メーリングリストをきれいに整理するために、マイクロソフトのエクセルを使っていることでしょう。しかし、宛名ラベルを印刷する際には、ワードでエクセルのリストからメールマージを使用して作成する必要があります。ここでは、その方法を紹介します...
皆さんは、Microsoft Excelを使ってメーリングリストをきれいに整理していることでしょう。しかし、宛名ラベルを印刷する準備ができたら、WordでExcelのリストからMail Mergeを使って作成する必要があります。その方法をご紹介します。
ステップ1: メーリングリストを準備する
すでにExcelでメーリングリストを作成している場合は、このテストは飛ばしても大丈夫です。まだリストを作成されていない方は、宛名ラベル機能はないものの、Wordシートを使用するよりもデータの整理・管理に優れているExcelの使用を強くお勧めします。
まず、各列のデータに対して列見出しを作成し、これらの見出しを各列の最初の行に配置します。
どのヘッダーを入れるかは、メーリングラベルでどのような情報を使用する予定かによります。ヘッダーはいつでもいいのですが、ラベルを作る前に、その人のヘッダーを知ることが大切です。また、個人ではなく企業向けのリストであれば、First NameとLast Nameのヘッダーを省略し、Company Nameのみを使用することができます。これらの手順を適切に説明するために、この例では個人のメーリングリストを使用します。私たちのリストには、次のような見出しがあります。
これは、宛名ラベルに記載される標準的な情報です。必要であれば、宛名ラベルに**画像を入れることもできますが、このステップは後でWordで行うことになります。
関連：Wordでラベルを作成・印刷する方法
ヘッダーが作成されたら、引き続きデータを入力してください。
リストの保存を続けるために、Microsoft Wordに話を移しましょう。
ステップ2：ワードにタグを設定する
次に、「メール」タブで「メールマージを開始」を選択します。
表示されるドロップダウンメニューで、"タグ "を選択します。
ラベルオプション "ウィンドウが表示され、ラベルのブランドと製品番号を選択できます。
これで、ラベルのアウトラインがWordで表示されるようになりました。
注：ラベルのアウトラインが表示されない場合は、"デザイン" > "ボーダー" で "グリッドラインの表示" を選択してください。
ステップ3：ワークシートとワードをリンクさせるタブ
ExcelからWordのラベルにデータを転送する前に、まず両者を接続する必要があります。Word文書の「メール」タブに戻り、「受信者の選択」オプションを選択します。
ドロップダウンメニューが表示されますので、"既存のリストを使用する "を選択します。
Windowsのファイルエクスプローラが表示されますので、それを使ってメーリングリストのファイルを探し、ファイルを選択して、"開く "をクリックします。
テーブルの選択 "ウィンドウが表示されます。ワークブックに複数のワークシートがある場合、ここに表示されます。あなたを含むリストを選択します。データの最初の行に列見出しを含む」オプションがまだ有効になっていない場合は、有効になっていることを確認し、"OK "をクリックします。
これでタブがワークシートに連動するようになりました。
ステップ4：ラベルにメールマージフィールドを追加する
さて、いよいよWordのタブにメールマージフィールドを追加していきます。最初のタブを選択し、"メール "タブに切り替えて、"アドレスブロック "をクリックする
表示された「**アドレスブロック」ウィンドウで、「フィールドを一致させる」ボタンをクリックします。
Match Fieldsウィンドウが表示されます。アドレスブロック必須」グループで、各設定がワークブックの列と一致していることを確認します。例えば、"Name "は "Name "に一致すること、などです。すべてが正しく設定されていることを確認したら、"OK "をクリックします。
"**アドレスブロック "ウィンドウに戻り、プレビューで問題がないことを確認し、"OK "をクリックします。
<>が最初のタブに表示されるようになりました。
"メール "タブに戻り、"タブの更新 "をクリックします。
選択すると、各タグに<>が表示されます。
これで、メールマージを行う準備が整いました。
ステップ5：メールマージを実行する
メール」タブで、「完了とマージ」をクリックします。
表示されたドロップダウンメニューから、"Edit Individual Document "を選択します。
新しい文書に統合する」ウィンドウが表示されます。"すべて "を選択して、"OK "をクリックします。
これでExcelのリストがWordのタブにマージされます。
あとは、ラベルをプリントしてメールを送るだけです
