microsoftplannerは非常に使いやすいのですが、より便利な機能の一部が前面に出ていないのです。作成とタスクの移動だけなら、Plannerをもっと活用するための6つの方法を紹介します。ここでは、そのすべてをご紹介します。

関連するタスクへのアクセス通知

手帳とOutlookを連携させれば、締め切りの通知も受け取れます。しかし、まだの方や、自分にプロジェクトが割り当てられたことを知りたい方は、さらに通知機能があります。

Microsoft Plannerの右上にある「設定」ツールをクリックし、「通知」オプションを選択します。

通知オプションパネルが開きますので、通知設定を選択し、「保存」ボタンを選択します。

誰かが私にタスクを割り当てた」を選択すると、メール、Microsoft Teams（ある場合）、モバイルプッシュ通知（モバイルアプリをインストールしている場合、この記事の後半で紹介します）でアラートが表示されるようになります。この機能は、パートナーと二人でPlannerを使って家事をする場合でも、チームで作業する場合に便利です。

プランナーとOutlookをまだ接続していない場合、「自分に割り当てられたタスクが遅延している、今日が期限、今後7日間が期限」オプションで、タスクが遅延した場合にメールで通知されます。この機能はうまく機能するのですが、常にタスクが遅れていることを教えてくれるのです。締め切りに追われ、リマインダーが必要な場合は良いのですが、やる気をなくすような場合はやりすぎになることもあります。

私たちは、物事を成し遂げるのに役立つシステムのファンなので、後者の選択肢を好みますが、この選択は間違いなく個人の好みです。

プランをお気に入りに追加する

プランナーの利用を開始すると、サイドバーの「最近のプラン」に自分のプランが表示されるようになります。

1つか2つのプランしか持っていない場合は良いのですが、複数のプランを持っている場合、特に人が誤ってプランに追加してしまうような企業環境の場合、「最近のプラン」セクションはすぐに不便になります。

サイドバーの「お気に入り」セクションにプランを追加することができます。これにより、表示するプランをコントロールできるようになり、重要なプランを見つけやすくなります。

プランをお気に入りに移動するには、プラン名の横にある星のアイコンをクリックします。

これにより、プランがサイドバーのお気に入りセクションに即座に移動します。

お気に入りからプランを削除するには、もう一度星のアイコンをクリックすると、そのプランは「最近のプラン」のセクションに移動します。

タスクのグループ分けを変更する

デフォルトでは、タスクは、To Do、進行中、Done、およびその他作成したバケットという、使用するバケットにグループ化されますが、タスクをグループ化する方法はこれだけではありません。そこで Planner では、タスクをそのプロパティ（期日、担当者、優先度など）に従ってグループ化するオプションが用意されています。

タスクのグループ分けを変更するには、画面右上の「バケツでグループ化」ボタンをクリックします。

タスクをグループ化するために他のプロパティを選択すると、自動的に並べ替えが行われます。例えば、「優先度」を選択すると、タスクは新しい優先度バケットにグループ化されます。

元のバケツ内のタスクの表示に戻るには、「Group by」をクリックし、「Bucket」を選択するだけです。

この機能は、タスクを日付順に表示したり、チームで作業している場合はスタッフ別に表示することで、誰がオーバーワークで誰がアンダーワークなのかを確認するのに便利です。プロジェクトのトラッキングにカラータグシステムを使用している場合、タグでグループ化することを選択するだけで、そのプロジェクトのすべてのタスクが表示されます。

特定の属性によるタスクのフィルタリング

グループはタスクを整理する一つの方法ですが、フィルタリングして、見たいタスクだけを表示させることも可能です。チームプランでは、自分に割り当てられたタスクだけを見たり、特定のタグが付いたタスクだけを見たりするのが便利です。

タスクを絞り込むには、右上の「フィルタ」をクリックします。

ここでは、Priorityプロパティの「Urgent」値でフィルタリングしたいと思います。

このスキームでは、「緊急」の優先順位を持つタスクのみが表示されるようになりました。

同時にいくつでもフィルターをかけることができるので、ジェーンに割り当てられ、来週が期限の緊急タスクを黄色いラベルでフィルターにかけることができます。

属性の指定が不十分な場合は、タスクのキーワードをフィルタリングすることも可能です。

これにより、タイトルのどこかにキーワードが含まれるタスクが表示されます。フィルタを解除するには、再度「フィルタ」をクリックし、「クリア」ボタンを選択します。

スケジュール内のタスクが多ければ多いほど、フィルタリングの有用性は高まります。

スキームに関する統計情報を生成する

チームの仕事について報告する必要があるマネージャーであれば、統計の重要性をご存知でしょう。Planner は、計画の現状を報告しやすい形で理解するための基本的なチャートをいくつか提供しています。

プランチャートは、プランの上部にあるチャートをクリックすると表示されます。

これにより、現在の飛行機をある程度視覚的に表現することができます。

また、自分に割り当てられたタスクの内訳を優先度別に表示し、次のページを表示します。これらのチャートはある程度便利ですが、特に詳細な設定ができるわけでもなく、カスタマイズできるわけでもありません。そのためには、計画をExcelにエクスポートして自分でグラフを描くか、powerbiのようなツールにスプレッドシート**を入れて、統計データを描いてもらう必要があります。

プランをエクスポートするには、プランの上部にある3つの点をクリックし、「Export plan to Excel」を選択します。

これにより、プランとタスクに関するデータのスナップショットを含むスプレッドシートが作成され、必要なツールを使ってプランの視覚的な表現を作成することができます。

プランナーモバイルアプリのインストール

外出先でもプランを確認したい場合は、Plannerモバイルアプリが必要です。マイクロソフトは、アプリショップに行かなくても、サイドバーの一番下にある「プランナーアプリを入手する」のリンクをクリックするだけで、非常に簡単に入手できるようにしています。

電話番号を入力するパネルが表示されます。その後、マイクロソフトから該当するアプリショップにダウンロードリンクが送られます。電話番号を使いたくない場合、またはタブレットに電話番号がない場合は、メールアドレスを記入することができます。

いつものようにこのアプリケーションをインストールすれば、あとはノートパソコンを持ち歩かなくても、仕事の様子を見守ることができます。