Outlookのカレンダーを共有するのは簡単ですが、共有する相手がアクセスしづらくならないようにするには、どのように共有するかが重要です。ここでは、受信者が自分と同じ組織にいるかどうかに関わらず、Outlookのカレンダーを共有する方法について説明します。

Outlookカレンダーを組織内の人（自分と同じメールドメインを持つ人）と共有する場合も、そうでない場合も、共有の仕方は同じです。しかし、受信者が共有カレンダーにアクセスする方法は少し異なり、特に組織外の誰かがOutlookを使用していない場合は注意が必要です。しかし、それでも非常にシンプルなので、共有カレンダーにアクセスするのが困難な場合は、ここに案内できるように、その仕組みを説明します。

同僚とカレンダーを共有

同じ組織で働く人とカレンダーを共有したい場合、その手順は非常に簡単です。Outlookでカレンダーを開き、[ホーム] > [共有カレンダー] > [カレンダー]をクリックします。

複数のアカウントでOutlookを使用している場合は、必ず共有したいアカウントのカレンダーを選択してください。

"カレンダーのプロパティ "ウィンドウの "アクセス権 "タブが開き、現在カレンダーにアクセスできるユーザが表示されます。デフォルトでは、Outlookは、あなたが忙しいときに組織内の誰でも見ることができるように設定されていますが、それ以外のことはできません。IT担当者は、いくつかの異なる方法でこれを変更しているかもしれませんので、ここでは、組織内の個人とカレンダーを共有する方法に焦点を当てます。

カレンダーを誰かと共有するには、「追加」ボタンをクリックします。

アドレス帳が開き、デフォルトでは組織内の人が表示されます。カレンダーを共有したい人を追加して、"OK "をクリックします。

選択した人が「権限」ウィンドウに表示されます。デフォルトでは、彼らの権限レベルは「すべての詳細を見ることができる」になっていますが、必要に応じて変更することができます。

終了したら、「OK」をクリックして、カレンダーを共有します。

誰かが共有したカレンダーを表示するには、［ホーム］>［カレンダーを追加］>［共有カレンダーを開く］をクリックします。

開いたウィンドウで、カレンダーを共有する相手の名前を入力し、「OK」をクリックします。

左側の「共有カレンダー」リストでカレンダーを表示できるようになりました。

外部ユーザーとのカレンダーの共有

組織外で働く人とカレンダーを共有したい場合も、手順は非常に似ています。Outlookでカレンダーを開き、[ホーム] > [共有カレンダー] > [カレンダー]をクリックします。

複数のアカウントでOutlookを使用している場合は、必ず共有したいアカウントのカレンダーを選択してください。

"カレンダーのプロパティ "ウィンドウの "アクセス権 "タブが開き、現在カレンダーにアクセスできるユーザが表示されます。

カレンダーを誰かと共有するには、「追加」ボタンをクリックします。

アドレス帳 "のドロップダウンリストで、"連絡先 "をクリックします。

これにより、アドレス帳に登録されているすべての外部連絡先が表示されます。外部の人とカレンダーを共有したいが、ここに表示されていない場合は、先に連絡先として追加しておく必要があります。

カレンダーを共有したい人を追加し、"OK "をクリックします。

選択した人が「権限」ウィンドウに追加されます。デフォルトでは、その人の権限レベルは「すべての詳細を見ることができる」になっていますが、必要に応じて変更することができます。組織内の人との共有とは異なり、外部の人に「編集可」「委譲」の権限を与えることはできません。

終了したら、「OK」をクリックして、カレンダーを共有します。

受信者がカレンダー閲覧の招待を受け入れる方法と、組織内の人たちとカレンダーを共有する方法は、大きく異なります。

カレンダーを共有した相手には、メールが届きます。

もし、「Accept and view calendar」をクリックすると、Outlook.comに移動し、Microsoftアカウントにサインインして、共有カレンダーを利用できるようになります。

このプロセスは非常にシームレスですが、受信者がマイクロソフト以外の製品を使用している場合は、あまり役に立ちません。ここでは、最もポピュラーなカレンダーアプリケーションであるGoogleカレンダーに共有カレンダーを追加する方法を紹介しますが、言及したいまともなカレンダーアプリケーションに共有カレンダーを追加することも可能です。

メールの下部には、「このURL」へのリンクがあります。

このURLを右クリックして、「リンク先をコピー」（または、メールを表示するために使用しているプログラムによっては、同等のもの）をクリックします。

Googleカレンダーを開き、"カレンダーの追加 "の隣にある3つの点をクリックし、"From URL "を選択します。

メールからコピーしたURLを貼り付けて、"カレンダーを追加 "をクリックします。

左側の「その他のカレンダー」リストにカレンダーが表示されます。

しかし、特に複数の共有カレンダーを表示する場合、これはあまり使いやすい形式ではありません。名前の上にカーソルを置き、最後に表示される3つの点をクリックし、"設定 "をクリックすると、名前を変更することができます。

名前」フィールドを任意の名前に変更し、「設定」の横にある戻る矢印をクリックします。

これで、カレンダーの名称がより親しみやすいものになりました。

メールからコピーしたURLは、iCalendar（.ics）形式の共有カレンダーのURLで、名称は似ていますが、Appleとは関係ありません。その代わり、20年以上前からあるカレンダー情報のオープンフォーマットです。どのカレンダーアプリも.ics形式のカレンダーを受け付けるので、Googleカレンダーへの追加は完了しましたが、このリンクはAppleカレンダー、Yahoo！カレンダー、Lightning Thunderbird、その他お使いのカレンダーアプリにあるはずです。