タスクをこなすことよりも、1週間の計画を立てることに時間を費やしているような気がしませんか？これは、企画が数日間に及ぶことが原因かもしれません。ただし、延長する必要はない。30分以内に1週間の仕事の計画を立てることができます。

生産的な1週間を過ごすための準備をすることで、時間を賢く使うための数日間の見通しが立てられます。日々のスケジュールや計画では、このような長期的な視点は得られません。

また、1週間のスケジュールは、方向性を示し、パニックや不安を防ぐことができます。

いずれにせよ、1週間のスケジュールを使って、大きな目標を管理しやすい部分に分解することができます。

1 サンデープラン

計画するのは何曜日でも構わないと思うかもしれません。ただし、日曜日の夕方に行うのがベストです。月曜日の朝には、どのタスクがリストの最初に潜んでいるか、自信を持ってスタートすることができます。

2 注意を散漫にしない

多くの人は、効果的にスケジュールを計画しようとする善意があっても、気が散ってしまうものです。そこで、1週間の計画を立てる前に、軌道修正するような雑念を最小限に抑えるようにしましょう。

まず、家の人に「これから30分間は使えません」と伝えてください。また、同時にブラウジング**やNetflixを見ながら1週間の計画を立てないようにしましょう。

iii. スマート**タイマーの使用

適切なタイムマネジメントを行わないと、タスクはすぐに必要以上に長くなってしまいます。そのため、1週間の計画を立てる際には、30分という時間制限を設ける必要があるのです。Smart**時計アプリケーションにアクセスし、30分のタイマーを設定する。

また、タイマーを使うことで、真剣に取り組むようになります。

4 予定をスマートに管理

天気予報の確認や友人とのチャットなど、さまざまなことが簡単にできるアプリです。もちろん、アプリはスケジュール計画の目標達成にも役立ちます。ここでは、特に便利なものをご紹介します。

イフト

IFTTTでは、繰り返しの作業や面倒な作業を処理するためのトリガーを設定することができます。IFTTTを使って、Googleカレンダーに自動的にイベントを追加することを検討してください。そうすれば、1つでも忘れる可能性を低くすることができます。

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株式会社qless

このQLessというアプリケーションは、仮想的な代替手段を提供することで、キューをスキップさせることができます。そのサービスや製品を必要としている人たちとの立ち話も避けたいものです。アプリで予約して、自分の番が来たら通知してもらう。無防備なアポイントメントに使ってみてください。

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バズ

Wazeアプリは、交通機関の無駄な時間を削減します。Googleカレンダーと連携し、交通渋滞を回避するための最適な移動時間を提案することもできます。

出発地と到着地の住所と必要な到着時間を入力すると、あとはwazeに任せて、遅刻の可能性を減らすための通知を送信します。

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5 午前中に意思決定の時間を確保する

1週間を振り返りながら、大きな決断を迫られる重要な要素を洗い出す。そして、これらの判断を日毎に分割していく。火曜日に2つのことを決めても、翌日に大きな選択をすることは期待できない。

もちろん、人生や仕事において、いつ決断を迫られるかはわからない。それ以外の場合は、午前中にしっかりとした決断ができるように、1週間の計画を立ててください。

医師や裁判所の裁判官を対象とした研究により、意思決定疲労の証拠が発見されました。物事は後半になるほど悪化し、早く決断した方が良いことを示唆しています。

6 日々のすべての活動に優先順位をつける。

あとは、その週のすべてのタスクを見て、優先順位をつけるだけです。それぞれの推定時間は現実的に考えておいてください。計算の手助けが必要な場合は、タイムトラッキングアプリケーションの利用を検討してください。

活動の優先順位を高いものから順に並べます。そうすれば、毎日をどのように始めるか考える時間を無駄にすることはありません。次に、曜日ごとに並べ替えられた優先順位を記入する方式を採用します。

視覚的な参照ツールを与える方法を試してみてください。1つに頼ることで、その日の平均的な仕事量を素早く測定することができます。優先順位の低い仕事は、他の人に任せたり、後日に回したりすることもあります。タスクをランク付けするときは、常に最初に完了しなければならない責任に重点を置いてください。

デジタルでも従来のカレンダーでも、優先順位を示すために色分けする方法を検討してください。赤色は最も重要なタスク、緑色は最も重要でないタスクを示しています。

日曜の夜、知らなかった仕事も、このシステムに頼れば大丈夫。例えば、以下に挙げるステップを試すことで、一週間の大半を計画的に過ごすことができるようになります。もし、水曜日に上司から新しい仕事を任され、その仕事を完了するまでの期間を聞かれたらどうしますか？

色分けされているおかげで、木曜日には4つの優先度の高いタスクがあることが一目瞭然です。逆に、金曜日は1回だけです。この情報があれば、上司に「金曜日まで新しい仕事に取り組めない」と言いやすくなります。

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7 日替わり休憩あり

ワークフローが完了した時点で停止するのは、悪いことのように思えるかもしれません。しかし、ある研究によると、最も生産性の高い人は52分間働き、17分間休んでいることがわかりました。各ブロックの作業はスプリントのようなもので、中断は回復期間です。

1週間の生産性を計画する際に、タスクのようにいくつかの休憩を予定します。今、あなたが上記のようなタイマーを使っていることを望みます。毎日1つずつ頼る。休むべき時には確実に休む、でもダウンタイムはあまり長くは続かない。

8 想定外の事象が発生するタイミングの予測

一日のうち、予測不可能なことのために、わずかな時間をスケジュールするのが理想的です。タイムトラッキングツールを使っても、タスクは思ったより時間がかかることがあります。

会議が終わり、朝の頭痛で一日の前半の生産性が落ちるかもしれません。

このような状況に直面すると、ほとんどの人はすぐに疲れを感じ始め、人が自分に厳しくなりすぎると、個人的な非難が逆効果になることがあります。

そのため、予期せぬ出来事に備えて、1週間のうちに時間を確保しておくことが有効です。タスクがない日は、翌日のタスクを開始するために空き時間を利用します。

スケジュールを立てすぎると、余計なストレスがかかり、生産性が低下します。特に数日前に計画を立てると、スケジュールをオーバーしがちです。

天候不順や交通機関の遅れなど、オーバースケジュールで発生する問題は、よりいっそうフラストレーションのたまるものです。予定されているイベントのどちらかに数分を追加し、制限を意識することで、問題を回避することができます。

なぜ1週間の生産性計画が必要なのか？

初回は、これらの手順を完了するのに30分ほどかかる場合があります。しかし、提案されたプロセスとアプリケーションに慣れることで、より効率的になるはずです。そうなると、一度に丸々1週間分のスケジュールを組んでも、それほど時間は必要ありません。

また、ある戦略が他の戦略より効果的であることが分かるかもしれません。上記の手順を自由にアレンジして、あなたのニーズに合わせて微調整してください。また、タスクの時間をスケジュールするのに役立つ時間管理テンプレートや、プレッシャーの中で仕事をするのに役立つ生産性アプリなど、追加のツールにも目を向けてみてください。