代金券

憑證是公司的應付賬款部門用來收集和歸檔批准債務支付所需的所有證明檔案的檔案。憑證本質上是應付賬款的備份憑證。應付賬款是公司欠供應商和供應商的短期賬單。...

什麼是代金券(a voucher)？

憑證是公司的應付賬款部門用來收集和歸檔批准債務支付所需的所有證明檔案的檔案。憑證本質上是應付賬款的備份憑證。應付賬款是公司欠供應商和供應商的短期賬單。

憑單很重要，因為它是一種內部會計控制機制，確保每一筆付款都得到適當授權，並確保實際收到購買的商品或服務。

關鍵要點

憑證是公司應付賬款部門使用的一種檔案，其中包含**的證明檔案。
憑證本質上是應付賬款的備份檔案，即公司欠供應商和供應商的賬單。
憑證中的文件可以包括供應商的**、欠款、到期日、總賬賬戶和發貨收據。
所欠未付憑單的全部金額合計，一次付清的金額在資產負債表上記為應付賬款。

代金券的工作原理

公司在整個會計期間對供應商和銷售商負有各種短期財務義務。公司可能需要從供應商那裡購買存貨或原材料，這些存貨或原材料用於生產公司的產品。供應商基本上會向公司提供信貸延期，以便在不久的將來（如30天、60天或90天）付款。

憑單是一種表格，其中包括所有證明檔案，顯示所欠款項以及未付應付款項支付給供應商或供應商的任何款項。憑證和必要的檔案記錄在憑證登記簿中。憑證中的一些支援文件可以包括：

供應商**
待付款供應商或供應商名稱
付款條件，如欠款、到期日以及供應商為提前支付**而給予的任何折扣
公司的採購訂單
顯示公司從供應商處收到貨物的收據
用於會計目的的總分類賬
公司授權代表簽字購買和付款
向供應商支付**後的付款證明和日期

所有有未償餘額的憑單的總額在資產負債表上記錄為應付賬款。一旦支付了憑單，付款憑證將包含在憑單中並記錄為已支付憑單。

代金券有何幫助

在進行審計時，公司的憑證是關鍵的證據來源。審計師執行一套程式來確定財務報表是否不存在重大錯報。憑單證明實際收到了購買的貨物，這支援了審計員的說法，即財務報表中所列貨物和服務確實存在。憑單還證明瞭公司向供應商支付現金的合理性，並記錄了用於過賬交易的總賬賬戶。

使用代金券系統還可以降低員工串通竊取公司資產的風險。企業採用職責分離來防止員工盜竊，這意味著關鍵任務被分配給組織內的不同人員。憑證記錄了任務由多人執行的情況，並建立了一個書面記錄，以便審計員可以確認職責是否被正確地分離。

憑證示例

當地的一家餐館每隔幾天就向小販訂購一次肉和魚。餐廳經理填寫一份30磅肉的採購單，店主在採購單上簽上姓名首字母以批准發貨。收到貨物後，將貨物的內容與採購訂單進行比較，以確保貨物與訂單相符。餐廳完成一個發貨收據來記錄這個過程，發貨收據與供應商的**進行比較。

憑證是說明所附文件的封面，包括採購訂單、裝運收據和**。購買金額被新增並記錄到資產負債表上的應付賬款中，直到付款為止。在簽支票之前，所有者檢查所有憑證資訊。

憑證還包括用於記錄交易的總賬賬戶。例如，餐廳可以借記肉類庫存賬戶，貸記現金賬戶來記錄付款。記錄付款收據和日期，以顯示憑證已付款。假設沒有產生額外的應付賬款，應付賬款將反映由於支付**而產生的較低餘額。

發表於 2021-06-11 05:21
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分類：金融

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