第1部 第2部：プロジェクト入札の工数見積もり

1. 1 プロジェクトをセクションに分割する。仕事に必要な工数を計算するためには、まずプロジェクトを細かく分割することが必要です。そして、各コンポーネントの完成に必要な工数を見積もる。これらの部品は、関係する労働の種類に応じて指定する必要があります。集合住宅を建てる場合、掘削、建設、電気、配管などが必要です。プロジェクトの各コンポーネントが見積もりに含まれていることを確認してください。

2. 2 必要なワーカーの種類を決定する。これは、やらなければならない作業の複雑さに大きく依存します。すべての仕事に監督者が必要なわけではありません。簡単な作業であれば、アシスタントや見習いでも可能なものもあります。単純な作業から複雑な作業まで、さまざまなスタッフが混在する大規模な仕事では、この見極めはより難しくなります。

3. 3 各コンポーネントの完成に必要な時間を見積もる。構成要素と各構成要素に必要な労働力の種類を特定したら、作業員が1つのステップを最初から最後まで完了するのに必要な総時間を見積もりましょう。休憩時間を含めないこと。この数値は、1つのステップを完了するために必要な専任の労働時間数であるべきです。ステップに必要な作業の種類を熟知していれば、過去のプロジェクトで時間の見積もりを取ることができます。例えば、ある作業員が4つの新しい窓を取り付けるのに10時間、つまり1つの窓につき2.5時間かかったとしたら、あなたの現在のプロジェクトも似たようなものである可能性が高いです。プロジェクトのステップに馴染みのない種類の労働が含まれる場合、見積もり作成時にある程度調査しておく必要があります。プロジェクトによっては、インターネットや他の業者から貴重な情報を得ることができるかもしれません。また、必要な労働力を熟知しているコンサルタントに依頼するのもよいでしょう。この人は、特定のステップに必要な時間を見積もるのに役立ちます。見積もりの際には、作業の難易度などを考慮してください。今度のプロジェクトの窓がビルの7階にあり、以前のプロジェクトの窓が1階にある場合、この違いを反映させるために窓あたりの工数を追加してください。契約によって必要となる可能性のある事務作業に費やした時間の見積もりを含める。

4. 4 スーパーバイザーの時間を含める。また、作業員のチームを率い、報告の詳細を管理し、スケジュールを守る監督やマネージャーのためのプロジェクト時間も含めることができます。プロジェクトによっては、複数のスーパーバイザーやフォアマンが必要な場合もあり、プロジェクトのさまざまな部分を管理します。その他のプロジェクトでは、異なるレベルの監督を必要とする場合があります。プロジェクトのさまざまな部分の作業者を管理する監督者と、すべての監督者を管理する総監督者がいる場合もあります。

5. 5 見積もりをもとに、プロジェクトのスケジュールを作成する。クライアントがプロジェクト完了までの期間を指定する場合があります。おそらく彼は、入札書にどのくらいの期間で仕事を完了できるかを明記するよう求めてくるでしょう。計算した手順と時間を使って、プロジェクトのスケジュールを作成することができます。ある工程の入力が前の工程の出力に依存する場合、同時に完成できる部分と、順番に完成させなければならない部分を決定する。プロジェクトの各ステップが完了するまでの時間がわかっている場合、ステップの完了に必要な時間数をその期間の8時間労働日数で割ることができます。作業員の人数を増やしたり減らしたりすることで、プロジェクトを長くしたり短くしたりすることができるかもしれません。作業者の数が多ければ多いほど、1つのステップをより早く完了させることができます。プロジェクトによっては、スケジュールを満たすために、1日8時間労働や週40時間労働以上の勤務が必要な場合もあります。例えば、新しい家の基礎工事に1ヶ月を要する場合、基礎工事には1000時間の労働が必要だと分かっていれば、1000を1ヶ月の8時間労働日数で割って、時間通りに工事を完了するために雇うべき労働者の数を計算します。(1000プロジェクト時間／月20労働日＝1日50時間、1日50時間／1人8時間＝6.25人の労働者が必要）。従業員数を上下に切り上げ、それに応じて必要な労働日数を調整します。一定期間内に雇用できる人数を現実的に考える。1週間で配線を完了させるために7人の電気技師が必要な場合、地域の電気技師の稼働状況によっては現実的でない場合があります。プロジェクトの労働力を確保するために、スケジュールを延長する必要がある場合があります。複数のステップを同時に行う場合は、各ステップごとに別々の作業者が必要です。

6. 6 入札書を作成し、提出する。各労働の種類に必要な時間数を合計して、各労働の種類の合計を出します。1種類の労働力しか必要ない場合は、すべてのプロジェクト時間を1つの数値にまとめることができます。複数の種類の労働力が必要な場合、入札書にはそれぞれの種類の合計時間数を記載してください。税金や福利厚生を含むすべての人件費を含める必要があります。連邦政府の契約によっては、労働者の種類ごとに最低賃金を要求する場合があります。また、請求する予定のマークアップも含めてください。例えば、ある中流家庭のキッチンを新しくする仕事を請け負ったとします。プロジェクトは、配管、電気、一般建築の各工程に分かれています。入札では、電気工の時間数、配管工の時間数、一般労働者の時間数の合計と、それぞれの労働の賃金レートを反映させる必要があります。

