メールフォルダは、受信トレイをすっきりと整理するための重要なツールのひとつです。これがないと、せっかく効率的なメールアプリケーションを使い始めたのに、受信箱がタスクや参考資料、迷惑メールなどですぐにぐちゃぐちゃになってしまいます。

これらのメールをフォルダに分類することで、メールの内容を把握しやすくなり、受信トレイをすっきりとさせることができます。以前、受信トレイをゼロにするために必要なフォルダを紹介しましたが、受信トレイをゼロにする人でなくても、重要なメールフォルダを3つ紹介します。

1 「Follow up」メールフォルダ

一度クリックして離れてしまうと、メールが必要としているタスクを忘れてしまいがちです。受信トレイに埋もれてしまうと、（ToDoアプリにタスクを追加しない限り）そのつかの間の思いは失われてしまうのです。

そのため、Follow Upというフォルダが必要なのです。アクションが必要なメールはここに入れる。終わったら、すぐに移動させる。こうしておけば、いつでもこのフォルダを開いて、やり残した仕事を終わらせることができます。

2 「参考」メールフォルダ

メールには、領収書やリマインダー、メモなど、失いたくない重要な文書がたくさん含まれているかもしれません。このコンテンツを見つけるには、常に検索という選択肢がありますが、あまり効果的ではありません。

リファレンスフォルダーは、将来必要になるものを入れておく場所です。後で必要になる重要な書類を入れておけば、もう重要なアイテムを忘れることはありません。

iii. タスクの期限付きフォルダー

人によっては、カテゴリーベースのフォルダがうまく機能しないこともあります。そんな人は、締切日を基準にフォルダを作成してみてください。

急ぎの仕事は「今日」フォルダ、なるべく早く受け取りたいメールは「今週」フォルダ、「今月」フォルダというように優先順位の低いタスク。これにより、重要度に応じたチェックインとタスクの完了が可能になります。

この3つの重要なフォルダは、あくまで提案です。あなたにとって良いものに自由にアレンジしてください手動でメールを振り分けるのが面倒な方は、代わりにやってくれるメールフィルターの作成方法をご覧ください。