Gmailのアーカイブ機能を使う、Androidアプリを使う、iPhoneアプリを使うなど、受信トレイをゼロにするための戦略はいろいろあります。フィルターを設定し、メールを送る時間を指定することができます。

しかし、いったん受信箱を決めたら、本当に難しいのはそれを維持することです。ほとんどのことに言えることですが、シンプルであることが成功への近道です。

たった5つのフォルダー（Gmailではタブ）で、受信箱が散らからないようにすることができます。

1. アクション：ToDoリストのタスクが終了する場所にメールを移動します。数分で済むことなら、すぐにでもやってしまいましょう。さらに手間や時間がかかる場合は、ToDoリストに記録し、タスクが完了するまでメールをこのフォルダーに移動します。
2. 待機中：他の人からの返答や入力を待っているメッセージを置く場所です。このメッセージについて何もできないのであれば、受信箱を散らかさないようにしましょう。
3. アイデア：これは完全にオプションの長期フォルダです。アイデアとして取り組めそうなもの、試してみたいことが書かれたメールに張り付くようになったので、このフォルダは時間が空いたときに、常に積極的に取り組むためのインスピレーションソースとして機能しています。
4. アーカイブ：加工したコンテンツは、アーカイブフォルダに入れることができます。電子メールからメッセージを正しく記録していれば、アーカイブを整理する必要はありません。
5. プロジェクト：多数の可動部品を扱う特に大規模なプロジェクトの場合、アクションと待機のサブフォルダーを持つプロジェクト固有のフォルダーを作成することを検討するとよいでしょう。プロジェクトが完了したら、すべてのメールをメインアーカイブに移動することができます。

多くのInboxゼロ主義者は、プロジェクト別のフォルダーを使うことに否定的ですが、私自身は、主要なプロジェクトで抜け落ちるものがないようにするために有効だと考えています。

GmailやOutlookなど、主要なメールプロバイダーでは、スマートなルールやフィルターを簡単に作成し、メッセージに触れることなくメッセージを移動させることができます。