手紙や報告書、プレゼンテーションなどを書き終えたとき、人物の名前のスペルを間違えていたり、間違った会社を何度も記載していたりすることに気づいたことはありませんか？心配しないでください、簡単に直せます。Wordの検索と置換機能を使って、素早くテキストを検索し、置換することができます。その仕組みを見てみましょう。

Wordリボンの「ホーム」タブに切り替え、「置換」ボタンをクリックします。

すると、Wordの「検索と置換」ウィンドウが表示されます。Find Whatボックスに、探している単語やフレーズを入力します。文書内のテキストだけを検索したい場合は、そのまま「次を検索」ボタンをクリックすると、その単語の次の一致する単語にジャンプします。続けてクリックすると、すべての結果を閲覧することができます。

見つかったテキストを別のものに置き換えるには、「置き換え先」ボックスに置き換えたいテキストを入力します。ちなみに、「内容の検索」と「置換」のボックスには、最大255文字まで入力できます。

この例では、名前 'Williams' を 'Billingsly' に置き換えたいので、該当するボックスにテキストを入力したとします。次に、「次を検索」ボタンをクリックして、Wordが「何を検索」ボックスでテキストの最初のインスタンスを検索するようにします。

Wordはこの時点まで文書をジャンプさせ、検索と置換のウィンドウを上部に残したまま、結果をグレーで強調表示します。置換」ボタンをクリックすると、現在選択されている結果が「置換先」ボックス内の任意のテキストに置換されます。

各インスタンスを停止して表示することなく、すべてのインスタンスを一度に置き換えるには、「すべて置き換え」ボタンをクリックします。

すべて置換」を使用すると、置換したくないものも含めて、すべてのインスタンスが自動的に置換されますので、注意してください。以下の例では、'Williams' のインスタンスが他に3つありますが、次の2つだけを置き換えたいのです。今回は、2回目と3回目については、「置き換え」のみをクリックします。

置き換えたくない例がある場合は、置き換える例が出てくるまで何度でも「次を検索」をクリックしてください。

検索と置換を終了する場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

もちろん、ここで取り上げているのはこの用語なので、より洗練された検索を行うためには、他にもさまざまな工夫が必要です。

• 検索にワイルドカードを使用すると、より具体的な結果に絞り込むことができます。
• Wordのナビゲーションペインで直接検索し、どの見出しの下に検索語が含まれているかを表示させることができます。
• 文と文の間のダブルスペースをシングルスペースに置き換える。
• 特定のフォーマットや特殊文字を検索することができます。

Wordでの文字列の検索と置換の基本的な方法はとてもシンプルですが、掘り下げ始めるとできることがたくさんあります。