Outlookには、メールクライアントに内蔵されている「クラッタ」「セッションクリーンアップ」「フォーカスインボックス」などの便利なツールがあり、受信トレイの整理整頓に役立ちます。outlookonlineには「スイープ」という機能があり、簡単なルールでメールを削除したり移動したりするツールです。その仕組みはこうだ。

Sweepは、特定の送信者からのメールをどこに送るかのルールを設定することができるツールです。スイープルールは24時間ごとに実行され、受信箱だけでなく、好きなフォルダにルールを作成することができます。

"スキャン "ツールは、Outlook Onlineの上部にあるツールバー上に配置されています。今いるフォルダから任意のメールを選択したとき（自分自身とMicrosoftからのメッセージを除く、いくつかのメッセージをごちゃごちゃに移動させたことを知らせるもの）。

Sweepは移動ツールなので、移動するメールと移動先のフォルダを選択することができます。

Sweepはデフォルトで、選択した送信者からのすべてのメールをDeleted Mailフォルダに移動するため、Sweepは移動ツールではありますが、メールの削除にも使用することができます。

削除したメッセージの「移動先」を、受信箱を含む好きなフォルダーに変更することができます。つまり、スイーピングとは、単に受信箱を片付けることではないのです。

例えば、メールの分類を始めることにした場合、Sweepを使って、アーカイブフォルダにある特定の送信者からのメールをすべて処理フォルダに素早く移動し、一度に一つのカテゴリーを適用させることができます。手動でメールを探すよりはるかに速いでしょう。

2番目のオプションである「フォルダ内のすべてのメッセージと将来のメッセージを移動する」は、選択した送信者からのすべてのメールも移動しますが、その送信者からの将来のメッセージもすべて移動します。

1つ目の選択肢と同様に、2つ目の選択肢も思った以上に強力です。このオプションはどのフォルダーでも使用できるので、ファイリングシステムの自動化に利用できます。例えば、あなたが電子メールのファイルシステムを持っている人の一人だとしましょう。メールの作業をするたびに、手動で正しいフォルダに移動させる必要があります。でも、スキャンなら自動化できます。

アーカイブフォルダにスキャンルールを設定し、特定の送信者からの各メールを正しいフォルダに移動させることができます。そして、受信トレイのメールを見終わったら、アーカイブに移動し、そこからスキャンルールで正しいフォルダに送信させます。

3つ目のオプションである「常に最新のメッセージを残し、残りをフォルダから移動する」は、Outlookクライアントの会話クリーニングツールの動的バージョンです。手動で実行するように指示すると素晴らしいツールなので、そちらの利用をお勧めしますが、スキャン版は自動的に実行されます。

このオプションは、電子メールで異なる内容を送信できる購読者からの電子メールでは機能しない場合があります。しかし、時間割システムや定期的なリマインダーメッセージなど、リマインダーメールに最適です。

最後のオプションは、「10日以上前のメールは常にフォルダから移動する」で、受信箱に河川敷の泥のように積まれたメールに圧倒されている人には良いオプションでしょう。

1週間程度で処理しないと、処理されないメールもたくさんあります。そこで、受信トレイから自動的に移動させるのはどうでしょう。

このオプションが合わない場合でも、期間限定の情報を含むメールに対応するために有効です。来週のローカルイベントのメールが届いていませんか？このオプションは、それらをクリアするのに最適なものです。読む機会があったのなら、素晴らしい、自分で対処することができる。そうでない場合は、Swaypにお任せください。

また、削除する必要はなく、好きなフォルダに送ることができるので、クーポン券の情報は削除されても、地元の天文協会からの今週の星空に関するメールはアーカイブされるかもしれません。

すべてのスキャンルールを表示し、必要に応じて削除するには、[設定] > [すべてのOutlook設定を表示]をクリックします。

メール」→「スキャン」を開く。

作成したすべてのスキャンルールを確認し、削除することができます。

全体として、Sweepは非常に強力なモバイルツールです。受信トレイをすっきりさせるため、あるいは、あるフォルダから別のフォルダへメールを転送するシンプルなワークフローツールとして使用することができます。Outlookに追加して、メールをコントロールするのに最適な機能だと考えています。