying to the position of {{ColumnH}}.</p><p>I have a great deal of experience in this field, including {{ColumnJ}}.</p><p>I'm a perfect fit for this role because {{ColumnI}}.</p><p>Please don't hesitate to contact me at {{ColumnF}}. Or you can email me at {{ColumnG}}. I'm very much looking forward to speaking with you soon!</p><p>Best Regards,<br>{{ColumnD}}<br>{{ColumnG}}<br>{{ColumnF}}<br>{{ColumnE}}</p>

注：メール内の段落を正しくフォーマットするために、上記のようなHTMLフォーマットタグを必ず使用してください

フォームの一番下に、添付URLの欄がありますので、ここに履歴書へのリンクを貼り付けてください。

アクションの作成」ボタンをクリックし、「完了」をクリックすれば、完了です。

あなたの自動求職システム

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フォームを起動して入力するだけですが、受信者のメールアドレスは自分のアドレスを使用します。通常の応募の際に使用するデータをすべて記入してください。

フォームを送信すると、1～2分後に次のようなきれいなフォーマットのメールが届きます。

採用担当のフレッド・ジョージは、あなたが時間をかけて、まさに彼が募集しているポジションのためのプロフェッショナルな手紙を作成したように思えたのです。

あなたがフォームのいくつかのフィールドに入力するのに10分しかかかっていないことを知る必要はないのです。

時間を節約したい場合は、フォームから名前や連絡先を削除し、IFTTTの静的テキストを使用することで、入力項目を少なくすることもできます。ただし、連絡先が変更になった場合は、フォームのデザインを変更する必要があります。

今すぐ仕事探しを始める

応募プロセスを自動化したことで、選択肢のある仕事を探すことに時間を割くことができるようになりました

とはいえ、ウェブ上には優れた求人検索エンジンが数多くあり、理想の仕事に就く可能性を高めるために調べるのもよいでしょう。