オフィスで働いている人は、多くの時間をメールの処理に費やしていると思います。Outlookに必要な情報を表示させるためには、時間をかける価値があります。メールの場合は、フォルダビューを利用するのが一番です。その仕組みはこうだ。

フォルダビューは何ですか？

Outlookでメールが保存されている場所（受信トレイ、送信済みメール、アーカイブ、削除済みメール、その他の場所）は、それぞれフォルダになっています。デフォルトでは、これらのフォルダーはそれぞれ同じように見え、送信者、件名、受信日時など、電子メールに関するメタデータを含む列があります。Outlookは、電子メールを日付ごとにグループ化し（最新の日付が一番上）、未読メッセージを青の太字、既読メッセージを通常の黒のフォントで表示します。

デフォルトのフォルダー表示です。

しかし、あなたが望むなら、その見方を変えることができます。フォルダごとに異なるビューを作成したり、好みのフォルダビューを作成して各フォルダに適用することも可能です。outlookには、オプションで組み込み可能なビューもあります。

他の組み込みビューに変更する方法

まず、「表示」→「ビューの変更」で、他の組み込みビューに切り替えてみましょう。

圧縮表示は、各フォルダーに使用されるデフォルトの表示ですが、他の2つの表示のいずれかに変更することができます。

• Single: 日付によるグループ化を解除し、すべてのメッセージをシンプルなリストで表示します。
• プレビュー：（やや直感に反しますが）プレビューパネルを削除します。

既存のビューをカスタマイズする方法

表示] > [表示設定] をクリックすると、現在のフォルダー表示をカスタマイズすることができます。

ビューの詳細設定 "ウィンドウが表示され、ビューに関するすべての設定を変更することができます。

例えば、表示される列とソートの設定を変更します。「列」をクリックして、「列の表示」ウィンドウを開きます。

右側の欄の "Mention "を選択し、"Delete "ボタンをクリックし、"OK "をクリックします。

詳細表示設定]ウィンドウに戻り、[ソート]ボタンをクリックして[ソート]ウィンドウを開きます。

"項目で並べ替え "ドロップダウンメニューで、"From "を選択し、"OK "をクリックします。

ここで、「詳細表示設定」の「OK」をクリックします。このたび、フォルダー表示を変更し、「メンション」欄を非表示にして、メールを送った人ごとにフォルダーをソートするようにしました。

以上、簡単ではありますが、2つの例をご紹介しました。さまざまなカラムの追加や削除、メッセージのグループ化やソート、メッセージの表示に使用するフォントやスタイルの変更も可能です。いろいろと遊んでみて、自分に合ったものを見つけてください。

他のフォルダーにビューを適用する

一度カスタマイズしたビューは、フォルダごとにカスタマイズすることなく、他のフォルダに同じビューを適用することができます。再び[表示]-[表示設定]をクリックし、今度は[現在の表示を他のフォルダに適用する]コマンドをクリックします。

ビューを適用するフォルダを選択し、"OK "をクリックします。

フォルダ（またはサブフォルダ）はいくつでも選択できます。

カスタムフォルダビューの保存

また、カスタマイズしたビューをテンプレートとして保存し、将来的に他のフォルダーに適用することも可能です。表示] > [表示設定]を再度クリックし、[現在のビューを新しいビューとして保存]コマンドを選択します。

ビューのコピー]ウィンドウが表示されますので、ビューに名前をつけたり、閲覧者を選択することができます。すべての設定が完了したら、「OK」をクリックします。

表示] > [表示設定] を再度クリックすると、Outlook に新しい表示が利用可能なオプションとして表示されます。Manage Views をクリックすると、アクセス可能なすべてのビューが表示されます。

"Manage All Views "ウィンドウでは、ビューの追加、編集、削除、および各ビューに適用されている設定の確認が可能です。

ゼロからビューを作成する

全く新しいビューを作成したい場合は、Manage all viewsウィンドウのNewボタンをクリックすると、Create new viewウィンドウが表示されます。

開始したいベースビューの種類を選択し、OKボタンをクリックします。詳細表示設定ウィンドウが開き、自分流に表示をカスタマイズすることができます。終了したら、「すべてのビューを管理」ウィンドウに戻るまで「OK」をクリックし、「ビューを適用」をクリックして、現在のフォルダにビューを適用します。

新しいビューを作成した後は、そのビューを他のフォルダに適用したり、さらにカスタマイズしたり、別の新しいビューのベースとして使用したりすることができます。

ビューからカスタムアイテムを削除する

既存のビューに何らかのカスタマイズを施した場合、簡単に既存のビューに戻すことができます。この方法なら、変更がうまくいかなかった場合でも、元に戻す心配がないので、安心して試すことができます。表示] > [表示をリセット]をクリックすると、現在のフォルダから未保存のカスタマイズがすべて削除されます。

これらのビューツールを使って、フォルダを思い通りに操作し、溢れかえるメッセージのリストを手なずけましょう。