メールを1つの大きなアーカイブに保存する場合の問題は、特定のメールを再び探し出すことです。そのため、1つは追加のフォルダを作成し、次に2つ、そしてロードすることになります。アーカイブの整理には、フォルダーの代わりにこれらのテクニックを使用します。

メールにフラグを立てる方法（と理由

メールのみアーカイブすることをお勧めします。このように整理するのが一番です。メールクライアントでメールをフォルダに移動する時間を無駄にせず、すべてをアーカイブフォルダに入れる。例えば、Gmailの場合、アーカイブボタンをクリックするだけです。

しかし、フォルダがない場合、どのようにメールを整理すればよいのでしょうか。 答えは簡単で、印をつけることです。

フォルダではなくタグを使う最大のメリットは、メールを1つのフォルダだけに入れる必要がないことです。タグを使えば、顧客プロジェクトにおけるサプライヤーの問題に関するメールを、サプライヤーフォルダー、顧客フォルダー、プロジェクトフォルダー、教訓フォルダーのいずれに入れるかを決める必要がなくなります。メールに適切なマーカーを追加するだけで、そのサプライヤーや顧客などに関連するメールを探したい場合にも、簡単に再検索することができます。

フォルダベースのシステムから単一のアーカイブに移行する場合、タグ付けは後でコンテンツを見つけることができるようにするための鍵です。一括でタグ付けできるので、クライアントフォルダがあれば、その中の各アイテムにそのクライアントの名前をタグ付けしてからアーカイブファイルに移動させることができます。そうすれば、また簡単に見つけることができるようになるはずです。

タグ付けは、最近のメールアプリケーションなら（ほとんど）簡単にできるのが魅力です。たとえフォルダを残しておくとしても、タグ付けはとても便利なので、とにかくやっておくことをおすすめします。

展望のカテゴリー

Outlookでは、タグは「カテゴリー」と呼ばれています。好きなだけカテゴリーを作成し、色を付けて、Outlookのメール、カレンダーイベント、タスク、ノート、あるいは連絡先などのあらゆるコンテンツに適用することができます。これにより、検索が容易になるだけでなく、Outlookのコンテンツがカラーで強調されます。例えば、あるアイテムにカテゴリーを作り、それに特定の色、例えば紫をつけると、そのカテゴリーを使って、関連するすべてのアイテムにマークをつけることができます。何も見なくても、紫のメール、カレンダーイベント、タスク、ノート、コンタクトのそれぞれが、その項目に関連していることが分かります。outlookmobileアプリケーションにはまだカテゴリが表示されないので、クライアントまたはウェブアプリケーションで行う必要があります。

メールを分類する場合、すべてのメールを選択（Ctrl+aキーボードショートカットを使用）し、選択したカテゴリーを1つ以上選択すると、1つのフォルダーの内容をすべて分類することができます。また、アーカイブフォルダー表示を変更し、メールをカテゴリーごとにグループ化することで、フォルダー構造を模擬することも可能です。そうすれば、マーカー表示やフォルダ表示の恩恵を受けることができます。

gmailにラベルを追加する

Gmailでは、ラベルは「タグ」と呼ばれ、Webとモバイルの両方のアプリケーションで機能します。Outlookと同じように、好きなだけラベルを作成し（5000個が限界のようなもので、それ以降はパフォーマンスの問題が発生する可能性があるとGoogleは言っていますが、そんな人はほとんどいません）、それに色を割り当てることができるのです。また、フィルターを作成することで、好きな条件に従って自動的にメールにタグを付けることもできます。

ラベルは、主にフォルダーを追加できないため、Gmailのエクスペリエンスに直感的で不可欠な要素となっています。だから、ラベルを貼って、受信箱がまったく違う、より良い場所になるのを見ましょう。

アップルメールでのマーク

Apple Mailのタグは、「タグ」と呼ばれています。Outlookと違って、既存の7つのタグに制限されているので、それを取り除くことはできません：Appleはこの点についてはあまり良い仕事をしていません。しかし、彼らの言い分としては、スマートなフォルダーを推し進めようとしている。これらはタグのように簡単で手軽ではありませんが、メールをグループ化できる仕組みがあります。スマートフォルダーについて説明し、それが有効であることは分かっていますが、今回取り上げた3つのメールアプリの中で、Apple Mailは単一のファイル方式に最も適していません。

