Microsoft PowerPointのプレゼンテーションに、Excelのスプレッドシートのデータを含めたいことがあります。この方法は、ソースとなるExcelワークシートとの接続を維持したいかどうかによって、いくつか方法があります。見てみよう。

リンクとエンベッディングの違いは何ですか？

PowerPointのプレゼンテーションにスプレッドシートを含めるには、実際には3つのオプションがあります。最初の方法は、単純にスプレッドシートからデータをコピーして、ターゲットドキュメントに貼り付ける方法です。これは可能ですが、実際にはPowerPointでデータを単純な表に変換するだけです。その上でPowerPointの基本的な表組版ツールを使うことはできますが、変換後はExcelの機能を使うことはできません。

この方法は便利な場合もありますが、リンクと埋め込みという他の2つのオプションの方がはるかに強力なので、この記事ではこの方法を紹介します。どちらも、最終的にターゲットとなるプレゼンテーションに実際のExcelスプレッドシートが表示される点では、非常によく似ています**。見た目はエクセルのワークシートのようで、エクセルのツールを使って操作することができます。この2つのオプションの違いは、元のExcelスプレッドシートとの接続をどのように処理するかにあります。

• Excelワークシートがプレゼンテーション内でリンクされている場合、対象のプレゼンテーションと元のExcelワークシートはリンクされたままとなります。Excelファイルが更新されると、その更新は対象のプレゼンテーションに自動的に反映されます。
• プレゼンテーションにExcelのワークシートが埋め込まれている場合、接続が切断されます。元のExcelワークシートを更新しても、対象のプレゼンテーションのデータは自動的に更新されません。

もちろん、どちらの方式にも利点はあります。ドキュメントをリンクさせる（リンクさせたままにする）ことの利点は、データはほとんどエクセルのワークシートに保存されたままで、パワーポイントで表示するだけなので、パワーポイントのプレゼンテーションのファイルサイズを小さくすることができることです。デメリットは、元の表計算ファイルが同じ場所に残っている必要があることです。そうでない場合は、再リンクする必要があります。元のスプレッドシートへのリンクに依存しているため、その場所にアクセスできない人にプレゼンテーションを配布する必要がある場合は、あまり役に立ちません。

一方、このデータを埋め込むと、実際にはすべてのExcelデータがPowerPointファイルに埋め込まれているため、プレゼンテーションのサイズが大きくなります。しかし、エンベッディングには明らかな利点があります。例えば、元のExcelワークシートにアクセスできない人に配布する場合や、特定の時点でそのExcelワークシートを表示する必要がある場合（更新ではなく）には、埋め込み（および元のワークシートからの切断）がより理にかなっています。

それでは、これらを踏まえて、Microsoft PowerPointでExcelのワークシートをリンクして埋め込む方法を見てみましょう。

パワーポイントにエクセルワークシートをリンクまたは埋め込む方法

ExcelのワークシートをPowerPointのプレゼンテーションにリンクさせたり、埋め込んだりすることは、実はとても簡単で、その手順は両者でほとんど同じです。まず、編集したいExcelのワークシートとPowerPointのプレゼンテーションの両方を開いてください。

Excelで、リンクまたは埋め込みを行うセルを選択します。ワークシート全体をリンクまたは埋め込むには、行と列がリンクされている左上のボックスをクリックして、ワークシート全体を選択します。

WindowsではCTRL+C、macOSではCommand+Cを押して、これらのセルをコピーします。また、選択したセル上で右クリックし、関連メニューから「コピー」を選択することもできます。

ここでPowerPointのプレゼンテーションに切り替え、リンクまたは埋め込みたい資料の場所に**点をクリックして配置します。リボンの「ホーム」タブで、「貼り付け」ボタンの下にある下矢印をクリックし、ドロップダウンメニューから「特殊貼り付け」コマンドを選択します。

すると、「特殊貼り付け」ウィンドウが表示されます。このウィンドウには、ファイルをリンクしたり埋め込んだりする過程で唯一異なる機能が表示されます。

スプレッドシートを埋め込むには、左の「貼り付け」を選択します。スプレッドシートにリンクするには、「リンクを貼り付ける」オプションを選択します。マジでそれ。それ以外の工程は同じです。

どちらを選択しても、次に右側のボックスで「Microsoft Excel Worksheet Object」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

PowerPointのプレゼンテーションにExcelのワークシート（または選択したセル）が表示されます。

Excelのデータがリンクされている場合、PowerPointで直接編集することはできませんが、その中の任意の場所をダブルクリックして元の表計算ファイルを開くことができます。元のスプレッドシートに加えた更新は、パワーポイントのプレゼンテーションに反映されます。

Excelのデータが埋め込まれている場合は、PowerPointで直接編集することができます。スプレッドシートの任意の場所をダブルクリックすると、同じPowerPointウィンドウのままですが、PowerPointリボンがExcelリボンに変わり、すべてのExcel関数にアクセスできるようになります。ちょっとカッコイイ。

スプレッドシートの編集をやめて、PowerPointのコントロールに戻りたいときは、スプレッドシートの外側のどこかをクリックするだけです。