7. 7 作業の進捗に応じて、時間の見積もりを調整する。時間の見積もりはあくまで推測に過ぎないので、プロジェクトの進行に応じて見積もりを更新する必要があります。実際の作業時間に基づいてクライアントに請求する場合もありますので、時間の経過とともに最新の時間単価をクライアントに提供する必要があります。これにより、請求書作成時にお客様に驚かれることを防ぐことができます。未知の理由による見積もり時間の増加分である「曖昧さ要因」を含める。ほとんどの業者は、入札はあくまで見積もりであり、実際の時間は変動すること、そして仕事の進行に応じて実際に働いた時間分をクライアントが支払うことを明確にしています。ただし、クライアントが見積もりをもとに一括で支払い、実際に働いた時間分の支払いはしないことを希望する可能性もあります。この取り決めを示す契約書の文言には、請負業者による非常に慎重な見積もりが必要なので、細心の注意を払う必要がある。クライアントが実際の作業時間に基づいて報酬を支払う場合、入札は見積もりであることを忘れず、合理的な説明ができない限り、予定よりはるかに高い金額を請求すべきではありません。問題が発生し、見積もり時間を超過することが分かっている場合は、ミスコミュニケーションを防ぐため、速やかにクライアントに連絡すること。必要な承認や文書化など、これらの変更を特定し承認するためのプロセスを含めること。

第2部 第2部：契約労働の労働時間の報告

1. 1 作業者の情報を収集する。プロジェクトに従事する各人の正確な従業員ファイルを維持する。これには、給与記録や法的に必要なすべての文書が含まれます。エンジニア、電気技師、配管工、その他の認可を受けた作業員を使用する場合は、その有効な証明書を保管しておく必要があります。これは、政府との契約であるかどうかにかかわらず、ほとんどのエンジニアリングや建設の仕事に必要なものです。下請け業者も含め、あなたのために働くすべての人が適切な認定を受けていることを確認するのは、あなたの責任です。従業員ではない人にお金を払ってプロジェクトに参加してもらうことができます。これらの「下請け業者」は、請負業者であるあなたのために働き、あなたは彼らの労働力に対してクライアントに料金を請求します。外注先が実際にあなたの従業員でない場合でも、その証明情報を収集し、保管しておく必要があります。請負業者として、契約書に別段の定めがない限り、雇った人が資格を持っていることを確認するのは、あなたの責任です。政府との契約では、一般的に連邦法の遵守を証明するために、従業員や下請け業者の情報を追加で要求されます。これには、現場で差別が発生しないように、従業員の人種や賃金相場を報告することも含まれます。政府との契約がある場合は、契約書をよく読み、雇用や報告に関するすべての指示に従うことで、支払いを受けるのが難しくなるのを防ぐことができます。

2. 2 作業者の時間を把握する。顧客に正確な報告書を提出するためには、作業員が仕事に費やした時間を追跡する信頼性の高い方法が必要です。パンチカードマシンや書面によるタイムシートを使用することができますが、これらの記録が正確であることを確認する必要があります。契約内容によっては、定期的に監査を受け、提出した時間が妥当であることを証明しなければならない場合もあります。タイムレポートの正確性を確保する方法のひとつに、社員または社員グループごとに監督者を置くという方法があります。週末には、従業員がタイムカードを提出する際に、上司が確認し、情報が正しいことを証明するために署名することができます。これにより、従業員が働いていない時間帯のタイムカードを提出することを防ぐことができます。また、従業員の勤務状況を把握するために、電子タイムカードシステムの利用も検討するとよいでしょう。悪用されないように管理されていることを確認する。時報に異議がある場合は、これを証明できるようにする必要があります。政府のクライアントは、納税者のお金で仕事の報酬を受けるコントラクターに支払う前に、これらの情報をすべて収集することが法律で義務付けられています。政府の仕事のために時間を報告する場合、より高いレベルの監視を期待することができます。契約書に記載されているすべての報告の指示に注意深く従うこと。

3. 3 顧客に定期的に給与報告書を送付する。契約書には、支払いを受けるためにクライアントへ労働時間を報告する頻度を明記する必要があります。これらのレポートを提出する際、ほとんどの場合、給与計算やタイムキーピングの書類から、クライアント用の特別なレポートに情報を移し、請求した時間数と入札時に提出した見積書を比較することになります。実際の労働時間と見積もりとの間に大きな差がある場合、その差についての説明をクライアントに提供する必要があります。

4. 4 記録をもとに、将来の見積もりを作成する。プロジェクトの終了時には、タイムトラッキングの情報は、特定の仕事を完了するために必要な時間の詳細を提供するため、非常に貴重なものとなります。このデータをもとに、1平方フィートあたりのタイル敷きにかかる時間や、新しいセメントを敷いた後のダウンタイムなど、時間単位の見積もりを作成することができます。今後の入札の改善に役立て、ビジネスの利益を確保しましょう。