関連：メールを整理するのに最適な方法：アーカイブする

検索を開始する

Microsoft OutlookやApple Mailなどのメールクライアント、GmailやYahoo！メールなどのウェブインターフェース、あるいは**上のメールアプリケーションのいずれを使用する場合でも、検索はあなたの味方です。ほとんどの場合、名前かタグ（またはその組み合わせ）だけで、探しているものを見つけることができます。例えば、"Joe BBQ "と検索すれば、ジョーが来週行うバーベキューについてのメールが見つかり、"Alpha Project "と検索すれば、"Alpha Project "というラベルが付いたすべてのメールが見つかります。".しかし、高度な検索テクニックや簡単な検索テクニックを使えば、同じような検索結果の山の奥にあるメールを見つけることができます。

アウトルックで検索

Outlookの検索機能は、以前はちょっと大雑把な感じでしたが、もうそんな時代ではありません。Outlookクライアント、Webインターフェース、モバイルアプリでの検索が非常に迅速かつ正確に行えるようになりました。しかし、クライアントには最も強力な検索ツールが含まれているので、特に繊細で複雑な検索クエリであれば、それを使用することができます。

検索ボックスは、メインのメールペインの上にあり、常に利用可能です。

前回は、検索場所を現在のフォルダからOutlookの他の領域に変更する方法について説明しました。また、受信トレイのメールを右クリックして「関連メールを検索」を選択し、「この会話のメール」または「送信者からのメール」を選択すると、現在の送信者に関連するメールをすばやく検索することができます。現在の送信者に関連する電子メール

Outlookは、会話内または送信者からの過去のメールを検索し、表示します。

定期的に同じ検索を行う場合は、カスタム動的検索フォルダを作成し、フォルダを開くたびに同じ検索を行うようにすることが可能です。特に、特定のキーワードや、サイズ、添付ファイル、カテゴリーなどの特定の属性を持つ新しいメールを見つけるのに便利です。

より複雑な検索を行う場合は、「詳細検索」オプションを使用することができます。検索」タブにあり、「検索」ボックスをクリックしたときのみ表示されます。検索]タブで、[検索ツール] > [詳細検索]をクリックします。

詳細検索のパネルが表示され、そこから検索条件をいくつでも選択することができます。

その他の条件については、「その他のオプション」「詳細設定」タブを使用してください。高度な検索オプションは非常に大きく、ほぼ間違いなくあなたが知らないプロパティが使用されています。例えば、以下は「詳細設定」＞「すべてのメール」の項目で選択可能な項目です。

高度な検索機能により、アーカイブから任意のメールを取得することができ、複雑なクエリであっても非常に迅速に実行することができます。

Microsoftのメールアカウントを使用している場合、Outlookはデフォルトで過去12ヶ月間のメールのみを同期しますが、必要に応じてすべてのメールを含むように変更することができますのでご注意ください。

gmailで検索

当然のことながら、Gmailの検索は、Webインターフェースでもモバイルアプリでも高速かつ正確です。from", "to", "neweru than", "der "など多数のキーワードで検索が可能です。\⑭ウェブインタフェースでは、以前にも詳しく説明しましたが、これらをすべて記憶させるのではなく、ドロップダウンのフィルターを提供しています。

モバイルでは、同様に検索ボックスに検索語を入力できますが、この記事を書いている時点では、フィルターのドロップダウンリストは使用できません。今まで通りgmail.comでOK モバイルで詳細検索が必要な場合は、メールを開いてみてください。Gmailの検索オペレータの完全なリストはこちらです。すべてのオペレータは、ウェブインターフェースとモバイルアプリで使用できます。これらを使いこなせば、あなたもすぐにGmailのボスです。

アップルメールで検索

Apple MailにはOutlookのような高度な検索機能はありませんが、Spotlightを使ってメールを検索できるという大きな利点があります。Spotlightユーザーなら（そうであるべき）、そこから直接メールを検索することができます。また、Outlookのダイナミック検索フォルダのようなスマートメールボックスを設定することも可能です。

アウトルックは、メールだけでなくすべてのアイテムをカバーしているので、おそらく最も効果的なタグ付けができますし、Gmailの検索は他のアプリケーションに引けをとりません。かなり良い。

自分に合ったメールアプリを選んで、整理整頓を始めましょう