パート1/3: アンケートへの参加をスタッフに呼びかける

1. 1 アンケート開始を従業員に知らせる。アンケートを送る数週間前に、従業員にメールを数通送ってください。アンケートが来ることが分かっていれば、実際にアンケートが来た時に考えるはずです。これにより、アンケートに回答してもらえる可能性が高まります。

2. 2 アンケートに関する重要な情報をメモに書き込む。アンケートを送信する準備ができたら、メモを添付します。メモには、調査に関する重要な情報をすべて記載する必要があります。何が起きているのか、なぜ起きているのか、スタッフに伝えてください。例えば、"経営統合に伴い、従業員満足度を測るために従業員アンケートを実施します "といった簡単なものでよいのです。アンケートは機密事項であることを従業員に再確認してください。例えば、"あなたの回答をもとに、上司との仕事の進め方を再編成します "といった具合です。従業員には期限を決めて、アンケートの提出先を伝えてください。アンケートを提出するために、秘密が保たれる場所を設定してください。できれば休憩室などの共有スペースか、タイマーの近くが望ましい。

3. 3 スタッフに所要時間を伝える。アンケートの所要時間が事前に分かれば、従業員はアンケートに答える時間を確保しやすくなります。どれくらい時間がかかるかを伝えないと、アンケートをスキップされる可能性があります。従業員には、会社の時間内にアンケートに回答できることを伝えておいてください。仕事を離れてもアンケートに参加できることがわかれば、家に持ち帰るよりもアンケートに参加する可能性が高くなります。

4. 4 最高位のリーダーにメモに署名してもらう。シニアリーダーから直接調査への誘いがあれば、従業員は話を聞いてもらえたと感じ、調査に参加する可能性が高くなります。

第2部 第3部 経営調査

1. 1 紙ベースのアンケートを行う。コンピュータを使ったアンケートは収集が簡単ですが、従業員も自分の回答を追跡する方法があることを知っています（これをやっていなくても）。紙ベースのアンケートに回答してもらうことで、従業員は自分の回答が匿名である可能性が高いと感じることができます。

2. 2 招待状にアンケートを記載する。招待状にアンケート（と返信用白紙封筒）を同封すれば、従業員がアンケートを求めたり、みんなの目につくところから取り出したりする心配がなくなります。これによって匿名性を高め、回答内容を秘匿することができます。

3. 3 匿名でアンケートを提出できる場所を設置する。記入したアンケートを社内の誰かに渡してもらうようにすれば、社員がアンケートを提出する可能性は低くなります。アンケートを回収する人が自分の回答を見るのではないか、どのアンケートが自分のものなのか把握できるのか、といった心配があるようです。その代わり、鍵のかかる回収箱を設置し、記入したアンケートを置いてもらうようにします。

4. 4 アンケート回答に対する謝礼を提供する。アンケートに回答したグループに報酬を与えることで、回答率を高めることができます。例えば、回答率の高い部署にオフィスでのランチを提供するとか。会社の規模が小さければ、個人の報酬に頼ることもできます。

Part 3 第3回目：アンケートを作成する

1. 1 スケール問題に依存する。スケール質問は、意見、事実、状況を提示し、回答者にその真実性や可能性を評価してもらうものです。吹き出しを埋めるだけなので、答えを書き出さなければならない自由形式の質問よりも、このようなタイプの質問の方が、社員は喜んで答えます。例えば、「私の上司は顧客との衝突を迅速に解決できる」といった質問をし、尺度で回答することができます。5つのバブルを横一列に並べ、バブルの上に「強く反対」を左いっぱいに、「強く賛成」を右いっぱいに並べます。

2. 2 20分以内で終わるアンケートを用意する。アンケートが長すぎると、社員は途中でやめてしまい、提出されない可能性が高くなります。アンケートは20分ほどで、50から75の尺度の質問をすることになります。

3. 3 一部の質問には否定的な表現を使用する。あまりにポジティブな回答を求めていると思われる質問をすると、社員はアンケートをやめてしまうかもしれません。アンケートの質問の3分の1を否定的に表現することで、これを回避することができます。例えば、「私たちは部署内の対立をうまく解決しています」という質問を書く代わりに、「私たちは部署内の対立をうまく解決していません」と書いてください。

4. 4 アンケートの最後にデモグラフィックに関する質問を配置する。従業員にアンケートに答えてもらうために最も重要な要素のひとつが、匿名性です。人口統計学的な質問を前面に出すと、従業員は自分の身元が明らかになると感じ、残りのアンケートに回答しにくくなる可能性があります。どうしても人口統計学的な質問をしたい場合は、質問の数を制限してください。3は絶対に使うべき数字です。