常に送られてくるメールに仕事の時間が奪われているように感じませんか？あなただけではありません。マイクロソフト社の調べによると、私たちは平均して1週間のうち11時間をメールのチェックと返信に費やしているそうです。

マイクロソフトによる電子メールの習慣に関する調査結果

マイクロソフトによる研究は、Calcalist Techに掲載されました。このレポートによると、電子メールを読む、返信するなど、従業員の時間の28％が電子メールに費やされていることがわかります。

これは、TeamやSlackといった他のソーシャルメディアを除けば、かなり長い期間にわたって行われてきたことです。つまり、私たちは多くの時間をコミュニケーションに費やしているのです。

これに対し、マイクロソフト・イスラエルのCountry Technology OfficerであるTomer Simon博士は、次のように述べています。

1人の社員が1週間に平均620通のメールを受け取り、1通あたり約1分もの時間を費やしていることがわかりました。私たちは、このようなデータをもとに、社員の生産性を向上させるための研究を数多く行っています。

従業員にとって必要悪？

サイモンは、電子メールは従業員にとって大きな時間の浪費であるが、その答えは会社の受信ボックスを閉じるほど単純ではないと説明する。過去10年間、ソーシャルメディアが消費者と企業の交流に大きな影響を与えた一方で、機密情報が電子メールで送信されるケースも依然として存在します。

ですから、これからの方法は、メールの扱いを上手にすることです。サイモンは、メールを先延ばしにすることは、どんどん問題が膨らんでしまうので、解決策にはならないと言います。その代わりに、緊急の問い合わせに対応するために、重要度の低いメールを犠牲にする「メールソート」を実施することを提案している。

この技術は、アクティブなタグ付けと分類を使用して、受信トレイを整理して管理します。そうすることで、どのメールを捨てればいいのか、どのメールが受信箱に届いたら返信する必要があるのかがわかるのです。

電子メールを電子的な牢獄にしないために

マイクロソフトは、電子メールが私たちの生産性を低下させることはあっても、すべてを失うことはないことを明らかにしました。メールの振り分けを利用し、重要度の低いメールを犠牲にして、重要なメールを送ることで、肥大化した受信トレイをコントロールし、1日の時間をリサイクルすることができるのです。

もし、あなたの受信箱に迂回路ではなく、トリプルバイパスが必要だとしても、心配は無用です。2万幅のインボックスを30秒以内に形に整える方法がある。

写真提供：Marie Maerz/Shutterstock.com ウェブサイト